「セミナーの報告書を書かなければいけないが、書き方がわからない」という方へ向けて、セミナーの報告書に必要な項目や作成の際に意識すべきポイントを解説します。例文も紹介するので、本記事を参考に報告書を作成してみましょう。
企業の新人研修や管理職向けの研修など、セミナーを受ける際は報告書の提出を求められるケースがあります。しかし、報告書の作成経験が少なく「セミナーの報告書のまとめ方が分からない」「とりあえず作成したが、うまくまとまらない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、セミナーの報告書に必要な項目や作成の際に意識したいポイントなどを詳しく解説します。セミナー報告書の例文も併せて紹介するので、ぜひ作成の参考にしてください。
目次
セミナーの報告書の作成の目的
セミナー報告書の作成には主に以下のような目的があります。
- セミナーの内容報告
- 学んだことの共有
- セミナーの満足度調査・改善点の明確化
- 受講姿勢のアピール
報告書はただセミナーの所感を報告するだけでなく、セミナーで得た知識の共有にもなります。セミナーの内容やスケジュールによっては、参加者が限られてしまうこともあるでしょう。その際は、不参加者にも内容が伝わるように報告書をまとめる必要があります。
さらに、セミナーの報告書は主催者側にとっても大切な資料です。「もう少しグループワークを増やすべき」など、参加者の所感を分析することはセミナー内容の改善にも繋がります。
セミナーの報告書に必要な項目
セミナーの報告書には、以下の5つの項目が必要です。それぞれの項目について詳しく解説しますので、作成の参考にしてください。
開催日時と場所
まずは、開催場所と日時を記載しましょう。セミナーの報告書は、資料として後日に振り返る場合もあります。「いつの資料だろう？」と混乱しないように、開催日時を記載しておくと安心です。
また、開催場所を記載しておくと、同様のセミナーを開催する際に参考になります。一から場所を探して検討するのは手間がかかるので、効率化のためにも情報を記載しておきましょう。
講師名
開催場所と同じく、講師名も情報として記載します。ただし、講師のプロフィールなどを詳しく書く必要はありません。研修と密接に関係がある場合を除き、簡単に氏名と企業名を記載する程度で十分です。
テーマ
セミナーにテーマがある場合、忘れずに記載しましょう。こちらも講師名と同じく、箇条書きで簡潔に記載すれば問題ありません。
実施内容
セミナーの実施内容を記載します。先ほどお伝えしたように、報告書はセミナーに参加できなかった方が後から読んで知識の拡充に使ったり、研修の意義を検討したりする目的で利用されます。誰が読んでも理解できるように、内容を箇条書きなどで分かりやすく記載しましょう。
所感
最後に必要なのがセミナーの所感で、参加者の視点で学んだことを記載します。ただ個人的な感想を述べるのではなく「具体的にどのような部分が学びになったのか」を意識して考えるといいでしょう。
所感はセミナーを真剣に受講していたことのアピールにも繋がります。内容が少ないと「ちゃんと受講していたのか？」と疑問に思われてしまうので、しっかりと記載しましょう。
セミナーの報告書作成で意識したい5つのポイント
セミナーの報告書を作成する際には、5つのポイントを意識することが大切です。それぞれ詳しく解説します。
1：結論ファーストを意識する
1つ目のポイントは結論ファーストを意識することです。時間効率が重視されるビジネスの場では、読んですぐに理解できるように工夫して書くことが必要です。
読み手が知りたいのは結論なので、先に結論を提示した上で詳細を書くと親切で読みやすい文章になります。例えば研修なら「学びになったこと→その理由や詳細」という順に記載すると分かりやすくなります。
2：一文に詰め込みすぎない
2つ目のポイントは、一文に詰め込みすぎないことです。ひとつの文章に複数の内容を詰め込むと文章が長くなってしまいます。読み手にとって分かりづらくなってしまうので一文一義を心がけましょう。
