英語で議事録を作成するよう指示されたら、ほとんどの方は書き方がわからずに慌ててしまうことがあるのではないでしょうか。そこで今回は、英語での議事録の書き方や構成を紹介します。作成時のポイントやテンプレートもまとめたので、初めて議事録を英語で作成する方はぜひ参考にしてみてください。
目次
議事録を英語で表現すると？
議事録の意味を持つ英語は以下の3つがあります。
- minutes
- record of proceedings
- conference note
なお「会議の議事録をとる」を英語では「take the minutes of the meeting」と表現するのが一般的です。
英語で招待メールを送る際の注意点
英語で会議の招待を送る場合は、丁寧な挨拶は省いて、用件を簡潔に伝えるほうが好まれるそうです。タイトルも簡潔にし、一目で会議の概要が分かるように的確な要約を心がけましょう。
英語で書く議事録の構成
次に英語で書く議事録の構成を紹介します。項目ごとのポイントもまとめたので、作成時には参考にしてみてください。
会議名
まずは会議名（Title of the meeting）を記載します。何を議題に話し合う会議なのかをわかりやすく簡潔に書くことが大切です。具体的には「Sales Meeting（営業会議）」や「Marketing Meeting（マーケティング会議）」と記載するといいでしょう。
日時
次に日時（Date and Time）を書き込みます。アメリカ英語の場合、日付は月・日・年の順番で記載します。例えば、2022年9月15日の場合は以下のように表記するのが一般的です。
- 9/15/2022
- 9/15/22
- September 15，2022
- September 15th，2022
時間は午後か午前かを明らかにし、12時間表記を使いましょう。会議を午後3時から4時まで行う場合は「3:00 p.m.～4:00 p.m.」と表記します。また、オンライン会議を用いて海外拠点と打ち合わせする場合は「10:00 a.m.～11:00 a.m. JST」のように「JST（Japan Standard Time／日本標準時）」を追記しましょう。
場所
日時の次は会議の開催場所（Place）を書き込みます。具体的には「Meeting Room 1（ミーティングルーム1）」や「Conference Room A（会議室A）」のように記載します。
出席者・欠席者
会議の出席者（AttendeesまたはMembers present）、欠席者（AbsenteesまたはMembers not present）を記載します。社内の会議であれば、Mr.やMs.などの敬称は省きます。名前の前には「Manager Tanaka」のように役職や部署を記載するのが一般的です。
会議の目的
会議の目的（Meeting purpose）は議事録に欠かせない項目です。会議前に決まっていることが多いので、先に記載しておくのがおすすめです。基本的には以下のように「To＋動詞＋〇〇」と簡潔に記載しましょう。
- To discuss～（～について討論する）
- To decide～（～について決定する）
- To report～（～について報告する）
- To brainstorm～（～についてブレインストーミングする）
会議の目的は簡潔かつ明確に記載することが大切です。
議題
議題（Agenda）には会議で話し合う事項を書き込みましょう。会議前に共有されるのが一般的で、伝えられた内容を流用して問題ありません。
決定事項
決定事項（Decisions made）では、会議で決まったことをまとめます。議事録を読んだ人がすぐに会議の結果がわかるように「To＋動詞＋〇〇」を用いて簡潔に記載しましょう。よく使われるフレーズは「To agree on～（～で合意した）」「To decide～（～を決定した）」などがあります。
議事メモ
議事録には議事メモ（Notes）も記載しておきましょう。決定事項とは別にメモに残したほうがいい情報を書き込みます。例えば、議事録に残すべきか悩むような情報はメモを記録しておくといいでしょう。
未決定事項・アクションプラン
未決定事項やアクションプラン（Open issues and Actions）も忘れずに記載しましょう。会議で解決できなかったことや、会議で実施が決まったことを記録します。あわせてそれぞれの担当者や締め切りを書き込んでいきます。業務に与える影響が大きい箇所なので、記載漏れや記入間違いには十分に気を付けましょう。
今後のスケジュール
次の会議の開催が決まったら、今後のスケジュール（Next Meeting）に記録を残します。開催目的や日時なども決定したら、詳細を記載しておきましょう。
議事録を英語で書くときのポイント
次に議事録を英語で書くときのポイントを紹介します。初めて英語で議事録を作成する方や苦手意識を持っている方も、ぜひ参考にしてください。
事前準備を念入りにする
