「アジェンダって何？」「アジェンダには何を書けばいいの？」聞き慣れないアジェンダという言葉を聞いて、このような疑問を持った方は多いのではないでしょうか。突然知らないビジネス用語を耳にして、慌てて恥ずかしい思いをするのは避けたいものです。
そこで今回はアジェンダの意味やビジネス用語としての使い方、用意するメリットを紹介します。記載する項目や書き方のポイントもまとめているので、アジェンダの作成を頼まれた方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
アジェンダとは
アジェンダとは、プラン・計画という意味で使われることが多い、ラテン語由来の言葉です。一般的にビジネスの場では「会議の議題」や「会議の議題や目的を把握するための資料」をアジェンダと呼びます。
アジェンダの目的
アジェンダを準備する目的は、会議の目的や決定すべき項目を会議の参加者に共有するためです。会議前に共有しておけば「調べておくことはあるか」「意見をまとめておく必要があるか」など、事前準備がスムーズに進み会議の質が向上します。また、会議中の進行表として活用することもあります。
アジェンダとレジュメの違い
アジェンダとレジュメは両方とも、会議や講演会の内容をまとめた資料を指します。このように意味に大きな違いはありませんが、使われる場面が異なります。
アジェンダは話し合う予定が簡潔に記載されているのに対し、レジュメはこれから話す内容の中身が詳細に書かれているのが特徴です。そのため、アジェンダは会議など意見のやり取りを行う場面で使われ、レジュメは講演会など話す内容がすでに決まっている場面で使われます。
アジェンダの使い方
アジェンダは、会議前や会議中によく耳にする言葉です。例えば以下のような使い方をします。
- 「木曜日にある会議のアジェンダを参加者にメールで共有してほしい」
- 「プロジェクターでアジェンダを映します」
- 「アジェンダをご覧ください」
アジェンダと言われたら、議題もしくは会議の流れをまとめた資料をイメージすれば問題ないでしょう。
アジェンダを用意するメリット
会議を円滑に進めるためにアジェンダは欠かせません。ここからは、アジェンダを用意するメリットを紹介します。
会議の質が高まる
ゴールがわからない状態で会議に参加してしまうと「どのような意見を出すべきか」「どの話を深堀するのか」が明確にわかりません。そのため、意見がまとまらなかったり話がそれたりする可能性があるでしょう。しかし、アジェンダで会議の目的や流れを共有しておくと、全員の認識が揃っている状態で話し合うことが明確になり、会議の質の向上が期待できます。
また、事前にアジェンダを見て会議の情報がわかれば、会議に向けて知識を深めたり、自分の意見をまとめたりしておけます。参加者の事前準備がはかどることも、アジェンダによって会議の質が上がる理由のひとつです。
効率的に会議を進められる
アジェンダの共有により、会議の目的が明らかになっていると、不要な話し合いを減らせて効率的に会議を進められます。あわせて、時間配分も書いておけば集中して参加する人が増え、会議が長引くことが少なくなるでしょう。時間を意識して効率的に会議を進められれば、ほかの業務に時間を割けたり、残業時間を減らせたりします。
関連記事：効率的な会議（ミーティング）の進め方とは？円滑に進めるコツを解説
議事録の作成時に役立つ
アジェンダは、議事録を作成する場面でも役立ちます。議事録は会議の決定事項や経緯をまとめた書類であり、会議後に作成するものです。
アジェンダと議事録は作成する目的は違うものの、記載する項目が似ています。例えば、「会議の開催日時・開催場所」や「参加者」などは、両方に記載されています。そのため、アジェンダを見ながら議事録を作成すれば、調べたり確認したりする手間が削減できて効率的です。
アジェンダに記載する主な項目
次に、アジェンダに記載する主な項目を紹介します。あわせて項目ごとの注意点もまとめているので、アジェンダを作成する際は、ぜひチェックしてみてください。
会議の名称
まずは、参加者が何の会議かを把握できるよう、会議名を記載します。一目で話し合う内容がわかるように、シンプルに書くのがポイントです。定期的に行う会議なら、統一した名称を使いましょう。どのような会議名にするべきか悩んだときは、先輩が作成したアジェンダや、会議案内のメールを参考にするのがおすすめです。
関連記事：会議の種類とは？目的に合わせて効率よく会議を進めるための注意点も解説
開催日時・開催場所
次に、会議の開催日時や開催場所を記載します。間違えて記載したり、わかりにくい書き方をしたりしてしまうと、参加者に大きな影響を与えてしまうため要注意です。議事録の作成時にも必要な項目なので、記載漏れや記入間違いがないようにしましょう。
