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議事録作成に手間がかかっている方にオススメの新しい議事録作成方法を教えます

「議事録作成の手間を省ける方法はないだろうか?」

このような悩みを抱える企業は多いと思います。

会議や取締役会には欠かせない議事録ですが、実はもっと効率よく議事録を作成できる新しい方法があるのをご存知ですか?

この記事を読めば新しい議事録作成方法を知ることができ、会議の決定事項をすぐに社内に知らせることができます。

新しい議事録作成方法がなぜ必要なのか

日本の企業にはアナログなルールや慣習が多く残っています。

議事録の作成もその一つでしょう。

もちろん議事録自体は企業に必須のものですが、その作成方法には課題があり、効率化が求められています。

議事録の作成は必須

議事録は、会議の内容や決定事項などをまとめたものです。

議事録があることで、会議に参加しなかった人も情報を共有できます。

また会議に参加した人でも、議事録を見返すことで内容を再確認でき、その後の業務をスムーズに進めることができます。

そんな会議には欠かせない議事録ですが、従来の議事録作成方法にはいくつかの課題もあります。

従来の議事録作成には課題がある

従来の議事録作成方法には、主に3つの課題があります。

  1. 議事録作成には手間がかかる
  2. グローバルな会議への対応が大変
  3. 中小企業では議事録作成の負担が大きい

上記3つの課題を解決できれば、会議の効率が上がり、より良い結果を残せるようになります。

議事録作成は手間がかかる

会議には必須の議事録ですが、良いものを作成するには相当な手間がかかります。

事前準備に手間がかかる

議事録の作成は、会議の前から始まります。

会議に参加する人に前もって議題や議論の内容をヒアリングしておかないと、会議に付いていけず、すべての発言をただメモするだけで終わってしまいます。

また、事前に議事録の構成を準備しておく必要もあります。

事前に構成を作らず、白紙に殴り書きしていては効率が悪くなってしまうでしょう。

会議中のメモや議事録作成に手間がかかる

議事録作成が苦手な人は、会議中に要点をうまくまとめることができず、会議の1週間後に提出…ということもあります。

会議終了と同時に議事録が出来上がっているような議事録慣れした人もいますが、すべての人がその技術を持っているわけではありません。

発言意図や発言内容の修正に手間がかかる

部署ごとに対立があるような企業では、議事録がなかなか完成しないこともあります。

各部署に議事録を送付したあと、「発言意図の修正」や「発言内容自体の修正」といった要望があがり、議事録が意味をなさなくなるケースもあります。

このように事前準備から修正まで、議事録作成には何かと手間がかかります。

グローバルな会議への対応が大変

日本の企業もグローバル化が進み、海外の企業とWeb会議をしたり、会議に外国の方が出席することも増えています。

翻訳業務が必要

外国の方が出席する会議では、外国語が堪能な議事録係がいなければ通訳を雇う必要があります。

機密情報の漏洩リスクを考えるとなるべく通訳は雇わない方がいいですし、もし雇うのであればコストも手間もかかります。

外国語での議事録作成

会議後は、日本語、外国語両方で議事録を作成する必要があります。

ここでも外国語が堪能な社員がいなければ、テープ起こしや議事録作成を外注するコストと手間がかかってしまいます。

これからさらに企業のグローバル化が進むことを考えれば、議事録の作成方法を見直した方が良いでしょう。

中小企業では議事録作成の負担が大きい

中小企業は人材不足が深刻化しており、議事録の作成はかなりの負担となります。

議事録作成が遅れる

議事録を通常業務と併行して作成するケースもあります。

これまでは通常業務後に残業して議事録を作成することが多かったですが、働き方改革で残業も制限されているため、議事録の完成が遅れがちです。

議事録係を雇う余裕はない

議事録の作成を早めたくても、中小企業の場合、議事録係を雇う余裕はないことが多いです。

社員一人ひとりが貴重な戦力である中小企業では、議事録作成の効率化が求められています。

「AI GIJIROKU(AI議事録)」で議事録作成の手間を大幅削減

ここまで従来の議事録作成方法の課題について解説してきましたが、オルツの「AI GIJIROKU(AI議事録)」は課題解決の心強い味方となります。

議事録作成の手間を省略

「AI GIJIROKU(AI議事録)」は、会議参加者の音声を識別してリアルタイムで文字起こしを行います。

議事録係にとってはメモをする手間が省けるので、会議中に要点をまとめるだけで議事録を作成できます。

また、会議中の音声データは記録されているので、会議後の議事録作成にも役立ちます。

グローバルな会議への対応が可能

AI GIJIROKU(AI議事録)」は英語や中国語をはじめ、30カ国を超える多言語のリアルタイム翻訳も可能なため、グローバルな会議でも対応ができます。

中小企業の議事録作成コストを削減

AI GIJIROKU(AI議事録)」は月額1,500円と低価格から利用できます。

議事録にコストを掛けたくない企業にもやさしい価格設定ですし、議事録作成の手間を省けるので社員の通常業務への負担も少なくなります。

まとめ

従来の議事録作成の課題と新しい議事録作成方法ついて解説しましたが、いかがでしたか。

このページの要点は以下になります。

  • 従来の議事録作成は手間がかかるため、企業にとっては負担になる上に、グローバルな会議への対応もできない
  • AI GIJIROKU(AI議事録)」を使えば従来の議事録作成の課題を解決できる

会議には欠かせない議事録ですが、議事録の作成が企業の負担になってしまっては意味がありません。

業務効率化のためにも、いま一度議事録の作成方法を見直してみてはどうでしょうか。

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