ビジネスシーンではメールを活用する場面が多く、議事録の共有にも活用されています。しかし「議事録の送付メールの書き方がよくわからない」「ただ添付ファイルを送るだけでも問題ないのか」とメールの文面にお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録を送付する際のメールの書き方や作成のポイントを解説します。社内・社外別のメール例文も併せて紹介するので、ぜひメール作成の参考にしてください。
目次
議事録メールの書き方
ビジネスメール自体に慣れていない方は、議事録メールの作成に苦労するかもしれません。ここでは、議事録送付を考慮した件名の考え方や本文の書き方を解説します。それぞれ見ていきましょう。
件名の考え方
件名で大切なのは「一目でメールの内容が予測できること」です。メールの受信欄には多くの送信者名と件名が並びます。そのため分かりづらい件名だと開封してもらえなかったり、後回しにされたりしてしまうでしょう。
メールの件名は以下の2点を押さえて考えるのがおすすめです。
- 会議の日付を入れる
- 議題など、内容が一目でわかる情報を入れる
例えば「先日の会議の議事録」ではなく「9月25日新商品企画会議・議事録」などと記載します。具体的な情報を入れることで、簡潔で分かりやすい件名になるよう心がけましょう。
本文の書き方
議事録メールの本文は、ビジネスメールの基本的な型にならって書きます。具体的に本文に必要な要素は以下の5つです。
- 挨拶文
- 本題
- 添付ファイル（ある場合）
- 結びの文
- 署名
また、文章全体では以下の点に注意して作成します。
- 読みやすいように2〜3行おきに改行を入れる
- 敬称や敬語の使い方に気を付ける
- 誤字脱字がないか送信前によく確認する
後に紹介する「議事録メールの例文」も上記の要素を踏まえて作成しています。型や注意点を意識すると迷いなく作成できるので、ぜひ覚えておきましょう。
議事録メール作成の3つのポイント
1：結論を端的に表現する
1つ目のポイントは、結論を端的に表現することです。メールの文章が長々と書いてあると読むのに時間がかかってしまい、後回しにされてしまう可能性があります。
決定事項や共有事項などの重要な項目を中心に、箇条書きなどを使って簡潔に表現することが大切です。このとき、内容を全て記載する必要はありません。議事録の詳細は添付ファイルで送付し、メールの文章が長くならないようにしましょう。
2：署名を忘れない
2つ目のポイントは署名を忘れないことです。メール文末の署名は「自分が何者なのか」を伝えるために必要です。ビジネスの場ではメールの文末につけるのがマナーとなっているので忘れずにつけましょう。
署名には、以下のような項目を記載します。
- 会社名、部署名
- 氏名
- 連絡先（電話番号、メールアドレスなど）
- 会社の住所
- 会社のホームページのリンク
これらの署名を忘れないように、メールシステムで「自動挿入」の設定をしておくのがおすすめです。
3：添付ファイルが重い場合は圧縮
3つ目のポイントは、添付ファイルが重い場合は圧縮することです。先ほどもお伝えしたように、議事録メールの本文に全ての内容を記載せず、詳細は添付ファイルで共有する場合もあります。
その際にファイルが重い、あるいは先方が扱い慣れていない形式だと送付されても開けない可能性があります。先方の受信設定にもよりますが、2MBを超えたら圧縮したり、OneDriveやDropboxなどのファイル共有サービスで送付したりすることも検討しましょう。
議事録メールの例文
ここまで、議事録メールの基本的な作成方法やポイントをお伝えしました。これらの内容を踏まえて、社内向けと社外向けの2種類の例文をご紹介します。以下を参考に、議事録メールを作成してみてください。
社内向け
件名：「2022年◯月×日開催 営業会議」議事録
関係者各位
お疲れ様です。
「2022年◯月×日開催 営業会議」に関しまして、下記の通りご報告いたします。
日時：2022年◯月×日
場所：第2会議室
参加者：山下、村木、松山、品田（敬称略）
決定事項
・◯月の売上は順調だが、営業経費がかかっているため予算計画に見直しが必要
・△月の新規店舗オープンに向けて、プロモーション方法を次回の開催日△月◯日までに発表できるように準備する
添付資料：2022年◯月×日開催 営業会議・議事録.docx
以上、よろしくお願いいたします。
