リモートワークやWeb会議が一般的となった昨今、社内や社外とのコミュニケーションツールに「Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）」を使っている方も多いのではないでしょうか。Teamsで行った会議の議事録作成は、文字起こしを自動化すると効率的に行えます。
この記事では、Teams会議の文字起こしを自動化して議事録作成を効率化する方法について解説します。トランスクリプション機能を使った自動文字起こしだけでなく、「Microsoft 365 Copilot」を活用した議事録作成方法や、おすすめの議事録作成ツールなどもご紹介しますので、Teamsを利用している方はぜひ参考にしてください。
目次
Teams会議の議事録を作成する方法
Teams会議の議事録作成を効率化する方法はいくつかあります。まずはどのような方法があるのかについて見ていきましょう。
Teamsのトランスクリプション機能を使う
Teamsには自動で議事録作成を行う機能はありませんが、トランスクリプション機能を利用して文字起こしを自動化することで、効率的に議事録作成ができます。文字起こしを手作業で行うのは手間がかかりますので、この工程をトランスクリプション機能で自動化すると、議事録作成にかかる手間も大幅に削減でき作業効率アップにつながるでしょう。
Googleドキュメントを使う
Googleドキュメントの音声入力機能を活用して会議の音声を取り込めば、文字起こしを自動化することができます。GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあれば無料で利用できるため、無料で文字起こしを自動化できる方法の1つであると言えます。
ただし、文字起こし精度は自動文字起こしツールに比べると劣ります。句読点や改行の自動挿入もありませんので、手作業による修正や調整の手間がかかります。また、音声入力機能はマイクから拾った音声に対応していますので、会議相手の声や録音データなどPC内で流れる音声を文字起こしするためには、仮想オーディオデバイスなどを使わなければなりません。
議事録作成に特化したツールを使う
議事録作成に特化した外部ツールを利用することも1つの方法です。これらのツールの中には、文字起こしを自動化するだけでなく、AIによって会議の要点をまとめて自動で議事録を作成してくれるものもあります。こういったツールを使うと、議事録作成がより効率的に行えるでしょう。
Teamsのトランスクリプション機能とは
Teamsのトランスクリプション機能とは、Web会議中の発言内容を文字起こしして自動でテキスト化してくれる機能のことです。ライブ議事録機能と呼ばれることもあります。各自がMicrosoftアカウントを使って会議に参加している場合は、発言者を特定した上でリアルタイム文字起こしを行うことができます。
文字起こししたテキストは会議画面上に表示されるほか、会議終了後にダウンロードすることも可能です。文字起こしのテキストデータをダウンロードすれば、議事録を作成する際に非常に役立ちますし、会議の内容を振り返る際にも便利です。
トランスクリプション機能の使い方
Teamsのトランスクリプション機能を使うには、まず管理センターから機能を有効にする必要があります。
【管理センターで設定を有効にする方法】
- Teams管理センターにアクセスして「Teams」を選択する
- メニューの中の「会議」→「会議ポリシー」を選択する
- 「レコーディングとトランスクリプト」の中にある「トランスクリプト」をオンにする
【トランスクリプション機能の使い方】
- Teamsの会議画面上部にある「・・・（その他の操作）」ボタンをクリックする
- 「レコーディングと文字起こし」→「文字起こしの開始」を選択すると、全体に通知されると同時に文字起こしが開始される
- 言語を変更する場合は、トランスクリプト画面の歯車マーク→「音声言語」をクリックし、使用したい言語を選択して「更新」をクリックする（※言語の変更は参加者全員に適用される）
- 停止する際は、開始時と同様に「・・・」ボタンから「レコーディングと文字起こし」→「文字起こしの停止」を選択する
Web会議終了後、会議チャット上に文字起こしのテキストデータが表示されます。クリックすると、内容の確認と.docxまたは.vttファイルとしてダウンロードができます。また、会議画面を閉じた後に、「カレンダー」内の会議イベントからトランスクリプトを選択し、テキストデータをダウンロードすることも可能です。
なお、Teamsのトランスクリプション機能を使うには、「Office 365」「Microsoft 365」「Microsoft Business」いずれかのライセンスを所持している必要があります。また、管理センターで「トランスクリプト」が無効化されている場合は、先述したライセンスを持っていてもトランスクリプション機能は使用できませんので、あらかじめ設定を確認しておくとよいでしょう。
「Microsoft 365 Copilot」でTeamsの議事録作成が便利に
