「RPAツールって？何ができるの？導入するメリットは？」
RPAツールに興味がある方は、このような疑問をお持ちではないでしょうか。RPAツールは人の手で行っていた作業を自動化できるツールのことです。
うまく活用すれば、日々の業務の生産性を向上してルーティンワークを自動化しながらまわすことができます。今回はRPAツールを使ってできることや導入するメリット、おすすめのRPAツールなどを網羅的に紹介します。
RPAツールを仕事に活かしたいと考えている方は、ぜひ本記事をお役立ていただき、今後に活用してみてください。
目次
RPAツールとは
RPAツールとは、人が行う作業をロボットで自動化するツールのことです。ただし、物理的なロボットを使うのではなく、ソフトウェアにRPA機能を搭載してルーティンワークを自動で進めるようなツールを指すことが多いです。
特にビジネスの場におけるデータの入出力や管理といった定型化された業務は、RPAツールに置き換えられるケースが多いでしょう。これらをうまく利用すれば、働き方改革やデジタル化を促進して企業の内部改革も可能になります。次の章からRPAの意味やAIとの違いについて見てみましょう。
RPAとは
そもそもRPAとは”Robotic Process Automation”（ロボティック・プロセス・オートメーション）の略です。直訳すると「ロボットを使ってプロセスを自動化する」という意味になります。
文字通りRPAを導入すれば、さまざまなプロセスを自動化して人の手を使う必要がなくなるでしょう。RPA機能をメインに置いたツールを「RPAツール」と呼び、近年さまざまな業界で注目を集めています。
AIとRPAの違い
RPAとよく似た言葉に「AI」があります。AIはご存知の方が多いと思いますが、Artificial Intelligenceの略で、日本語にすると「人工知能」です。
AIは学習した内容をもとに提案や創造ができますが、RPAはクリエイティブな作業をすることはできません。決まった時間に決まった作業を行うことはRPAの得意分野です。例えば、Excelに書かれたデータをシステムに転記することは、RPAに任せればいいでしょう。しかし、万が一トラブルが起きた場合、RPAは自ら対応することができません。
AIなら、トラブルが起きたときの処理を学んだり次に活かしたりといったことが可能です。このように、学習して次に活かすことができるか。クリエイティブな仕事ができるかどうかがAIとRPAの大きな違いと言えます。
RPAの得意な業務
RPAの得意な業務はいわゆる「単純作業」です。例えばルールがしっかり決まっている業務なら、RPAにルールを覚えさせれば自動化して対応が可能になります。データ入力や在庫、受発注管理などはこうした仕事に該当するかもしれません。
また、定期的なサイクルで行う仕事もRPAの得意分野です。例えば「毎週月曜日に送る売上分析データのメール送信」は、毎週月曜日という定期的なサイクルで行われるので適しているでしょう。
さらに、大量の作業もRPAが得意とするところです。例えば、社内からあつまった膨大な経理データの仕訳はRPAツールを使えば簡単に進められます。このように、人の手でひとつひとつ行うと時間がかかってしまう作業でも、RPAに置き換えれば楽に進行できるのです。
RPAツールを使ってできること
RPAツールを使ってできるのは、データ入力や受発注管理、在庫管理、営業活動といったことです。すべてをRPAに任せるのは難しいケースもありますが、部分的にRPAを使って手間を減らすことはできます。それぞれのできることについて詳しく見てみましょう。
データ入力
RPAができることの1つ目はデータの入力です。システムに情報を入力することや、特定の情報を見てExcelに転記する作業などはRPAに任せやすい仕事です。
人の手を使うとタイピングに何時間もかかってしまう仕事でも、RPAを使えば時間を短縮して入力を完了できます。浮いた時間を他の作業に充てることもできるので、まずはデータの入力を任せてみて、RPAの質を見てみてもいいでしょう。
受発注管理
RPAができることの2つ目は受発注管理です。商品の受発注をシステムで行う場合、その指示出しをRPAに任せられます。
