リモートワーク普及の影響もあり、会議を対面ではなくWebで行うことも増えてきています。しかし、初めてWeb会議に参加する方は「Web会議のマナーがわからなくて不安」「どんなことに注意したらいいの？」とお悩みではないでしょうか。
Web会議には対面とは異なるマナーや注意点があります。会議をスムーズに進めるためにも各自が配慮することが大切です。
そこで今回は、Web会議前の準備から当日のマナー、セキュリティ対策まで幅広く解説します。本記事を読めば、事前の準備やマナーがわかり、安心してWeb会議に臨めるはずです。ぜひ参考にしてください。
目次
Web会議のマナーが大切な理由
最初にWeb会議でマナーが大切な理由を解説します。Web会議には、対面の会議と異なる点が複数あります。例えば以下のような点です。
- 対面にはない環境や機器の設定が必要
- 複数人が同時に発言すると聞き取りづらい
- 全員の顔を同時に確認できない
Web会議では全員が同じ空間にいる対面形式と異なり、各自が画面や音声などの環境を整えなければなりません。上手く調整できていないと聞き苦しくなったり画面が暗くて顔が見えなかったりします。会議での印象が悪くなる場合もあるでしょう。
また、カメラオフ設定や場所を問わないなど、手軽に参加できるからこそ表情をあえて見えるようにするなどの工夫も大切です。事前準備や少しの配慮で相手に与える印象は大きく変わります。
Web会議参加前に準備するべきこと
Web会議ではカメラ写りや接続テストなど、会議前に確認するべきことがあります。会議が始まってから慌てないように、以下を参考に準備してみましょう。
周囲の雑音が入らないようにする
1つ目は周囲の雑音が入らないようにすることです。Web会議は対面に比べ、周囲の雑音などの「ノイズ」が気になりやすいという特徴があります。他人の話し声や電話の着信音といったオフィスならではの雑音が入ると、参加者も気が散ってしまうでしょう。
会議室などの空き部屋があれば、Web会議の時間のみ移動すると雑音が気になりづらくなります。周囲も雑音に気を使う必要がないので、安心して会議に臨めるでしょう。
パソコンを移動できない、他の部屋がないなど別室への移動が難しい方は以下のような対策を検討してみてください。
- ヘッドセットを使用する
- ノイズキャンセリング機能を活用する
- パーテーションを設置する
ヘッドセットはマイクが口元に近いので周囲の雑音を拾いづらくなります。ノイズキャンセリング機能を搭載したものもあり、自席から会議に参加する方は検討してみるといいでしょう。また、Web会議ツールでもノイズに関する設定ができます。例えばZoomでは「設定→オーディオ」を選択すると、ノイズ抑制に関する設定が可能です。
部屋の明るさを調節する
2つ目は部屋の明るさを調節することです。画面に映る顔が暗いと相手の表情が見えないため、意思疎通がうまく取れません。そのため、顔が見えやすいように明るさを調整することが大切です。
部屋の照明を明るくしたり、逆光になる場所から移動したりするなど事前に対策しておきましょう。部屋の明るさ調整が難しい場合は、スタンドライトやクリップ型のライトを用意してみてください。
事前に背景やカメラ写りをチェックする
3つ目は事前に背景やカメラ写りをチェックすることです。背景に散らかった部屋が映ったり、カメラの位置によって視線が合わなかったりすると相手も気になってしまいます。そのため、事前にカメラ写りの確認や背景の調整をしておくと安心です。
具体的には、以下の点をチェックしてみてください。
- 余計な映り込みがないか
- 背景の設定はうまくいっているか
- カメラが高すぎたり低すぎたりしないか
- 照明は適切か
特にノートパソコンの場合はカメラの位置が低くなってしまうので、パソコンの下に台を設置するなど、事前に高さを調整しておきましょう。
事前の接続テストを行う
4つ目は接続テストを行うことです。Web会議の経験が浅い場合、マイクや画面の設定ができていなかったり、うまく繋がらなかったりすることがあります。
当日に接続ができないと、会議が止まってしまい議論が時間内に終わらないケースも出てきます。