会議の目的
会議の目的は、アジェンダのなかでも重要な項目です。会議の目的は「新サービスについて」のようにあいまいに記載するのは避けましょう。目的が不明瞭であるほど、会議はスムーズに進みません。「新サービスの情報共有」「商品のPRにおける方針の決定」など、具体的に書くことが大切です。
関連記事：会議の目的とは？生産性が高い「目的のある会議」を開催する方法を解説
参加者名
会議の参加者名は、名前だけでなく所属先もあわせて記載します。社外の参加者がいる場合は、必ず敬称をつけ、そのあとに社内のメンバーを敬称抜きで役職が高い順に書きます。
社内メンバーだけの会議であれば「敬称略」と記載して、役職を抜いて書くのが一般的です。また、進行役や書記、会議の議題となっているプロジェクトの担当者が誰なのかも、アジェンダを見てすぐにわかるように書いておきましょう。
関連記事：会議の役割分担とは？円滑に進めるための6つの役割について解説。
議題と時間配分
会議の議題と、議題ごとにかける時間を検討して記載します。会議がなるべくスムーズに進むように、議題はなるべく詳細に書きましょう。時間配分は、先に優先度を決めてから検討するのがおすすめです。基本的には、報告や情報共有は短い時間で済ませ、意見を出し合う時間を多く取りましょう。
配布資料
アジェンダには会議の配布資料の一覧も記載しておきましょう。資料名やページ数など詳しく書いておくと親切です。配布資料が参加者に渡っているか確認する際に役立ちます。なお、配布資料もアジェンダと同様に会議前に目を通してもらえるよう、早めに共有しましょう。
メモ欄
メモ欄のスペースも忘れずに取っておくのがおすすめです。スペースを取っておけば、参加者が会議の決定事項や次の会議の情報などをメモする際に便利です。ただし、アジェンダをメールの本文に書いて送付する際は、メモ欄を用意する必要はありません。
アジェンダの書き方のポイント
アジェンダを初めて作成する場合、詳しい書き方を知らずに不安を感じることがあるでしょう。ここからは、アジェンダの書き方のポイントを紹介します。
作成する流れを把握する
まずは、アジェンダを作成する流れを把握しましょう。基本的には作成に取り掛かる前に、会議の目的や議題を上司やプロジェクトの担当者に確認しておくほうが安心です。そのあとは、同僚や先輩に意見を聞きながら、作成を進めていきましょう。完成したら、上司の承認をもらって、配布できる段階となります。
会議の目的を明確に記載する
アジェンダの項目のひとつである「会議の目的」は、具体的に記載することが大切です。あいまいな書き方をしてしまうと、本質を突いた意見が集まりにくくなるでしょう。また、明確な目的がわからずに会議が進むと、途中で話がそれる可能性も高くなります。効率的かつ質の高い会議を進めるために、会議の目的は明確に記載しましょう。
無理のないスケジュールを組む
アジェンダには、議題と議題ごとの時間配分を記載します。このとき、効率化を優先するあまり、無理な時間配分でスケジュールを組んでしまうのは避けましょう。十分に話し合いができず、次回の会議に持ち越すことになってしまうのは非効率です。議題の数を絞ると、余裕を持ったスケジュールが組みやすいでしょう。
議題の優先順位は慎重に考える
アジェンダを作成する際は、議題の優先順位を慎重に考える必要があります。議題の優先順位は、時間配分や話し合う順番を決める重要なポイントになるからです。会議の質を左右する要素にもなるため、無理に一人で判断せず、上司やプロジェクトのリーダーに意見を求めるのがおすすめです。
また、スケジュールを決めるときは時間がかかる議題から並べるよりは、重要度の高い議題から始めるように意識しましょう。
テンプレートを活用する
アジェンダはテンプレートを活用して効率的に作成するのがおすすめです。会社で使いまわしているテンプレートがある場合は、そちらを利用してください。ない場合は自分で型を作成するか、テンプレートサイトからダウンロードしましょう。テンプレートを活用すれば、作成の手間が削減でき、内容の記載漏れも防げます。
アジェンダを共有するタイミングは？
アジェンダを共有するタイミングは上司の指示に従い、遅くても会議が始まる24時間前には共有しましょう。例えば、木曜日の15時から会議がスタートする場合、前日の水曜日の15時までに配布しておきます。
参加者が会議の内容を確認したり下準備したりする時間が確保しやすいよう、共有するタイミングには配慮しましょう。なお、アジェンダは上司のチェックが完了してから配布となるため、余裕をもって着手することも大切です。
アジェンダのテンプレート