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営業2部 増田
内線：1025
Mail：＊＊＊＊＊＊＊＊＠〜〜〜〜
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社外向け
件名：「2022年◯月×日 新製品打ち合わせ」の議事録
〇〇〇〇株式会社
企画部 部長 高田様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇 営業2部の森本でございます。
先日はお時間をいただきありがとうございました。
その折の議事録を添付ファイルにて送付いたします。
日時：2022年◯月×日
場所：株式会社〇〇 会議室
決定事項：
・◯月△日までに新製品の発売日を決定
・次回打ち合わせにてプロモーション方法をご提案
添付資料：2022年◯月×日 新製品打ち合わせ・議事録.docx
お忙しいところ大変恐縮ですが、加筆修正等ございましたら森本までお知らせください。
何卒ご対応のほどよろしくお願いいたします。
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株式会社〇〇
営業2部 森本 隆弘（もりもと たかひろ）
〒111-0000 東京都〇〇区△△ ＊＊＊＊＊＊＊＊
TEL：03-1234-5678
Mobile：080-0000-0000
Mail：xxx@xxxxxx.co.jp
URL：https://alt.ai/
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議事録メールに返信する際のポイント
議事録メールの作成方法について紹介しましたが、先方から議事録メールを受け取る場合もあるでしょう。ここでは、議事録メールに返信する際のポイントを3つご紹介します。
早めに確認してお礼と共に返信する
まずは、早めに返信することが大切です。議事録の内容に問題がないかチェックが済んだら早めに返信しましょう。メールの返信が遅いと先方に迷惑がかかってしまいます。
また、返信の際にはお礼の言葉も忘れずに入れましょう。「お忙しい中、ご対応いただきありがとうございました。」と一言添えてあると好印象を与えられます。
件名はそのままにしておく
確認メールを返信する際は、件名はそのままにしておきます。件名を変えてしまうと、先方もそのメールに対しての返信なのかわかりません。自分のメール以外にも多くのメールが届いていることを踏まえ、わかりやすいように配慮しましょう。
修正依頼は内容を明確にする
議事録の修正依頼を送る場合は、修正点を明確にして返信しましょう。修正すべき点とその理由が明確でないと、相手とのコミュニケーションを複数回行わなければならず、手間がかかってしまいます。
返信前に修正内容が分かりづらくないかよく確認してください。また、内容が複雑なときや早急に修正が必要な場合は、電話で直接連絡するといいでしょう。
メール以外の議事録の共有方法
メールは議事録の共有方法としてスタンダードですが「メールが多すぎて埋もれてしまう」「もっと簡単に共有する方法はないか」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。昨今はさまざまなツールがあり、メール以外では以下のような方法で共有可能です。
- ビジネスチャット
- グループウェア
- 議事録作成ツール
メールは文面のマナーやCCの使い分けなど、気をつけるべき点が複数ありますが、上記のツールはメールと比較すると簡単に議事録の共有ができます。
オルツが提供しているAI GIJIROKUでは、議事録の文字起こしから編集、共有までツールひとつで行えます。共有はリンクで簡単にできるので、添付ファイルのダウンロードやメール作成の手間も省けるでしょう。
まとめ
議事録の送付メールは基本的なビジネスマナーを踏まえて、相手にとって分かりやすい表現を意識して作成することが大切です。今回紹介したポイントや例文を参考に、読み手目線で分かりやすいメールを作成しましょう。
また、ビジネスチャットなどメール以外の共有方法を検討するのも1つの手段です。議事録作成ツールのAI GIJIROKUは、議事録の作成だけでなく共有までひとつのツールで行えます。議事録の作成・共有を効率化したい方はぜひ利用してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