会議中に慌てないよう、事前に接続テストを行うことが大切です。先ほど説明したカメラ写りのチェックと併せて音声がしっかりと聞こえるか、マイクの接続ができているかなどを確認してみてください。
例えばZoomでは、画面右上の「設定」からマイクや音声の確認ができます。他の参加者へ迷惑をかけないためにも、事前の接続テストを忘れずに行いましょう。
服装や身だしなみを整える
5つ目は服装や身だしなみを整えることです。Web会議は場所を問わないため、自宅からでも参加できる点がメリットです。しかしビジネスシーンであれば、最低限の身だしなみを整える必要があります。
清潔感を意識して寝癖やヒゲは整えましょう。服装は社内の規定にもよりますが、部屋着や普段着ではなく、ビジネスカジュアルを基本とした格好がおすすめです。また、女性の場合は顔色が悪く見えないよう軽くメイクするといいでしょう。
Web会議に参加する際のマナー10選
Web会議では、カメラや音声設定、発言する際の注意など円滑に進めるために知っておきたいマナーがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
1：基本的にはカメラオンにする／カメラオフの場合は理由を説明する
Web会議に参加する際には、基本的にはカメラオンにすることをおすすめします。カメラオフだとうなずきや表情などが見えず、反応がわかりづらくなってしまいます。説明している際にも、お互いに表情が見えると安心してやりとりできるはずです。
そのため、なるべくカメラオンにして顔を見せるようにしましょう。ネット回線が重くなってしまうなど、状況によってカメラオンが難しい場合は、事前に説明しておくと親切です。
2：録画（レコーディング）する際には許可をとる
Web会議を録画する際には、必ず許可を取るのがマナーです。会議ツールの機能やパソコンの画面録画を利用すれば、簡単に会議を録画できます。しかし、情報漏洩などの観点で録画が好ましくない場合もあるでしょう。特に社外との会議では事前の確認を怠ると後にトラブルに発展するケースもあります。
事前にメール等で録画する旨を通知しておき、会議開始の時点で録画に関して確認すると安心です。多くのWeb会議ツールでは録画を開始すると参加者全員に通知されるため、事前の告知を忘れずに行ってください。
3：上座・下座を気にしない
Web会議の入室時には「上座・下座」のような配置を気にする必要はありません。Web会議ツールのシステム上、画面内での配置は全てランダムに決まるので指定は不可能です。
席次を気にして入り直すなどで時間を無駄にしないようにしましょう。対面でのマナーにとらわれずに、参加者全体が気持ちよく会議できるように考えることが大切です。
4：自分が話すとき以外はミュートにする
Web会議では自分が話す時以外はミュートにしておきます。スピーカーは紙の資料をめくる音やタイピング音など、わずかな音も拾ってしまいます。
他者が発言する際に音が被ると聞き取りづらくなるので、自分の番以外はミュートにしてノイズが乗らないよう配慮することが大切です。話終わったら忘れずにミュートする癖をつけましょう。
5：相槌はうなずきで表す
Web会議では相槌を声ではなく「うなずき」で表すとノイズを防げます。対面においては相槌をすることも大切です。しかし、Web会議で「はい」「そうですね」など声に出してしまうと、発言者の言葉と被ってしまう可能性があります。
ノイズになりうることは極力避けた方が、相手にとっても聞き取りやすく快適です。
6：発言では最初に所属と名前を言う
Web会議で発言する際には、最初に所属と名前を言いましょう。複数人が映る画面上は一人ひとりの顔が小さく、誰が話しているか判別するのが困難です。特に出席者が多いと全員の顔が映りきらないケースもあります。
発言者が最初に「〇〇部の△△です。」など、社名や部署名と併せて氏名を述べるのがおすすめです。発言者が明確になれば聞き手も心構えができ、内容もより伝わりやすくなります。
7：発言の始まりと終わりを明確にする
発言する際には始まりと終わりを明確にすることが大切です。Web会議は対面と異なり、発言のタイミングが掴みづらい部分があります。
