業務自動化は人手不足や生産性向上のために有効な手段です。企業の担当者の中には「業務自動化の具体的な手段がわからない」「メリットやデメリットは？」と疑問をお持ちの方もいるでしょう。
そこで今回は、業務自動化のメリットやデメリット、4つの方法を詳しく解説します。本記事を読めば、業務自動化の概要や具体的なツールが分かり、自社に合ったツールの導入を検討できるようになるはずです。
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業務自動化とは
業務自動化とは、これまで人が行っていた単純作業などをツールによって自動化することを指します。IT技術の進歩により、データ入力や表作成などの簡単な事務作業はツールでも人と同じクオリティを出すことが可能です。
AIやプログラミング、自動化ツールなどを活用することで、ルーティンワークは自動化され、徐々に削減されつつあります。
業務自動化の3つのメリット
業務自動化には業務の効率化や人手不足の改善など、主に3つのメリットがあります。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
1：業務の効率化
1つ目のメリットは、業務の効率化です。単純作業を自動化することで、本来力を入れるべき業務により多くのリソースを集中させられます。
例えば、営業なら従来は顧客名簿の管理など、売上に直接繋がらない作業も行う必要がありました。しかし、ツールで作業を代行すれば営業戦略を考えたり、商談の数を増やしたりできるはずです。重要な業務に時間を使えるようになると業務の質も向上します。
2：コストの削減
2つ目のメリットはコストの削減です。業務自動化を取り入れることで、作業に充てる人数と時間が減るため人件費の削減が期待できます。
例えば作業を外注していた場合、自動化ツールを導入すれば外注費の削減が可能です。また社員が事務作業をしている場合でも、残業時間を削減できる可能性があるでしょう。もちろんツールの導入初期はある程度の費用がかかりますが、長期的には費用を抑えられます。
3：人為的ミスの防止
3つ目のメリットは人為的ミスの防止です。人が業務を行ううえで、人為的ミスは避けられません。しかし、業務自動化ツールならミスなく同じスピードとクオリティで業務を進められます。
ツールによる自動化を取り入れることで業務の質が安定し、ミス防止のダブルチェックの手間と時間も削減できるでしょう。
業務自動化の具体的な4つの方法
業務の自動化には、主に4つの方法があります。それぞれを比較した上で、自社に合った方法を導入することが大切です。ひとつずつ見ていきましょう。
1：プログラミングを活用する
1つ目はプログラミング言語で業務自動化システムを作成し、導入する方法です。ソフトを操作したり、決まったサイトからデータを収集したりすることができます。
プログラミングは一度身につければさまざまなプログラムを作成でき、少ない費用で業務自動化を進められる点がメリットです。ただし、プログラムを一から習得するには、ある程度の時間と手間がかかります。
社内にプログラミングの知識や開発の経験がある人材がいる場合は、検討してみるといいでしょう。
2：RPAツールを導入する
2つ目の方法はRPAツールの導入です。RPAツールは、ロボットによってPC作業を自動化するツールです。エクセルのデータ入力や定型的なメールの送付、電話の転送業務など幅広い業務を自動化できます。
RPAツールは作業の手順やルールを一度設定すると、24時間365日業務を代行し続けてくれる点がメリットです。しかし、最初の設定を誤ると間違った業務を続けてしまい、結果的に膨大なミスが発生するリスクもあります。導入の際にはツールの使用方法を熟知して慎重に設定しましょう。
3：マクロを活用する
3つ目の方法はマクロを活用することです。マクロとはMicrosoftのOffice製品に対応する機能で、複数の動作をまとめて自動化できます。WordやExcelへの入力作業やデータの集計、ファイルの統合などが可能です。
マクロはVBAというプログラミング言語で作成します。プログラミングと同じく、知識さえ身につければコストがかからない点がメリットといえるでしょう。
デメリットはマクロの管理を徹底しなければならない点です。マクロは手軽に作成できますが、例えばチーム内でファイルを共有する場合などは似たようなマクロが乱立してしまい混乱する可能性もあります。
4：AIツールを導入する
4つ目の方法はAIツールを導入することです。音声認識やデータ分析、チャットボットなど、近年AIは身近な場所で活躍しています。AIは人工知能によって画像や音声の認識を自ら行うことが可能です。
例えば、オルツのAI GIJIROKUは会議の会話を漢字まで正しく変換して議事録化できます。さらに、複数人が話している場面での話者の区別も可能です。日々の会議やインタビューなどさまざまな場面で活用できるでしょう。
業務自動化を進める際の注意点
業務自動化は闇雲に進めるのではなく、目的を明確にしたり、実施後の効果を検証したりと注意すべき点があります。以下の3点に留意して業務自動化を成功させましょう。
目的とゴールを明確にする
1つ目の注意点は目的とゴールを明確にすることです。業務自動化を検討する際に「なんとなく便利そう」など、明確な目的がない状態でツールを導入すると現場でうまく活用されず、従来の方法に戻ってしまう可能性があります。
業務自動化を検討する際には、初期段階で目的とゴールを明確にしたうえで方法や具体的なツールを検討しましょう。
効果の検証と改善を忘れずに行う
2つ目の注意点は効果の検証と改善を忘れずに行うことです。業務自動化ツールは導入して終わりではなく、現場へのヒアリングやデータ分析を通して効果を検証することが大切です。
例えば、音声認識ツールなら作成されたテキストを振り返り、誤変換している部分は辞書登録します。問題点はそのままにせず、設定を変えたり改善点を考えたりすることで業務自動化の効果を上げましょう
業務自動化ツールに対応できる人材を育てる
3つ目の注意点は、業務自動化ツールに対応できる人材を育てることです。ツールを利用するうえでの懸念が保守点検やセキュリティ対策です。ツールの設定や操作について理解できる人材が複数いないと、トラブルに対応できず業務が止まる可能性があります。
導入に向けてITツールに対応できる人材を確保・育成したり、研修やマニュアル整備をしたりと入念に備えておくことが大切です。
まとめ
人材不足や働き方改革などで効率化が求められる近年において、業務自動化は重要な施策です。今回ご紹介した方法や注意点を参考に、業務自動化ツールの導入や開発を検討してみましょう。
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AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
