「Teamsには文字起こし機能は搭載されているの？」Teamsを利用中の方や新しいWeb会議ツールの導入を検討している方は、このような疑問をお持ちではないでしょうか。そこで今回は、Teamsの文字起こし機能「トランスクリプション機能」の使い方を解説します。
トランスクリプション機能のメリットや注意点も紹介しているので、使いこなしたいと考えている方はぜひ参考にしてみてください。
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Teamsは文字起こし機能が搭載されている
”Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）”は、Microsoftが提供するビジネス用のチャットやWeb会議が利用できるツールです。Teamsには、Web会議中に自動で文字起こしデータを作成してくれる「トランスクリプション機能」が搭載されています。利用する場合は「Microsoft 365 Business Basic」と「Microsoft 365 Business Standard」のプランに加入する必要があります。
Teamsのトランスクリプション機能とは
Teamsのトランスクリプション機能は、会議中の発言内容をリアルタイムで文字起こししてくれるもので、ライブ議事録機能と呼ばれることもあります。どのような機能なのか詳しく見てみましょう。
トランスクリプション機能でできること
トランスクリプション機能は、会議の発言者を特定したうえで発言内容をリアルタイムで文字起こししてくれます。文字起こしのテキストは会議画面に表示されるだけでなく、ドキュメントやファイルとしてダウンロードできます。
ダウンロードしたテキストは議事録の作成に役立つでしょう。動画として保存することも可能なので、会議を振り返る際にも便利です。
Teamsのライブキャプションとの違い
トランスクリプション機能と似た機能の一つに「ライブキャプション」があります。ライブキャプションはリアルタイムでWeb会議に字幕を付けてくれるものですが、文字起こししたデータは保存できません。トランスクリプション機能で文字起こししたテキストは、会議中はもちろん後日再確認できるのです。
Teamsの文字起こし機能を使うメリット
Teamsのトランスクリプション機能を使うメリットを紹介します。あらゆる場面で役立つので、Teamsを導入する際はぜひ利用したい機能です。
議事録作成の効率が上がる
トランスクリプション機能の文字起こしデータがあれば、テキストを編集するだけでWeb会議の議事録は完成します。手作業で文字起こししたり、一から議事録を作成したりする手間を省けるので、効率的に議事録を作成できるようになるでしょう。
また、Web会議中に取った議事録用のメモと文字起こしのデータを照らし合わせれば、聞き逃した箇所や発言者があいまいな箇所を簡単に確認できます。効率化とあわせて議事録の正確性のアップも期待できるでしょう。
会議内容をすぐに振り返られる
トランスクリプション機能には、会議内容をすぐに振り返られるメリットもあります。例えば、会議に途中参加した場合でも画面から文字起こしのデータを見返して今までの流れを確認でき、会議の進行を止める心配がありません。
また、会議が終わったあとの振り返りにも活かせます。先ほど述べた通り、文字起こし付きのWeb会議の動画も保存できるので、テキストを見ながら会議の内容を振り返られます。
会話が聞き取れない状況でも会議に参加できる
会議中にリアルタイムで文字起こしを確認できたら、会話が聞き取れない状況でも会議に参加しやすくなります。例えば、周りが騒がしい環境で参加している場合や、会議で使われている言語の聞き取りに不安を感じている場合は、文字起こしから会議内容を把握しやすくなるでしょう。また、耳が不自由な方のサポートとしても役立ちます。
Teamsのトランスクリプション機能の使い方
次にトランスクリプション機能の使い方を紹介します。なお、トランスクリプションの開始または停止ができるのは、会議の開催者または発表者のユーザーのみです。
手順①Teams管理センターの設定を確認する
まずは、トランスクリプションが利用できるか設定を確認しましょう。
- Teamsの管理センターにアクセスする
- 左のメニューバーの「会議」→「会議ポリシー」をクリックする
- 「トランスクリプトの作成を許可する」がオンになっているか確認する
オンになっていない場合は切り替えを実施してください。
手順②トランスクリプションを開始する
参加している会議画面の上にある3点リーダー（その他の操作）をクリックし、オプションを表示させます。文字起こしを開始させるためには「トランスクリプションの開始」もしくは「レコーディングを開始」をクリックしてください。
「レコーディングを開始」をクリックした場合は、レコーディングと同時にトランスクリプションが開始されます。開始されると会議参加者の画面に通知が表示され、右端にトランスクリプト画面が出てきます。
手順③言語を変更する
文字起こしされる言語はデフォルトで英語が設定されています。日本語で会議をする場合は、トランスクリプト画面の右上の三点リーダーをクリックし「音声言語を変更しますか？」から日本語を選択して確認ボタンをクリックします。言語の変更は参加者全員に適用されるのでご注意ください。
手順④トランスクリプションを停止する
停止する際は、開始時と同じく三点リーダー（その他の操作）からオプションを表示させます。あとは「トランスクリプションの停止」をクリックするだけです。また、トランスクリプションと録画を停止する際は「レコーディングを停止」をクリックしてください。
手順⑤文字起こしのデータをダウンロードする
Web会議が終了すると、会議チャット上に文字起こししたデータが表示されます。クリックすると内容の確認とダウンロードができます。データは.docxまたは.vttファイルとしてダウンロード可能です。なお、ダウンロードにユーザー制限はありません。
Teamsのトランスクリプション機能で文字起こしする注意点
Teamsのトランスクリプション機能を使う際には押さえておきたい注意点があります。あらかじめ注意点を把握しておけば活用しやすくなるでしょう。
月に5時間の制限時間がある
トランスクリプション機能を利用できるのは月に5時間です。制限時間があるため、Web会議の回数が多い場合や長時間の使用を検討している場合はご注意ください。
文字起こしされたテキストは確認が必要
固有名詞や同音異義語などを除くと文字起こしの精度は比較的高いと言われています。しかし正しく文字起こしされない場合もあるので、議事録やインタビュー記事などでデータを利用するなら、誤っている箇所がないかの確認が必須です。
初期設定は英語なので設定が必要
文字起こしされる言語の初期設定は英語です。言語設定をしないまま始めると英語で文字起こしされてしまいます。Web会議で使用する言語が英語以外の場合は、該当する言語へ変更を行いましょう。
まとめ
ビジネス用のチャットやWeb会議ツールとして利用できるTeamsには、文字起こし機能が搭載されています。Web会議の最中に発言が文字起こしされるので、会議内容が聞き取りにくい場合でも参加しやすくなるでしょう。
文字起こしのデータはダウンロードできるため、会議後の振り返りや議事録の作成にも役立ちます。Teamsのトランスクリプション機能を使いこなせば、業務の効率化を図ることができるでしょう。