発言したい時には「よろしいでしょうか」などと声がけすると被ることもなく、混乱しません。意見があるからといって、他の参加者が話している際に被せて発言するのは好ましくありません。また、発言の終わりには「以上です」などと言えば次の発言もスムーズに進められます。
8：ゆっくりはっきり話す
Web会議の発言では、聞き取りやすさに配慮して「ゆっくりはっきり」話しましょう。パソコンやヘッドセットのスピーカーを通すと、多少声がこもって聴きづらくなってしまいます。
そのため、普段話すよりもハキハキと丁寧に話す方が聞き取りやすいでしょう。特に普段早口の方は。いつもよりゆっくり話すことを意識してみてください。聞き手に配慮して声のボリュームやスピードを変えることが大切です。
9：画面ではなくカメラに視線を合わせて話す
Web会議で発言する際には、視線は画面ではなくカメラに合わせるといいでしょう。会議中は画面に映る相手を見てしまいがちですが、相手目線では下を向いているように見えてしまいます。
目線を画面上部のカメラに向けると、対面のコミュニケーションのように相手の目を見て話せます。また、相手の話を聞く際にも資料や画面ばかりに注目せず、時折カメラをみると目線が合うので好印象です。
10：画面共有機能を活用する
Web会議では口頭の説明と併せて「画面共有機能」を活用しましょう。画面共有機能では、PowerPointやエクセルなどの資料を画面に映しながらの説明が可能です。
例えば「MicrosoftTeams」では会議画面上の「共有」ボタンから、共有する資料を選択して画面に映し出せます。ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールにも同様の機能があるので、活用して聞き手にわかりやすい説明を心がけましょう。
Web会議で起こりがちなマナー違反やトラブルの例
Web会議ならではのマナー違反やトラブルもあります。気を付けていないと起こりがちなマナー違反・トラブルの事例についてご紹介しますので、ついやってしまうことのないよう注意しましょう。
入室が遅れてしまう
Web会議・対面に関わらず、会議の開始時間に遅れてしまうことは、社会人としてのマナー違反です。特にWeb会議では、入室に際して主催者が一人ひとりに入室許可を出さなければいけないケースもあるため、入室が遅れてしまうと会議がなかなか始められず、限られた時間を無駄にしてしまうことも考えられます。
入室したはいいものの接続が不安定だったり、機器トラブルが起こったりといったことも考えられますので、余裕をもって5分～3分前くらいには入室できるよう準備しておきましょう。
生活音や周囲の人の声が入ってしまう
自宅でも公共の場でも、Web会議に参加する際は周囲の音が入ってしまわないよう注意が必要です。特に議事録作成ツールなどを使用して文字起こしを行っている場合、周囲の音が入ると文字起こしの精度にも影響してしまいます。
発言している間以外はマイクをミュートにしたり、周囲の音が入らない個室で参加したりと、余計な音が入らないよう配慮しましょう。
他の人の発言を奪ってしまう
Web会議では、オフラインでの会議と比べて話すタイミングが被ってしまいやすく、コミュニケーションが中断されてしまうことがあります。声が被ると聞き手にとっては非常に聞きづらくなりますし、先に話していた人からすれば、発言を奪われたように感じてしまいます。
話し手の発言が一区切りついてから話し始めるように心がけたり、発言を挙手制にしたりと、発言が被らないようにする工夫が必要です。
無表情・無反応と受け取られてしまう
Web会議ではリアクションが少ないと、オフラインでの会議以上に無表情・無反応と受け取られてしまいがちです。このような印象を与えると、会議に積極的に参加していないと捉えられ、コミュニケーションに誤解が生まれることもあります。
これを防ぐためには、頷きやボディランゲージ、笑顔などを使って、普段以上に大きめのリアクションを取るとよいでしょう。大人数が参加するWeb会議では、マイクをオンにした状態で相槌を打つと声が被ってしまい発言が聞きづらくなることもありますので、声以外のリアクションで「話に興味を持って聞いていますよ」と示しましょう。