システムに情報を入力すればRPAが商品を発注し、指定の住所に送る手続きをするというものです。
こうした業務も情報があれば自動的に進められるものなので、積極的にRPAを使って効率化していきましょう。
在庫管理
RPAができることの3つ目は在庫管理です。現状の在庫がいくらあるのか、補充は必要なのかなど、RPAを使えば自動的に在庫の管理が可能です。
必要に応じて追加発注することや、補充が必要になったタイミングでアラートを出すように設定することもできるでしょう。在庫管理はヒューマンエラーが発生しやすい仕事でもあるので、トラブルを避けるためにもRPAをうまく活用してみることがおすすめです。
営業活動
RPAができることの4つ目は営業活動です。営業といっても商談や交渉事ではなく、システムでできることをRPAに任せるといいでしょう。
例えば問い合わせフォームに対するテンプレートの返信、営業管理ツールの更新といった業務であれば、定型的なのでRPAでもこなせます。問い合わせフォームならある程度テンプレートの回答を作っておき、自動返信できるように仕組みを作るといいでしょう。
営業活動は細かな仕事が伴うこともあるため、人がやるべき部分は営業担当が行い、自動化できる部分はRPAを活用するのがおすすめです。
経理業務
RPAができることの5つ目は経理業務です。請求書の作成や支払い処理など、システムを介して行う処理はRPAに指示出しをしておけば、ルーティンワークとして処理できます。
毎月同じ相手に請求書を作る場合や、金額が決まっている案件などは、特にRPAに委託しやすいでしょう。
戦略企画
RPAができることの6つ目は戦略企画です。新しい企画をRPAに提出させることは難しいのですが、現状の数値分析やレポート生成などは可能です。
現在の状況をもとに課題を抽出することや、お客様アンケートの意見を分析してレポートを作ることなどはできるでしょう。そうした情報をもとに新たな企画を立てれば、客観的なデータが含まれて需要をとらえた内容にブラッシュアップできます。
RPAツールを導入するメリット
RPAツールを導入するメリットは、業務の簡略化やテレワークの促進、ヒューマンエラー防止につながることなどが挙げられます。5つのメリットについてそれぞれ見ていきましょう。
手動で行う業務の簡略化
RPAツールを使うと、それまで手動で行っていた業務を簡略化できます。一度指示を出して覚えさせれば、以降はルーティンワークを進行できるからです。
その後はRPAの仕事のパフォーマンスを見ることや、課題があった際の対応検討、トラブルが起こった際に人の手で対応するといった作業が必要になります。しかし、メインのルーティンワークをRPAに任せられるので、時間の効率化につながる可能性は高いでしょう。
テレワークの促進効果
RPAツールを使うとテレワークを促進できる効果があります。RPAツールはオンラインで使えるので、毎回出社する必要がなくなるからです。
テレワークを促進できれば従業員の満足度向上につながり、災害などの有事の際にも柔軟に対応できるでしょう。このように、RPAを皮切りにテレワークを推し進めることも可能です。
ヒューマンエラーの防止
RPAツールを使うとヒューマンエラーを防止できます。手作業でのシステム入力や受発注管理は、どうしてもヒューマンエラーが生じやすくなるものです。エラー防止のために複数人でダブルチェックを行っている職場もあるでしょう。
しかしRPAツールを使えば、単純なヒューマンエラーが起こることは防げます。ロボットが作業するので、効率よく正確に処理ができるのは大きな魅力と言えるでしょう。
人手不足や労働力不足の解消
RPAツールを使うと人手不足や労働力不足を解消できます。RPAは大量の処理をすることが得意であり、さらに24時間365日休まず稼働できるからです。
人手不足で現場の仕事をまわすのが大変な場合は、RPAを使えば一人の人間を雇うよりも効率よくたくさんの業務を処理できるでしょう。
従業員の生産性向上
RPAツールを導入することは従業員の生産性向上につながります。ルーティンワークをRPAが代行できれば、その分の時間が浮きます。
人間にしかできない企画の立案や営業活動、事業方針の再検討など、よりクリエイティブな業務に時間をかけられるようになるでしょう。