会議が始まる前には、議事録の作成準備をしておくのがおすすめです。
- 過去の議事録を見直す
- 会議の目的や概要を把握する
- 事前にわかる箇所は議事録に記入する
議事録の構成や会議の目的を頭に入れておくと、議事録に記載すべき情報の聞き逃しが減ります。
スピード重視で仕上げる
議事録を作成する際はスピード重視で仕上げましょう。会議の記憶が新しいうちに作成したほうが、メモをし忘れた箇所があったとしても、要点を思い出せる可能性が高いからです。また、議事録の共有が早いほど会議の内容をすぐに業務へ反映できます。なるべく会議から1時間程度で作成するのが理想的です。
読みやすさ重視で簡潔に
議事録は人に読まれる前提で作成するため、読みやすさを重視して簡潔に記載する必要があります。例えば、副詞や形容詞などはなるべく使わず、箇条書きでシンプルに書くことを意識しましょう。
5W2Hを意識する
英語で議事録を作成する際は5W2Hを押さえると、必要な情報を簡潔にまとめられます。
- Who（誰が）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくら）
会議前に情報収集するときや会議中にメモをとるときにも意識すると、重要事項の聞き逃しを防げるでしょう。
フォーマットやテンプレートを使う
フォーマットやテンプレートを使えば、慣れない英語での議事録作成も効率的に進められます。また、フォーマットやテンプレートは会議前に準備し、目を通しておきましょう。どのようなことを書くのか頭に入れておくと、メモが取りやすくなるからです。
議事録を英語で書くときのテンプレート
Googleドキュメントを使用する
会社独自のテンプレートがない場合は、自分で用意する必要があります。その際はGoogleドキュメントの英語版の議事録テンプレートがおすすめです。利用時には、Googleアカウントの言語の切り替えが必要です。
- Googleアカウントにログインし「個人情報」を選択
- ウェブ向けの全般設定から「言語」を選び「English」に切り替える
- Googleドキュメントを起動
- プラスマークにカーソルを置き「Choose template」をクリック
- 「Meeting notes」というタイトルのテンプレートを探す
Googleアカウントがあれば、誰でも無料で利用できます。
テンプレート例紹介
拝啓
［相手の名前］様
この度はご多忙のところ恐縮ですが、◯月◯日△△時より、［✗✗］についての打ち合わせを予定しております。
［相手の名前］様にもご参加いただけますと幸いです。ご都合が合わない場合は、別の日程をご提案いただけますでしょうか？
ご返信いただき次第、詳細を含めた招待状をお送りいたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
［送信者の名前］
といった内容を英語で送りたい場合は、
Dear [相手の名前],
I hope this email finds you well. We would like to schedule a meeting with you to discuss ［目的］on ［日付］at ［時間］.
We believe that your presence would be valuable in this discussion. Please let us know if you will be able to attend the meeting at the proposed time. If not, please suggest an alternative that would work for you.
We will send you an invitation with the meeting details once we hear back from you.
Best regards,
［送信者の名前］
といった文章になります。
あくまで一例のため、送る相手との関係性なども含め調整したほうがよいでしょう。
効率的に書くなら議事録自動作成ツールがおすすめ
多言語に対応した議事録自動作成ツールなら、英語の議事録も効率的に作成できます。議事録自動ツール「AI GIJIROKU」は、英語を含む30ヶ国語に対応しています。
また、AIに翻訳テキストを発話してもらうこともできるため、導入すれば議事録の作成だけでなく会議の進行もスムーズに進められるでしょう。英語での議事録の作成や会議を効率的に進めたい方は、ぜひチェックしてみてください。
まとめ
今回は英語で書く議事録の構成や作成時のポイントについて紹介しました。慣れない英語での作成は時間がかかるため、会議前の事前準備を念入りに行い、テンプレートを活用することが大切です。効率化を重視したい場合は、英語に対応した議事録自動作成ツールの利用も検討してみましょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