音声がハウリングする
マイクトラブルの一種である「ハウリング」とは、マイクがスピーカーの音を拾い、その音がまたスピーカーから出力されることによって起こる「キーン」という不快な音が発生する現象のことです。
ハウリングは、Web会議において頻発するトラブルのひとつです。これを防ぐためには、マイクやスピーカーの音量を調節したり、マイクとスピーカーの位置を近付け過ぎないようにしたりと、機材面での対策が必要です。
接続機器のトラブルが発生する
Web会議では、マイクやスピーカーなどが適切に接続されていなかったり、通信環境が悪かったりと、接続機器のトラブルも発生しがちです。これらのトラブルが発生してしまうと、会議が中断されてしまいますので、事前に機器のチェックをしてからWeb会議に臨みましょう。
公共の場で参加し、大きな声で話す
Web会議は自宅や個室などのプライバシーが確保できる場所で参加することが望ましいですが、時にはカフェやコワーキングスペース、新幹線などの公共の場で参加せざるを得ないこともあるでしょう。
しかし、そういった場所で大声で話してしまうと、周囲の人に迷惑が掛かってしまうだけでなく、会議の内容を聞かれてしまう情報漏洩のリスクも発生します。公共の場で参加する場合は、声の大きさに十分注意し、周りの人への配慮を欠かさないようにしましょう。
社内でのWeb会議で設けておくべきルール
社内でWeb会議を行う場合は、あらかじめある程度のルールを定めておくと、トラブルへの対処がしやすくなります。例えば、下記のようなルールを設定しておくとよいでしょう。
カメラのオン／オフ
Web会議においては、相手の顔を見ながら話した方が安心してやり取りができるため、原則としてカメラをオンとすることが望ましいと考えられます。社内ルール上で「カメラは原則オン」と定めておき、オフにする必要がある場合はあらかじめ理由を相手に伝えるよう明記しておくと、Web会議の実施がスムーズになるでしょう。
発言しない時間はミュートにする
Web会議のマイクには、タイピング音や周囲の環境音など、発言以外の音声も入ってしまいがちです。社内ルール上で「発言しない時間はミュートにする」と定めておけば、ノイズが入りづらくなり快適に会議を進行することができるでしょう。
Web会議の目的や議題を明確にする
Web会議をスムーズに成功させるためには、明確な目的や議題を明確にすることが肝要です。そのため、社内ルールとして「Web会議を行う際は、あらかじめ目的や議題を明確にする」と定めることもおすすめです。
会議の参加者には事前に目的や議題を伝え、それに合わせた準備を促す仕組みを作りましょう。また、目的や議題を定めておけば、話題が脱線して会議が長時間化してしまうのを防ぐこともできるでしょう。
発言は挙手制・指名制などの形式にする
Web会議では声が被ると聞き取りづらくなったり、議論が混乱したりしがちです。発言を効果的にコントロールするためには、挙手制・指名制を採用することが有効です。
社内ルールとしてこの方法を採用することで、議論が混乱するのを防ぎ、円滑な進行を図ることができます。また、発言の重複や意見の食い違いを防ぐことができ、より効果的な意思決定や議論が可能になるでしょう。
接続機器のトラブルが起きた際の対応を決める
Web会議では、接続機器のトラブルが発生することが少なくありません。トラブルが発生した際にスムーズな対応ができるよう、社内ルールとしてトラブルへの対応方法を定めておくとよいでしょう。
例えば、予備の機材を用意する、テクニカルサポートに連絡する、または代替のコミュニケーション手段を探すなど、事前に定められた対処法があれば、トラブルを最小限に抑えることができます。参加者全員がこの対応方法について把握し、緊急時の対応が円滑に行えるようにすることが望ましいでしょう。
録画や議事録作成を行う人を決める
録画や議事録作成を行う人を事前に決めておくことも、スムーズなWeb会議の進行において重要です。「主催者が録画を行う」「議事録作成担当は主催者が指名する」など、社内Web会議におけるルールを定めておけば、録画漏れや議事録作成漏れが起こりにくくなるでしょう。