ここからは、アジェンダのテンプレートをダウンロードできるサイトを紹介します。会社で使っているテンプレートがない方や、これから型を準備する予定の方は、ぜひチェックしてみてください。
日本の人事部
「日本の人事部」では、Wordで使えるアジェンダのテンプレートが無料でダウンロードできます。記載されている項目に沿って内容を入力していくだけで、簡単にアジェンダが完成します。シンプルで見やすいデザインが特徴的です。
経費削減実行委員会
「経費削減実行委員会」には、業務効率に役立つビジネス書式テンプレートが豊富にあります。アジェンダの作成に使えるテンプレートは10個以上あり、幅広いデザインのなかから選べます。また、WordだけでなくExcelを用いて入力できるテンプレートもあるため、使いやすいツールに対応しているものをダウンロードしましょう。
アジェンダをメールで送る場合の例文
アジェンダは、メールの本文に打ち込んで送ることもあります。最後に、メールで送る場合の例文を「社内向け」と「社外向け」にわけて紹介します。
【社内向け】
件名：営業会議の開催のご案内
営業部 各位
お疲れ様です。〇〇部の鈴木です。
早速ですが、今月の営業会議を以下のとおり開催いたします。
会議の詳細が決まりましたので、ご確認よろしくお願いいたします。
日時：1月18日（水曜日）15：00～16：30
場所：本社3階 大会議室A
参加者：〇〇、〇〇、〇〇……
会議の目的：△△
議題：
15：00～15：20 12月の営業成績の振り返り
15：20～15：40 1月の営業目標の報告
15：40～16：00 〇〇
16：00～16：15 〇〇
16：15～16：30 〇〇
以上
なお、出席できない場合は、1月13日までに鈴木までご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
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署名
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【社外向け】
件名：〇〇システムの導入に関するお打ち合わせの件
株式会社ABC
企画部 課長 山田太郎 様
平素よりお世話になっております。
EFG株式会社、営業部の鈴木と申します。
先日は、お電話にてご相談ありがとうございました。
〇〇システムの導入に関するお打ち合わせの日程が決定いたしましたので、
以下に詳細を記載いたします。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認くださいますと幸いです。
■お打ち合わせの詳細
日時：1月18日（水曜日）15：00～16：30
場所：弊社本社ビル 5階 会議室103
住所：東京都〇〇〇〇
議題：
15：00～15：20 〇〇システムの概要説明
15：20～15：40 〇〇システムの導入費用の確認
15：40～16：00 〇〇システムの納期の確認
16：00～16：15 〇〇
16：15～16：30 〇〇
ご準備いただく資料など：
お打ち合わせ進行表（本メールの添付資料をご確認くださいませ）
弊社の参加予定者：
営業部 部長 〇〇 △△、課長 △△ 〇〇
なお、お打ち合わせに関しましてご不明な点や質問事項がございましたら、
私鈴木までお知らせくださいませ。
当日、ご多用のところご足労おかけして大変恐縮ではございますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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メールで送る際のポイントは、参加者が見逃さないようにわかりやすい件名にすることです。また、会議の目的や内容は、読みやすさを意識して簡潔に記載しましょう。
関連記事：会議の案内メールを送るときのコツは？注意点や添付したい資料も紹介
まとめ
アジェンダはビジネスシーンにおいて、「会議の議題」や「会議の議題や目的を把握するための資料」という意味で用いられます。会議の目的や議題、時間配分が明確に記載されているアジェンダがあれば、会議の効率化や質の向上が期待できます。
アジェンダを作成する際は、上司やプロジェクトのリーダーに相談しながら、議題の優先順位を検討し、無理のないスケジュールを組みましょう。また、テンプレートを活用すると、作成の手間が削減でき、内容の記載漏れも防げます。
本記事で紹介した書き方のポイントやテンプレートを参考に、会議のスムーズな進行の一助となるアジェンダを作成してください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
