「電話会議のメリットやデメリットは？導入する場合は何から始めたらいいの？」会議の効率化を検討している方は、このような不安を感じているのではないでしょうか。電話会議を導入して後悔しないためにも、自社に合うシステムか事前に確認しておきましょう。
そこで今回は、電話会議のメリットやデメリット、導入の流れを紹介します。サービスを選定するポイントもまとめたので、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
目次
電話会議とは
電話会議とは、音声通話のみで遠隔にいる複数人と会議を行うコミュニケーション方法、もしくはそれを可能にするシステムを指します。基本的には、固定電話や携帯電話があれば実施できます。
電話会議のメリット
まずは、電話会議のメリットについて詳しく紹介します。導入を悩んでいる方は、自社に合うシステムなのかを判断する際の参考にしてみてください。
手軽に導入できる
電話会議は固定電話や携帯電話があれば利用できるため、新規の設備を導入する必要がなく、初期コストがほとんどかかりません。
また、会社にある固定電話やお持ちのスマホなど使い慣れた機器で利用するので、難しい操作が不要です。使いこなすまでに時間がかからない点も、手軽に導入しやすい理由のひとつです。
通信が安定している
電話会議は電話回線を用いる方法なので、通信が安定しているメリットがあります。
一方、インターネット回線を利用する会議の場合は、回線の混雑や通信速度の低下により、接続が不安定になることがあります。会議の途中で音声や動画が止まったり、接続が切れたりすると、時間のロスにつながってしまうので非効率です。
通信が安定している電話会議であれば、ストレスなくスムーズに進められ、業務の効率化につながるでしょう。
場所を問わずに利用できる
先述した通り、電話会議は携帯電話があれば利用できます。そのため、携帯電話が普及している国であれば、国内外問わずに電話会議が使えます。取引先が海外に多くある企業や、海外拠点を構えている企業にとって、使い勝手のいい会議システムといえるでしょう。
電話会議のデメリット
電話会議にはメリットだけでなく、「相手の顔が見えない」「資料を配布する手間がかかる」といったデメリットもあります。導入後に後悔しないために、あらかじめデメリットについても把握しておきましょう。
相手の顔が見えない
電話会議は、音声通話だけでやり取りするので、相手の顔が見えません。そのため、表情やジェスチャーが見えず、細かいニュアンスが読み取りにくいのが難点といえるでしょう。例えば、面接や商談など、相手の感情の変化を把握したい場面には、顔の見えるWeb会議やテレビ会議の方がおすすめです。
資料を紙やデータで配布する手間がかかる
電話会議では、画面に資料を映しながら話し合えないため、あらかじめ資料を紙やデータで配布する手間がかかります。加えて資料のどの部分を話しているのかを、口頭だけで説明する必要があるため、うまく伝わらない可能性もあります。
通話料金がかかる
電話会議の場合、通話料金がかかるのが難点です。特に長時間使ったり、海外拠点との会議が多かったりすると、高額になる可能性もあります。電話会議の通話料金は、サービスによって料金体系が異なります。「会議の頻度が多い」「会議時間が長い」という場合には、定額制のサービスを検討してみましょう。
電話会議とほかのリモート会議との違い
リモート会議には、電話会議のほかにWeb会議やテレビ会議があります。ここからは、電話会議とWeb会議、テレビ会議の違いを見ていきましょう。
Web会議との違い
電話会議とWeb会議の大きな違いは、映像の有無と利用する回線の種類です。電話会議の場合、音声のみのやり取りとなりますが、Web会議は映像と音声を通してコミュニケーションを取れます。そのため、Web会議の方が相手の表情やジェスチャーから、細かいニュアンスを読み取れるメリットがあります。
また、電話会議は電話回線を使用するのに対し、Web会議はインターネット回線を使用した会議システムです。電話回線はインターネット回線と比較すると、通信が安定しやすいため、会議中のストレスが少なく済むでしょう。
テレビ会議との違い
テレビ会議もWeb会議と同様に、相手の顔を見ながらコミュニケーションが取れます。加えて、ほかのリモート会議システムよりも高画質・高音質なので、まるで同じ会議室にいるような感覚で話し合いを進められるでしょう。
ただし、専門の回線や機器を用意する必要があるため、電話会議を導入するよりも初期費用がかさむ傾向があります。手軽さを優先するなら電話会議、質の高いコミュニケーションを重視するならテレビ会議を検討してみましょう。
電話会議の導入の流れ
次に電話会議の導入の流れを紹介します。電話会議システムの選定ポイントもまとめたので、導入を検討している方はぜひ参考にしてみてください。
必要なツールを確認する
まずは、電話会議を利用するにあたって必要なツールを確認しましょう。基本的には、以下の3つが揃っていれば問題ありません。
- 電話機（固定電話、スマホなど）
- 電話回線
- 電話会議システム
なお、スマホを使う際は、電話回線の準備が不要です。会議室など大人数で使用するシーンが多い場合は、マイクやスピーカーを準備すると、スムーズに会議を進められるでしょう。
電話会議システムを選定する
電話会議システムとは、3人以上で電話回線をつなげて会話をするためのシステムです。「電話機と電話回線はすでに契約している」というケースが大半なので、ここでは電話会議システムを選定する際のポイントを紹介します。
料金
電話会議システムのほとんどは、初期費用がかかりません。ただし、月額料金や通話料（基本的に発信側の負担）は、継続的に支払う必要があります。
なお、サービスごとに「定額制」や「従量課金制」など料金の体系が異なるため、使用頻度を考慮したうえで自社に合うものを見つけましょう。例えば、月に何度も電話会議を利用する場合は、定額制のサービスを選んだ方がお得になる可能性があります。
サポート・セキュリティ体制
電話会議システムを選定する際は、サポート体制やセキュリティ体制にも注目してみましょう。例えば、メールやチャットだけでなく、電話でのお問い合わせもできるサービスを選べば、トラブルが起きても的確に対応してもらえます。
また、会議では機密情報を扱うことが多いため、不要な参加者をブロックする機能などセキュリティ対策も確認したうえで、導入を検討しましょう。
電話会議をスムーズに行うポイント
電話会議をスムーズに行うためには、音声だけのやり取りになることを踏まえたうえで、工夫を施す必要があります。最後に、電話会議をスムーズに進めるポイントを紹介するので、導入した際にはぜひ取り入れてみてください。
会議の目的や流れは共有しておく
電話会議を始める前に、会議の目的や流れを共有しておくのがおすすめです。音声だけでのやり取りになると、相手の表情から「内容は理解できているか」「会議の流れに付いてきているか」を読み取るのが難しくなります。
理解が不十分なまま会議が進んでしまえば、コミュニケーションの質が下がる可能性があるので、事前に会議の目的や流れは共有しておきましょう。
聞き手がわかりやすいよう発言する
ビデオ会議では、聞き手がわかりやすいよう発言することが大切です。ビデオ会議は参加者の顔が見えないため、誰が発言しているかがわかりにくい場合があります。意見交換が活発なシーンでは、自分の名前を述べてから発言すると、聞き手が混乱せずに済むでしょう。
また、聞き手が音声だけでも話が理解できるように「結論から話す」「論理的に話す」などの意識を持つ必要があります。
まとめ
電話会議とは、固定電話や携帯電話を利用して遠隔にいる複数人と会議を行うコミュニケーション方法、またはそれを可能にするシステムを指します。本記事で紹介したメリットやデメリットを踏まえたうえで、電話会議が自社に合う方法なのか、ぜひ検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