例えば「今日は晴れていて、気温は30度を超えている」は一文一義ではありません。2つの文章に分けると「今日の天気は晴れ。気温は30度を超えている。」となります。
あまりに短いと稚拙に見えてしまいますが、文章が複雑になってしまった時には文章を2つに分けることも検討するといいでしょう。
3：箇条書きを活用する
3つ目のポイントは箇条書きを活用することです。文章だけで全てを表現しようとすると、回りくどくなったり、視認性が悪く読みづらくなったりしてしまいます。日時や場所、実施内容などを中心に、箇条書きも活用して記載しましょう。
4：実施内容と所感が混在しないように注意する
4つ目のポイントは、実施内容と所感が混在しないようにすることです。実施内容と所感を同じ見出しで書いてしまうと、読み手にとって分かりづらい文章となってしまいます。実施内容と所感は見出しを分けて別々に記載するようにしましょう。
5：メモを忘れずに取る
5つ目のポイントは、メモを忘れずに取ることです。話を聞くことに集中するあまりメモを取らずにいると、報告書を作成する際に内容を思い出せず、作成に時間がかかってしまいます。報告書に必要な項目を中心にメモをとると、情報の取りこぼしがなく効率的にまとめられるはずです。
ただし、実習が多いなど内容によってはメモをとる余裕がないケースもあるでしょう。そんなときは議事録ツールに頼るのも手段の1つです。議事録作成ツールのAI GIJIROKUなら、スマホやパソコンで簡単にセミナーの音声を文字起こしできます。ぜひ利用を検討してみてください。
セミナーの報告書の例文
セミナー報告書の例文を「新人研修」と「管理職研修」の2パターンでご紹介します。それぞれ詳しく見ていきましょう。
新人研修の報告書
新人研修の受講報告書
営業部長〇〇殿
この度下記の研修を受講いたしましたので、ご報告いたします。
記
1.日時：2022年◯月△日
2.会場：〇〇研修センター 中研修室
3.講師：株式会社△△ 〇〇〇〇様
4.テーマ：ビジネスマナーの基礎
5.実施内容
・対人マナーの基本に関する講義と実習
・電話対応に関するマナーの講義と実習
・メールの文書作成に関するマナー
6.所感
社会人として身につけるべきビジネスマナーの基本を網羅的に学ぶことができました。挨拶や身だしなみ、名刺交換などを実践的に学べて感謝しています。
研修で学んだビジネスマナーを活かして業務に取り組み、チームに貢献できるように努力していきたいと思います。
以上
管理職研修の報告書
管理職研修の受講報告書
営業部長〇〇殿
この度下記の研修に参加いたしましたので、ご報告いたします。
記
1.日時：2022年◯月△日
2.会場：本社 第2会議室
3.講師：株式会社△△ 〇〇〇〇様
4.テーマ：チームマネジメントの基本
5.実施内容
・チームマネジメントの重要性
・チームの人材配置の考え方
・部下とのコミュニケーションに関する注意点
6.所感
チームマネジメントに必要な考え方やコミュニケーションに関して、グループワークを交えながら具体的に学ぶことができました。
私は特にチームメンバーとのコミュニケーションが不足しており、改善すべきポイントだと感じます。また、部下がミスしたときなど、口調が厳しくなりがちな場面でのコミュニケーションも課題です。今回学んだ内容を積極的に取り入れながら、リーダーとして模範的な振る舞いができるよう努めます。
以上
まとめ
セミナーの報告書は受講の記録だけでなく、セミナーで得た知識の共有や主催者側の参考資料などの観点からも大切な文書です。今回ご紹介した内容や例文を参考に、長期的に役立つ報告書を作成しましょう。
また、セミナーの報告書をまとめるためには、内容をしっかり聞いてメモすることが大切です。メモが難しい場合はツールに頼るのもいいでしょう。AI GIJIROKUはパソコンやスマホで簡単にセミナーの文字起こしができますので、ぜひ活用を検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
