「クラウドサービスとは？利用するメリットや失敗しないポイントは？」とお考えの方に向けて、クラウドサービスについて解説します。
クラウドサービスは企業にとって欠かせないツールのひとつです。働き方改革を進める一助にもなり、生産性を向上させることができるでしょう。
代表的なクラウドサービスや利用するメリット、導入時にやっておきたいことをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
目次
クラウドサービスとは
クラウドサービスとは、サーバーにデータや情報を保存する仕組みのことです。 データをクラウド上に保存することで、データの紛失や改ざんを防ぐ効果や、常に最新の情報を共有できるなどのメリットがあります。
クラウドサービスにはいくつかの提供方式が存在します。3つの提供方式について見てみましょう。
- パブリッククラウド：インターネット上で提供され、誰でも申し込めばすぐに利用できる。
- プライベートクラウド：特定のユーザーに向けて提供する。企業が自社向けに構築したクラウド環境などが該当する。
- ハイブリッドクラウド：パブリッククラウドとプライベートクラウドの機能を使い分ける形態。
このように、サービスによって提供形態が異なります。ご自身が利用されているクラウドサービスがどれに当てはまるか、ぜひ一度考えてみてください。
クラウドサービスの3つの種類
クラウドサービスにはSaaS、PaaS、IaaSの3つの種類があります。それぞれの種類について詳しく解説します。
SaaS
SaaSは”Software as a Service”の略称です。SaaSはハードウェアからOS、ミドルウェア、アプリケーションまでクラウド事業者が運用管理を行い提供するサービスです。
事業者の運用範囲が広い分、エンドユーザーは自分たちで構築する部分が少なくなります。開発の負担がないためすぐにサービスを利用できますが、カスタマイズできる部分が少ないことがネックと言えるででしょう。
PaaS
PaaSは”Platform as a Service”の略です。ハードウェア、OS、ミドルウェアの運用管理をクラウド事業者が行い、アプリの部分に関しては自由に開発できるサービスです。
IaaSほどの自由度の高さはありませんが、インフラ部分の保守管理をクラウド事業者に一任できるため、アプリのカスタマイズに力を入れられます。
IaaS
IaaSは”Infrastructure as a Service”の略です。ハードウェアのみクラウド事業者が運用管理を行い、その他のOS、ミドルウェア、アプリケーション部分は自由にカスタマイズができます。
サーバーのスペックやOSに関しても好きなものを選べることがIaaSの特徴ですが、一方で自社で開発する範囲が広く専門的な知識が必要です。システムの構築に長けたエンジニアがいる場合は、IaaS型のクラウドサービスの利用を検討してもいいでしょう。
クラウドサービスの代表的な例
ここからはクラウドサービスの代表的な例をいくつか紹介します。グループウェア、CRM、名刺管理システムなど、クラウドサービスを使えば業務の効率化を促進できるでしょう。それぞれの特徴について解説します。
グループウェア
グループウェアは社内のメンバーや関係者とのコミュニケーション、スケジュールや情報の共有を行い業務の効率化をするためのソフトウェアです。
ひとつのツールで複数の機能を活用できることが大きな特徴です。グループウェアを使えば社内のコミュニケーションが円滑に進み、情報共有を効率化できるようになるでしょう。
CRM[1] （顧客管理システム）
CRMは”Customer Relationship Management”の略で、日本語にすると顧客管理システムと言います。CRMは顧客と信頼関係を構築するために利用するもので、クライアントのプロフィールや商談の進捗状況、サービスの利用状況などを可視化できるものです。
例えばECサイトにCRMを組み込み、顧客の購買履歴に基づいておすすめ商品を変更する、といった戦略を作ることができます。
名刺管理システム
名刺管理システムは、名前の通り名刺情報を一元管理できるシステムです。営業マンや社外の方と関わりのあるメンバーが収集した名刺を、社内に広く展開できます。
それまで一部門や個人に偏っていた情報を社内全体に共有できるため、人脈を活用した新たなビジネスの展開や施策の検討が可能になるでしょう。最初はスキャンの手間がかかるかもしれませんが、アプリを導入すれば簡単にできるため、情報共有を円滑に進める手法としておすすめです。
