働き方改革の推進や企業戦略で社内DXを推進する企業も増えています。実際に社内DXを進めようと思っても、どこから手を付けたら良いか、何を行えば良いか分からない方も多いのではないでしょうか？
本記事ではDXについての説明と社内DXとDXの違い、実際に社内DXを進める際のステップや取り組み例を紹介します。
目次
DXとは？
そもそもDXとはDigital Transformation（デジタルトランスフォーメーション）の略です。明確な定義が決まった言葉ではありませんが、経済産業省のガイドラインでは「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義付けられています。新規ビジネスの創出や業務フローの改善が期待できるなど、さまざまなメリットがあり注目を集めています。
DXがなぜ求められているのか
DX化が進められている背景には「2025年の崖」問題が存在しています。経済産業省によれば、レガシーシステムを使い続けた場合の経済損失は最大で12兆円／年に達するとの試算も。古いシステムの利用を続けてしまうと、システムのブラックボックス化が進み、複雑化や老朽化も懸念されます。DX推進を行うことは、業務の効率化だけではなく会社の損失を未然に防ぐ意味合いもあるでしょう。
社内DXとは？
「DX」と「社内DX」には言葉の意味としては明確な違いは存在していません。どちらもデジタル化を図るという意味では同じ言葉ですが、「社内DX」は「身近な部分でのデジタル化推進」を指しているケースが多く見受けられます。「DX」が会社全体の変革であるのに対し、全体的なDXを進める第一歩としての、業務フローの改善など身近な変革が「社内DX」といえるでしょう。
社内DX推進に必要なステップ
では社内DXを推進するためにはどういった段階を踏めば良いのでしょうか？ 社内DXを推進する際に必要なステップの一例を紹介します。
ビジョンや目標の設定
まずは社内DXを進める上でのビジョンや目標を設定しましょう。身近な部分から手を付けるとはいえ、最終的なゴールや社内DXを行うことでどういった変化を生み出したいのか、など目標設定を明確にする必要があります。目標やビジョンが固まってない場合は、上司や経営層の理解を得られないばかりか、社内DXを進めるチームの動きにも影響してしまいます。コストを無駄にしないためにも、まずはビジョンや目標をハッキリと決めることが大切です。「どの業務に」「どのような変革をもたらすか」「変革のために必要なものは何か」などは具体的に決めたほうが良いでしょう。
体制づくり
通常のDXの場合は、組織全体に影響が及ぶため組織内を横断したDX推進チームが作られることもありますが、社内DXの場合は、影響が小さい可能性もあるため、個人か少人数で進める場合もあります。変革に必要な人員を算出し、社内DX推進チームを編成しましょう。
目標の再確認
体制を整えた段階で、メンバー全員で目標を再度確認しましょう。課題や問題点の洗い出しなどを行うことで現状を認識し、チーム全体で方向性の共有を行います。DXを具体的にどういった部分から進めるのかも確認し検討することが大切です。
細かいところから
急激な変革は保守的な層から反感を買ってしまうだけではなく、業務フローに悪影響を及ぼしてしまう可能性も考えられます。社内DXを推進する場合は、影響する人数の少ないものから進めると良いでしょう。推進する際は影響する推進チーム以外の、業務に関わるメンバーへの落とし込みやヒアリングも忘れずに。
PDCAサイクルを意識
小規模な社内DXであってもPDCAサイクルを意識することが大切です。実際にツールを導入したことに対してどういった結果が得られたのか？ 今後はどういった部分で推進を続けるのか？ など、分析や評価を細かく行うことでDXを進める上での課題も見つけられます。DX推進は短期間で成果が出ないこともあるので、PDCAサイクルを意識し長期的に取り組みましょう。
社内DXの取り組み例
社内DXの取り組み例を具体的に3つご紹介します。
ペーパーレス化
書類をスキャンし電子保存するツールや承認プロセスをオンライン上で行えるシステムの導入などで、ハンコの廃止や書類の電子化も立派な社内DXです。書類の押印作業の自動化や書類の管理や検索の簡易化で業務に関わる時間の大幅な削減が期待できます。かさばりがちな書類を電子化すれば、増え続ける書類を保管する場所に困ることもありません。
コミュニケーションツールの導入
社内連絡をメールで行っている会社に所属している場合は、まずコミュニケーションツールの導入を検討したほうが良いでしょう。「Slack」や「Teams」などのチャットツールであれば、ファイルの受け渡しや諸連絡、オンライン会議の開催もできるうえに、チームごとトピックごとにメンバーを集めて管理ができます。
また、チャットツール以外にも社内Wikiや社内SNSも社内での連携やナレッジの蓄積を簡単かつ見やすく管理できるのでおすすめです。
業務環境のDX化
オフィスで行っている業務を遠隔で対応できないか検証することも社内DXの一環といえます。テレワークの推進は社内DXで取り扱うには規模が大きいため、会議やミーティングのオンライン化を推進するのがおすすめです。定例会や緊急度・重要性の低いミーティングなどはオンラインで行い、直接会う必要性の薄い会議に関しても順次オンライン化していくなど検討するのも良いでしょう。録画や録音のしやすいオンライン会議なら、議事録作成の手間も省けます。
まとめ
影響が少なく、かつ効果が大きい部分から始めるのが社内DXを進める上で大切です。社内DXの第一歩には、導入も簡単で業務フローの変革を伴わない、議事録の自動作成がおすすめです。AIGIJIROKUなら業種ごとに対応したAIで会議の議事録を正確に自動作成してくれます。Zoomとの連携機能もありオンライン会議の議事録も作成可能。会議中のメモ取りや録画録音後の書き起こしなど、手間がかかる上に人力では正確性に欠けてしまう作業も、AIGIJIROKUに任せれば簡単かつ正確に議事録が作れます。
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