生産性が向上すれば企業の競争力が増し、事業を拡大するきっかけになるかもしれません。会社を一段と強い組織にするために、RPAを使って従業員の生産性を上げることは効果があるのです。
RPAツール導入時の注意点
RPAツールを導入する際は、RPAに依存する業務があることや業務の見直しがしにくくなること、専門職の配置が必要な点などに注意が必要です。それぞれの内容を見てみましょう。
RPAに依存する業務がある
RPAツールを導入する際の注意点の1つ目は、RPAに依存する業務があることです。ツールを使ってRPAに業務を代行させると、人の手を使わない分RPAに依存することになります。
例えばRPAツールを導入したあとにサーバーがダウンしたら、まったく業務が進まなくなることもあり得るでしょう。自社内にはトラブルがなかったとしても、ツールの提供元やクラウドベンダーの都合によって業務に支障が出るかもしれません。
このような点に配慮したうえで、RPAツールをどう使い、トラブル時にどう対応するかを検討する必要があります。
業務の見直しがしにくくなる
RPAツールを導入する際の注意点の2つ目は、業務の見直しがしにくくなることです。RPAのみで問題なく作業を進められるようになったら、人による改善点を見つけにくくなります。
もっと効率化できそうな点や、新たなサービスのリリースに伴って仕様変更をしたほうがいい箇所などは、RPA自身で見つけることはできません。このように、RPAを導入すればすべて上手くいくわけではない点を考慮しましょう。定期的に人の手でメンテナンスをして改善していく意識も大切です。
専門職の配置が必要
RPAツールを導入する際の注意点の3つ目は、専門職の配置が必要なことです。導入する最初の段階ではもちろん、その後RPAツールを使い続けるためにも専門職の配置は欠かせません。
よくありがちなのが、せっかくRPAツールを導入しても、専門職の人材が退職などをしてメンテナンスができなくなることです。そうなるとRPAツールに付帯する業務がブラックボックス化してしまい、生産性があるかわからない業務にコストをかけ続けることになるかもしれません。
このような失敗をしないためには、専門職の人材を複数確保することが大切です。仮に人材の確保が難しいのであれば、適度にベンダーのコンサルを受けるなど工夫しましょう。
フレキシブルな対応が困難
RPAツールを導入する際の注意点の4つ目は、フレキシブルな対応が困難になることです。イレギュラーが多い案件は人の手で柔軟な対応ができますが、RPAは決まった定型業務しか対応ができません。
そのため、業務内容に頻繁に変化があるケースや、イレギュラー対応のケースが多い案件をRPAに任せるのは控えたほうがいいでしょう。
情報漏洩の可能性がある
RPAツールを導入する際の注意点の5つ目は、情報漏洩の可能性があることです。RPAツールを使う際は、社内の膨大な情報を取り扱い、クラウドサーバーに保存するケースが一般的です。
したがって、クラウドベンダーがサイバー攻撃を受けたときなどは情報が漏洩するかもしれません。リスクを低減するためには、サービス提供元のセキュリティ対策や漏洩時の対応方針について、あらかじめチェックしましょう。
RPAツールの種類
RPAツールにはデスクトップ型、サーバー型、クラウド型の3種類があります。導入するうえでそれぞれの種類を知っておくと比較しやすくなるはずです。それぞれについて見てみましょう。
デスクトップ型
1つ目はデスクトップ型です。デスクトップ型は、各パソコン内で働くタイプのRPAツールです。パソコンにインストールするだけで利用できるので、1名からや数名などの小規模導入におすすめといえます。
サーバー型
2つ目はサーバー型です。サーバー上で働くタイプのRPAツールで、自社のサーバーにインストールして使用します。管理端末とそれぞれの利用端末をローカルネットワークにつなげば使用できるため、大量のデータ管理に向いています。
クラウド型
3つ目はクラウド型です。Webブラウザなどクラウド上で働くタイプのRPAツールです。クラウド型のRPAアプリはライセンスごとに利用料が発生するため、利用者が少なかったとしても気軽に導入できます。
クラウド型のRPAツールは、アプリや社内システムのRPA化におすすめです。
RPAツールの選び方
