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議事録をスマートかつ円滑にまとめて上司に認めてもらう方法

「上司から議事録を頼まれる機会が多いけど、上手にまとめられなくて怒られてしまう・・・」

こんな悩みを抱えている方はいませんか。

議事録は社内や取引先との会議の時に、入社してからの年数が浅い社員が作成することが多いですよね。

しかし議事録を書く目的や、まとめ方のコツなどを知らないと、議事録を上手くまとめることは難しいです。

この記事では、議事録を上手くまとめられない方に向けて、上司に認めてもらえるスマートな議事録作成のコツについて解説しています。

格段に議事録作成が上手く書けるようになるコツを紹介しているため、議事録を上手くまとめたい方はぜひご一読ください。

議事録をまとめる目的とは?

議事録の作成が上手ではない方は、議事録を何のためにまとめているのか理解できていない方が多いです。

まずはどんな目的で議事録をまとめているのか、簡単におさらいしておきましょう。

1.決定事項を明確にするため

会議を行う目的は、主に意思決定を明確にするためです。

アイデア出しや簡単な顔合わせで会議を行うこともありますが、ほとんどは決定事項を明確にするために行われています。

議事録で求められるのは、会議内での意思決定事項を簡潔にまとめておくことです。

会議の備忘録として、他者に共有することが目的であるため、書く時は「人に伝える」という意識が大切です。

2.次に行う計画の内容や期限を周知するため

議事録では、決定した内容を「いつまでに」「誰が」「何を」しなければならないのかを記載する必要があります。

意思決定できた内容を、他者に共有する際に、日時や期限が曖昧になってしまうと情報が上手く伝達しないこともあります。

3.決定・承認した者を明確にするため

会議の決定内容や日時の次に重要なのが、誰がどんな意見を出して、承認や決定をしたのか明らかにすることです。

誰が決めたのかをはっきりさせておくことで、後から誰が言った言わなかったなどの責任問題による衝突を避けることができます。

良い議事録とは何か?

良い議事録を書くには「誰がいつ読んでも同じように理解出来る内容で書かれている」ことが重要です。

会議に出席していない人が議事録を見た時に、会議の内容がわからないような議事録は、良い議事録であるとは言えません。

会社によってある程度、議事録の形式は用意されていますが、内容を上手くまとめる必要があります。

議事録を作ったことが無い人は、内容自体が自分自身のメモのような形になってしまいがちです。

良い議事録を作る心がまえとしては、あくまでも他者に伝えることを意識することが1番重要です。

上司に認めてもらう議事録を作るために意識したい3つのポイント

ここからは、議事録を作成するために意識したいポイントについて具体的に解説していきます。

最も意識すべき3つのポイントだけを紹介しているため、議事録作成時の参考にしてみてくださいね。

1.5W1Hを意識して書く

誰もが英語の授業で習ったことのある「5W1H」ですが、議事録を作る上で非常に意識して欲しいポイントです。

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • 誰が(Who)
  • 何を(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

上記の5W1Hの内容を、決定事項に以上をふまえて書いておくと非常にわかりやすい議事録になります。

議事録を見た他者が次に何をすべきなのか理解しやすくなるため、ぜひとも5W1Hを意識して書いておくようにしましょう。

2.簡潔に無駄を省いて書く

議事録においては、発言者の全ての言葉を記載する必要はありません。

議事録の目的の項でも解説したように、参加者以外の人がパッと見て分かることがベストであるため、長すぎるのもNGです。

要旨を300~500字くらいでまとめられることが理想であるため、なるべく簡潔に書けるようにしましょう。

3.定量的な数字を意識して書く

具体的に数字が書き入れられていることも非常に重要なポイントです。

定量的な数字を意識して書いておかないと、他者が見た時にわかりにくい議事録が出来あがってしまいます。

  • 「来週の金曜日までに」→「○月○日の金曜日までに」
  • 「数人で同行予定」→「〇〇、〇〇、〇〇の3人で同行予定」

上記のように、定量的な数字を書く際には箇条書きでもいいので、数値を詳細に記入しておくことが重要になります。

数字を意識するだけで、共有される側の理解度も大きく上がるため、ぜひ作成時に意識するようにしましょう。

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今回は、議事録をスマートかつ円滑にまとめて上司に認められる方法について解説してきました。

議事録は、決定事項を他者に共有する上で欠かせないものであり、情報を伝達する上で重要なツールです。

ただ、中には議事録作成自体が面倒であると感じている方も多いのではないでしょうか。

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