オンラインストレージ
オンラインストレージはクラウド上にファイルを保存できるサービスです。オンプレミスの共有フォルダにデータを保存すると、紛失や破損といったリスクが発生します。しかし、オンラインストレージ上に保存をすれば、クラウドにデータがアップロードされるのでリスクを軽減できます。
さらにオンラインストレージにデータを保存すれば、クラウド上で関係者がすぐに閲覧したり内容を編集したりすることが可能です。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、関係者同士でプロジェクトの進行具合の可視化や担当者の割り振り、期日の共有ができるツールです。誰がボールを持っているかわからない状況を見えるようにし、締め切りや方向性を共有することで認識の齟齬が生じることを防げます。
特に複数人でプロジェクトを進めるときは、管理ツールを使うと進捗を把握しやすくなるでしょう。
文書作成ツール
文書作成ツールはクラウド上に文書を作成、保存できるサービスです。関係者のみへの共有やリンクを知っているメンバーに共有するなど、さまざまな設定ができます。
文書作成ツールをうまく使えば、情報共有を迅速に行い、会議の決定事項や課題を見てすぐ次のアクションに取り掛かることができます。オルツのAIGIJIROKUを使えば、議事録の文字起こしを効率よく進められます。クラウドサービスで文書を作成されたい方は、この機会にぜひご検討ください。
クラウドサービスを使うメリット
クラウドサービスを使うメリットは費用が安いことや、メンテナンスの負担を軽減できることです。それぞれのメリットについて詳しく紹介します。
導入費・運営費が安い
1つ目のメリットは導入費と運営費が安いことです。オンプレミスの場合はサーバーの導入が必要になりますが、クラウドサービスなら大きな費用負担なく利用を開始できます。
さらにクラウド事業者が運用管理を行うサービスなら、月々の運営費や人件費もかさまずに済むでしょう。
メンテナンスの負担が軽減できる
2つ目のメリットはメンテナンスの負担が軽減できることです。クラウドサービスは提供元の事業者が運用管理の一部を行うため、自社でメンテナンスする必要がありません。
また、クラウドサービスなら、内容をアップデートすれば最新のものに更新されます。自社でバグ修正などを行う手間が省けるのは、大きな魅力と言えるでしょう。
働き方改革を進めやすい
3つ目のメリットは働き方改革を進めやすいことです。クラウドサービスは手軽に情報を共有したり、連絡を取ったりできる機能が豊富に搭載されています。クラウド型でないオンプレミスのサービスを使い続けると、一定の時間や手間がかかってしまうことは事実です。
企業の働き方改革を進めるのであれば、ひとつの手段としてクラウドサービスを導入し作業の効率化をはかりましょう。
常に最新のサービスを利用できる
4つ目のメリットは常に最新のサービスを利用できることです。例えば、不具合があったときに運営元がアップデートを行えば、ユーザーは特に対応をする必要はありません。アプリを最新のバージョンに更新すればいいだけです。
オンプレミスのサービスだと都度最新のものに入れ替えをしなくてはいけませんが、オンラインで最新のサービスを常に利用できることは大きなメリットと言えます。
クラウドサービスを使うときの注意点
クラウドサービスを使うときはネットワーク環境の構築や運営元の影響を受けることを考慮する必要があります。注意点を3つに分けて解説します。
ネットワーク環境の構築が必要
1つ目の注意点はネットワーク環境の構築が必要なことです。
クラウドサービスを利用するためのインターネット回線の敷設や、サービス形態によっては自社で開発をする必要があります。
特にPaaSやIaaSのクラウドサービスを使うときは、自社で一部開発しなくてはいけないので有識者がいることが前提です。事前準備ができていないとそもそもサービスをうまく使えない可能性があるので注意しましょう。
運営元の影響を受ける可能性がある
2つ目の注意点は運営元の影響を受ける可能性があることです。クラウドサービスは運営元が保守管理することになるため、業績や何かしらの事情によってサービスがストップする可能性があります。
事業がうまくいかなければサービスがなくなるかもしれませんし、運営元がサイバー攻撃を受けたら情報が漏えいする可能性もあります。
セキュリティ対策は運営元が行うため、サービスを選ぶときはリスク回避の工夫がされているか確認してみてください。
サービスによってはカスタマイズしにくい