Web会議のセキュリティ上の注意点
セキュリティ対策は、対面会議にはないWeb会議ならではのポイントです。対策を怠ると、情報漏洩や不正アクセスを招く可能性もあるので注意しましょう。ここでは、セキュリティ対策に関して具体的に解説します。
会議ごとに新しいURLを発行する
1つ目の注意点は会議ごとに新しいURLを発行することです。URLを使いまわしていると、過去に会議へ参加した人なら誰でも入室できる状態になってしまいます。URLが流出してしまえば、部外者の侵入も許してしまうでしょう。
過去にはZoomでのガイダンス中に外部ユーザーが侵入し、不適切な動画を流してガイダンスが中止になった事例もあります。
ビジネスシーンでは、部外者の侵入は情報漏洩に繋がります。URLを発行・共有する手間はかかりますが、毎回新しいURLを使用して参加者のみが入室できる状態にすることが大切です。
パスワードを設定する
2つ目の注意点はパスワードを設定することです。Web会議ツールによっては、入室する際のパスワードの有無を選択できます。
パスワードがあれば、万が一会議のURLが流出してしまっても侵入を防げます。「パスワードを忘れたら面倒」と思わず毎回設定し、より安全性を高めるよう心がけましょう。
セキュリティ対策されている会議ツールを使う
3つ目の注意点は、セキュリティ対策されている会議ツールを使うことです。どんなに注意していても、ツール自体のセキュリティが脆弱だと、不正アクセスや情報漏洩が発生してしまいます。
ツールを選定する際には、以下のような機能が実装されていると安心です。
- 通信の暗号化
- 毎回URLを発行できる
- IPアドレスによる参加者の指定
- 待機室の設置
- 端末認証
ツールを使用する際には、システムのアップデートもこまめに行いましょう。アップデートではセキュリティ面の強化も行われています。古いまま放置するとウイルスや不正アクセスに狙われてしまう可能性もあるので気をつけてください。
公共の場での情報漏洩に注意する
4つ目の注意点は、公共の場での情報漏洩に注意することです。カフェやコワーキングスペース、新幹線など公共の場でWeb会議に参加する場合、肩越しに画面を覗き見られたり、自分の話した内容を聞かれたりする恐れがあります。
他人に画面を見られにくくするプライバシーフィルターや覗き見防止のフィルムなどを着けていても、肩越しに覗き込まれると画面を見ることができてしまいます。また、話し声が大きすぎると、公共の場にいる周囲の人にとって迷惑になってしまうことも考えられます。一瞬の覗き見や、たった一言聞こえてしまった言葉からでも、社内の機密情報が盗まれてしまう可能性があります。
Web会議は自宅や個室など、プライバシーが確保できる場所で行うことが原則です。どうしても公共の場で行わなければならない場合は、情報漏洩のリスクに十分注意し、周囲の人の迷惑になってしまわないよう配慮しましょう。
Web会議で議事録を作成するなら
対面の会議と同じく、Web会議においても議事録は重要な存在です。録画機能もありますが、仮に1時間だったとしても会議を見返すのは時間がかかってしまいます。議事録を作成して文字で振り返った方が効率的です。
しかし、Web会議の画面をみながら同時進行でメモをとり、発言するのは難しいのも事実です。聞き逃してしまう場合もあるでしょう。確実にメモをとり、議事録を効率よく作成するにはツールの利用がおすすめです。
オルツのAIGIJIROKUは、Web会議ツールに連携させるだけで簡単に議事録を作成できます。99.8%の高精度な文字起こしで会話をテキスト化し、編集から共有まで1つのツールで完結可能です。Web会議の議事録作成を効率化したい方はぜひ利用を検討してみてください。
まとめ
Web会議は対面の会議とは異なる部分もあるので、慣れないうちはマナーに対応できるか不安になることもあるでしょう。しかし、今回ご紹介した点を意識すれば大きな失敗は防げるはずです。事前にしっかりと準備し、マナーが心配になった時にはぜひ本記事を振り返ってください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