RPAツールを選ぶ際は、導入目的を明確にすることや必要機能をピックアップすることなどが大切です。選び方の基準を5つの項目にわけて解説します。
導入目的を明確にする
RPAツールを導入するときは目的を明確にしましょう。例えば、テレワーク促進の一環としてツールを導入するのであれば、端末問わず使えるクラウド型のRPAツールを選ぶといいでしょう。
もしくは、システムの仕様上他のツールと連携させる必要があるのなら、外部アプリとの互換性がいいものを選ぶべきです。このように目的に合わせてマッチするツールは変わってくるので、まずは導入してどうしたいのかをイメージしてみてください。
必須機能をピックアップする
RPAツールを選ぶときは必要機能をピックアップすることも欠かせません。RPAツールは幅広くさまざまなものが存在します。なかには経理に特化したもの、受発注管理に特化したものなど、特定の業務向けのツールもあります。
したがって、目的を明確にしたあとは対象の業務を遂行するために必要な機能を洗い出しましょう。
連携が必要なツールを把握する
RPAツールを選ぶときは、連携が必要なツールを把握することも大切です。例えば、既に社内でMicrosoft Officeを使っているのなら、Officeで使っているソフトと連携できるRPAツールを選びましょう。
連携が必要なツールを把握し、該当するものが見つかれば、使い始めたあとに失敗するリスクを低減できます。日頃から使っているツールを洗い出し、最低限利用が必要なものをリストに出してからツールを選んでもいいでしょう。
扱いやすさをチェックする
RPAツールを比較するときは、扱いやすさをチェックすることも意識してみてください。トライアル期間に使用感を確かめて、抵抗なく利用できるかどうかは見ておきたいところです。
視覚的に操作しやすいRPAツールなら、導入したあとも従業員が使いやすく継続して活用できるでしょう。RPAツールのなかには、コードを使わずに視覚的な操作を重視して自動化できるツールもあります。社内に専門的な人材が不足している場合は、こうしたツールの利用を検討するのもおすすめです。
サポート体制を確認する
RPAツールを選ぶ際はサポート体制も確認しましょう。RPAツールは導入までにたくさんの手続きが必要になりますが、導入後にツールの利用を浸透させることも高いハードルを伴います。
RPAツールをうまく業務に浸透させて活用するためには、ベンダーの協力体制が整っていることも大切です。定期的な意見交換会や有事の際のサポート、ツールを使うためのシナリオサポートといった面も押さえておきたい点と言えるでしょう。なかには高速なレスポンスを売りにしているツールや、フォロー体制を強みにしているツールもあるので、こういった面もチェックしてみてください。
費用対効果を考える
RPAツールを使う際は費用対効果を考える意識も必須です。例えば導入した前後で、稼働時間をどのように変えたいかをイメージしてみましょう。
ルーティンワークにかける時間を月に10時間でも減らせたのなら、費用対効果があると考えられるかもしれません。また、RPAツールを使ったことにより、ルーティンワークが減って収益性の高い仕事に時間をかけられることもあるでしょう。その場合は売上が上がるので、費用対効果があると言えるはずです。
費用対効果を見るためには、日頃の稼働時間や作業状況を可視化することが欠かせません。システムやExcelに記録をおこない、ビフォーアフターを見られるようにしておきましょう。
デスクトップ型でおすすめのRPAツール5選
ここからは種類別におすすめのRPAツールを紹介します。まずはデスクトップ型のおすすめからです。サーバー型やクラウド型も合わせると全部で15個のツールがあるので、ぜひ比較検討してみてください。
1：WinActor
WinActor（ウィンアクター）はNTTデータが提供するRPAツールです。NTTグループ内で培ったRPAの知識や事例をもとに、案件に合わせた自動化が可能です。
国内シェアナンバーワンのサービスでもあり、大手企業が運営していることから、実績を重視したい方には向いているでしょう。またPC1台からサーバーまで幅広く対応している点も特徴です。実績の豊富さや運営元の安定性を考えてRPAツールを導入したい方は、一度検討対象に入れてみてください。