3つ目の注意点はサービスによってはカスタマイズしにくいことです。特にカスタマイズできる範囲が少ないSaaSだと、機能制限が多く不便に感じることがあるかもしれません。
実際に利用したときのイメージをして、カスタマイズが必要であればPaaSやIaaSのサービスを選びましょう。
クラウドサービスの導入時にやっておきたいこと
クラウドサービスの導入時には従業員の教育をすることやセキュリティ対策について調べることが欠かせません。導入前にやっておきたいことを3つまとめました。
従業員の教育をする
クラウドサービスの導入にあたって、従業員の教育は必須です。データの取り扱いやクラウドに関する基礎知識、ID・パスワードの管理方法などは必ず研修を行いましょう。
教育せずにサービスを導入した場合、意図せず情報が洩れてしまう可能性が高くなります。必要であれば外部機関に委託してセキュリティ研修を実施するといいでしょう。
セキュリティ対策について調べる
セキュリティ対策について調べることも、サービスの導入前にやっておきましょう。
例えばデータのバックアップやログの管理、通信の暗号化など、トラブルを防ぐためにできることは色々あります。
必要であれば総務省が展開しているセキュリティサイトを見ながら、必要項目を満たしているかどうか確認してみてください。
他ツールとの連携が必要か調べる
クラウドサービスを使うときに意外と見落としがちなのが、他ツールとの連携機能の有無です。
クラウドサービスですべての機能をまかなえるとは限らないので、現在使っているツールとの互換性があるか確認しましょう。
例えば会議ツールとクラウドサービスを連携させたいのなら、まずは連携できるかどうか。そして必要な機能を使えるかどうかを調べる必要があります。
代表的なクラウドサービス3選
ここからは代表的なクラウドサービスを3つ紹介します。AWS、GCP、Microsoft Azureの3つについて詳しく見てみましょう。
AWS
AWSはAmazonが提供する”Amazon Web Service”の略です。AWSは世界でもっとも使われているサービスのひとつで、日本語のサポートやマニュアルも豊富に用意されています。
AWSは200以上のクラウドサービスを展開しているため、用途や目的に沿った一番いいものを選びやすいことも特徴です。自社に最適なサービスをカスタマイズしたいときにもおすすめと言えるでしょう。
GCP
GCPはGoogleが提供する”Google Cloud Platform”の略です。Googleが提供するサービスを使っているのなら、GCPを使うと連携しやすくなるでしょう。
また、GCPはAIや機械学習を使って日々サービスの質を向上させることができます。クラウドサービスを導入するだけでなく、AIを使って改善したいケースにおすすめです。
Microsoft Azure
Microsoft AzureはMicrosoftが提供するクラウドサービスです。Office365などのMicrosoftが提供するビジネス用ソフトとの相性がいい点が特徴と言えるでしょう。
また現在オンプレミスの環境でMicrosoftのサービスを使っている場合にも、Azureを使えばスムーズにクラウドに移行できます。東証一部上場企業での採用数も多く、実績が豊富なことも魅力のひとつです。
まずはAIGIJIROKUを使ってみよう
ここまでクラウドサービスについて紹介しましたが、開発や運営保守を考えるとなかなか導入に踏みきれない方もいるでしょう。
そんなときは、まずは使いやすいツールから利用を始めていくのがおすすめです。文字起こしツールのAIGIJIROKUは、議事録の内容を文字起こしし、文書化する際のサポートをしてくれます。
話者の特定から外国語の対応まで幅広い機能を搭載しているので、作業の効率化にぴったりです。まずはトライアルから始めて、使用感をたしかめてみてください。
まとめ
クラウドサービスは企業の業務効率化や生産性向上に欠かせない要素です。情報の共有や連絡がスムーズにできれば、よりクリエイティブな業務に時間を割いて売上を拡大できるでしょう。
AIGIJIROKUは、これからクラウドサービスを使っていきたい方におすすめの文字起こしツールです。この機会に導入をご検討いただき、ぜひトライアルを利用してみてください。
構成で”CMS”と記載しておりましたが、CRMと誤認していたため修正しました。大変失礼いたしました。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