TeamsのWeb会議において議事録を作成する際は、「Microsoft 365 Copilot（コパイロット）」を利用するとさらに便利です。Copilotとは、TeamsやWord、ExcelをはじめとしたMicrosoft 365アプリと連携して動作するAIアシスタントです。
TeamsでCopilotを使うと、会議を文字起こししたテキストデータから要点を整理してチャット欄に表示したり、会議後に自動で議事録を作成したりといったことができます。文字起こしから要点をまとめる手間が削減できるため、議事録作成がさらに効率的に行えます。
なお、Copilotを利用するには追加費用が必要です。「Microsoft 365」プランにアドオンとして追加するため、「Microsoft 365」プランの利用料＋Copilotの利用料が必要となる点に留意しておきましょう。
Teamsの議事録作成に文字起こしツールを使うメリット
TeamsのWeb会議において議事録を作成する際は、Teamsのトランスクリプション機能やCopilotを使う以外にも、文字起こしに特化したツールを使う方法もあります。ここからは、外部の文字起こしツールを使うメリットについて解説します。
文字起こしの精度が高い
文字起こしツールは高度な音声認識技術を使用しており、会議中に話された内容を正確に文字に起こすことができます。Teamsのトランスクリプション機能を使用する場合よりも文字起こしの精度が高いケースも多く、手作業で修正する手間を削減できるというメリットがあります。
AIが内容を要約してくれる
文字起こしツールの中には、先述したCopilotのように、AIが自動的に内容を要約してくれる機能を持っているものもあります。要約機能を使うことで、手作業で内容を要約する手間を減らし、情報を効率的に整理して読みやすい議事録を作成することができます。
Teams以外でも使える
多くの文字起こしツールは、Teams以外のWeb会議プラットフォームや録音データでも利用することができます。TeamsでのWeb会議に限らず、さまざまな環境やシーンで活用できるという点は、外部の文字起こしツールを利用するメリットであると言えるでしょう。
Teams会議で使える！議事録作成ツール5選
最後に、議事録作成ツールをいくつかご紹介します。いずれもTeamsと連携して使えるツールですので、議事録作成がより効率的になるでしょう。外部の文字起こしツールの利用を検討する際の参考にしてください。
1：AI GIJIROKU
株式会社オルツの提供する「AI GIJIROKU」は、99.8%の高精度な文字起こしができるAI議事録作成ツールです。業界ごとの専門用語に強い業種別音声認識や、話者特定機能を備えており、AIによる要約機能もあります。Teamsとの連携を行えば、Web会議の終了時には議事録が自動保存されるため、業務効率化が図れます。
2：AI議事録取れる君
株式会社ALMの提供する「AI議事録取れる君」は、AIがWeb会議の文字起こしや会議内容の要約を作成してくれる議事録サービスです。1時間の会議を1分で自動要約できるため、時間をかけることなく議事録作成ができます。オンラインミーティングにAI議事録取れる君のbotを入室させるだけで、自動文字起こしとAI要約を開始できるという手軽さも特徴の1つです。
3：YOMEL
アーニーMLG株式会社の提供する「YOMEL」は、ワンクリックで議事録作成ができるAI議事録作成ツールです。Web会議ツールとの連携は必要なく、YOMELを立ち上げてスタートボタンを押すだけで文字起こしと議事録作成ができるため、必要な時に簡単に使えるツールだと言えます。
4：スマート書記
エピックベース株式会社の提供する「スマート書記」は、作りたい議事録に合わせてAIアシストを活用できるAI議事録サービスです。リアルタイム文字起こしや話者分離だけでなく、自動要約や重要事項のリストアップ、書き言葉への変換など、議事録の形態に合わせてAI機能を活用できるため、どんな人でも議事録の作成を自動化・効率化することができます。
5：toruno
株式会社リコーの提供する「toruno」は、会議の内容を自動文字起こし＋録音＋画面キャプチャで記録する会議記録サービスです。画面キャプチャが保存されることにより、会議中に共有された資料などもまとめて記録できますので、情報共有がよりスムーズになります。ただし、torunoアプリの対応OSはWindowsのみである点には注意が必要です。
まとめ
多くの企業でWeb会議ツールとして使われているTeamsには、発言内容を自動で文字起こしするトランスクリプション機能があります。トランスクリプション機能は「Office 365」「Microsoft 365」「Microsoft Business」いずれかのライセンスを持っていれば使用できますが、要点をまとめたりQ&Aを作成したりといった議事録作成機能はありません。
ただし、Copilotや文字起こしツール、議事録作成ツールなどを使えば、Web会議の内容をまとめた議事録の作成を自動化することもできます。議事録の作成は、手作業で文字起こしから要約まで行うと手間がかかりますが、こういったAIツールを活用すると効率化が可能ですので、ぜひ利用を検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