2：Robo TANGO
2つ目に紹介するのはRobo TANGO（ロボタンゴ）です。Robo TANGOの特徴は、1つのライセンスがあれば複数のパソコンで使用できることです。
場所が離れていてもライセンスの共有をすれば、事業所や出張所でRobo TANGOを簡単に扱えます。公式サイトにはイメージ動画が載っているので、導入後の使用感を把握しやすくなるでしょう。
オンラインでのレクチャーも行っているため、RPAツールの継続利用に不安がある方でも安心して利用できます。特に複数の拠点で同じライセンスを使う場合や、レクチャー体制を重視したい場合におすすめです。
3：AUTOジョブ名人
AUTOジョブ名人は、タグを使った安定性のある稼働が特徴のRPAツールです。タグをうまく使うことで項目や作業内容の指定がしやすくなり、業務の自動化を円滑に進められるようになります。
またこのタグを活用した分析機能がついているので、スケジュール通りに業務が遂行できたか、エラーが起きたかなどをひとめで確認することも可能です。無料トライアルを使えば操作性をチェックできるので、興味がある方は活用してみてください。
4：オークファンロボ
オークファンロボは、継続率98％を誇るデスクトップ型のRPAツールです。単純作業やレポート生成を始めとして、システム監視やメールの送信など幅広い業務の自動化に対応しています。
1ライセンス・3か月間からの利用が可能で、ランニングコストがお得に済むことも魅力のひとつです。サポート費用も利用料に含まれるので、まずはコストを抑えてRPAツールを導入したい方には、特におすすめと言えます。
5：おまかせRPA
おまかせRPAはNTT東日本が提供するRPAツールです。Windows端末上のさまざまな業務を自動化可能で、NTTデータや全国のパートナー企業によるサポートが付帯しています。
サポートでは、シナリオの作成や業務進行にあたり、わからないことがあれば電話で問い合わせることができます。また、有料オプションにて訪問サポートも受けられるので、手厚いフォロー体制を重視したい場合は特におすすめです。
サーバー型でおすすめのRPAツール5選
次はサーバー型のおすすめRPAツールを5つ紹介します。たくさんの端末を使い、大規模なRPA導入を検討されている場合は、サーバー型のツールから選んでみてください。
6：blue prism
blue prism（ブループリズム）はフランスやスペイン、インドなど海外諸国でも利用されているRPAツールです。海外のRPA分野では高い評価を得ており、5年連続でマーケットリーダーとして選ばれています。
外資系の企業での導入や、海外の企業とのやり取りが多い場合は導入を検討してみてもいいでしょう。金融、保険、ヘルスケア、メーカー、通信など幅広い業界の導入事例があるため、モデルケースにのっとって利用したい方にもおすすめです。
7：NICE
NICE（ナイス）はコンタクトセンターに特化したRPAツールです。問い合わせ窓口の業務を自動化したい場合は特に向いています。
例えば問い合わせの対応を自動化してオペレーターの負担を軽減することや、教育にかける時間の短縮化といったことが可能です。
全自動化できるロボットと、一部の業務を自動化できるアテンド型ロボットの2種類があり、現状や効率したい業務内容によってどちらかを選べます。
8：Work Fusion
Work Fusion（ワークフュージョン）はフリーライセンス制で、無料で利用を始められるRPAツールです。スターター機能ではマウスやキーボードの自動操作、コードの生成、アプリの操作などが使えます。
有料プランにすると、ワークフロー管理やユーザー数の制限がなくなり、より使える幅が広がるでしょう。まずは無料プランで気軽に始め、使用感をたしかめてから有料利用に踏み切りたいという方には特におすすめです。
9：UiPath
UiPath（ユーアイパス）はタスクの自動化を始めとして時間の短縮化や生産性の向上を可能にするRPAツールです。
NTTドコモやGoogleへの導入事例があり、アメリカのリサーチ企業Forresterの調査では、RPA部門で1位を獲得するなど高い評価を得ています。
ソフトウェアロボットを使って医療現場の治療プロセスを改善した例もあり、さまざまな分野のRPA導入の一助となるでしょう。
10：JobAuto
JobAuto（ジョブオート）はロボットの作成から管理、仮想環境の実行までを含めて月8万円で自動化ができるRPAツールです。Windowsなどの馴染みのあるツールはもちろん、GoogleスプレッドシートやExcelといったツールの自動化にも対応しています。
実際に月100時間かかっていた稼働を完全に自動化した例など、実績も豊富に備わっています。予算が限られていて追加料金をかけたくない場合に、特におすすめのRPAツールです。
クラウド型でおすすめのRPAツール5選
最後にクラウド型のおすすめRPAツールを5つ紹介します。パソコンとスマートフォン、タブレットなど端末を問わずRPAツールを使いたいのであれば、クラウド型から探してみてください。
11：AUTORO
AUTORO（オートロ）は日々の単純業務を効率化するためのRPAツールです。例えば反社チェックの自動化、ECサイト業務の自動化、採用スカウトの自動化などさまざまな業務に対応しています。
プログラミングの知識がなくても業務フローを記録でき、システム初心者の方でも使いやすいことも特徴のひとつです。専門的な知識を持った人材を確保できない場合や、視覚的に使いやすいツールを探している場合には向いているでしょう。
12：BizteX cobit
BizteX cobi（ビズテックス コビット）は、コードを使わずにスモールスタートで業務を自動化できるRPAツールです。テキストの入出力やメール送信、一括実行など複数の機能の組み合わせが可能で、自社の業務に沿ってカスタマイズすることもできます。
7日間の無料トライアルもあるので、まずは利用してみて相性をチェックしてみるのもおすすめです。
13：Robotic Crowd
Robotic Crowd（ロボティッククラウド）は、「5分以内の高速レスポンス」を強みにしたRPAツールです。
操作や設定がわからなくても、該当する画面のキャプチャやコードを記載して問い合わせれば、最短5分で解決策が届く仕組みになっています。フォロー体制が手厚いことから99％と高い継続率を持つ点も特徴のひとつです。
サポート体制の迅速さを重視される方は、一度トライアルに申し込み使用感をチェックしてみてください。
14：batton
batton（バトン）はITトレンドランキングや、BOXILの口コミランキングなど複数の調査で1位を獲得したRPAツールです。
使いやすいUIと提案機能、幅広い対応業務などが特徴で、シンプルにRPAツールを使えることが強みとなっています。購入する際は1ライセンスのみあれば、社内全体の端末に無制限でインストールできることも魅力です。
価格は月あたり148,000円からとなっており、予算をあまりかけられない方にもぴったりです。
15：T-Dash
T-Dash（ティーダッシュ）は日本語で書いたテストケースがスクリプトになり、効率よく自動化できるRPAツールです。RPAツールの導入にはスクリプトのメンテナンスが必要になりますが、専門性を持った人材がいないと難しいことも事実です。
そういった障壁を取り払うために、日本語のテストケースをそのまま実行できるようにしています。さらに利用料は1ライセンスあたり3,960円と安い価格設定となっているのも嬉しい点です。無料トライアルは30日間あるので、じっくり最初に利用して継続するか検討したい方にもおすすめです。
まとめ
今回はRPAツールのメリットや導入時の注意点、おすすめのツールなどを紹介しました。RPAツールを導入すれば社内の働き方改革やDX化が進み、従業員の満足度向上やひいては事業の拡大につながります。
人材不足やオーバーワークなどの課題を抱えている企業は、今後こうしたツールを使って仕事を進めることは避けて通れないでしょう。
したがって、まずは使いやすいRPAツールを探すことから始めてみてください。オルツでは、議事録の文字起こしを自動でできるAIGIJIROKUを提供しています。今まで時間がかかっていた文字起こしや議事録の生成を、短時間で効率よく行うことが可能です。
この機会にぜひチェックいただき、無料トライアルを試してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
