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営業関連 2023/01/4

商談後にはメールの送付を忘れずに!失礼にならないために気をつけたいポイントを紹介

商談後メール

緊張する商談を終えた後はひと仕事終えた気になって、次回のアポイントまで連絡を怠ってしまう……、という方も多いのではないでしょうか? 次回の商談までの問題点や質問の整理など、商談の質を高めるだけではなく、 顧客との信頼関係を築く上でも商談後にメールを送ることは大切です。本記事では、商談後にメールを送る際の注意点などを紹介します。

商談後はお礼にメールを!

商談が終わったあとには、今後に繋げるためにも商談した相手に連絡を入れましょう。感情を伝えやすい電話を好む方もいるかもしれませんが、相手の迷惑になってしまう可能性もあるため、電話よりメールの方が無難といえます。

商談後に感謝の気持ちを込めたお礼メールを送ることで、商談先からの印象が良くなる以外にも、商談内容を振り返りつつ自然と次回の商談に繋げることもできます。お互いの認識相違を防止する意味でも、商談した内容や次回までに持ち帰る課題などを記載し、メールを送りましょう。

商談後のお礼メールで気をつけたいポイント

商談後にメールでお礼を伝える際は、相手に悪印象を与えないように注意しましょう。せっかく送ったお礼のメールも、難解で誤字脱字も多いとなれば、かえって悪い印象を与えてしまいます。この項では先方にお礼メールを送る際に気をつけたいポイントを紹介します。

当日中に送付する

お礼メールを送る際は、先方から指定があった場合を除き当日中に送信しましょう。2−3日経ってから送ってしまうと、先方も商談の印象が薄れてしまうばかりか、不真面目な人間というイメージを与えてしまう可能性もあります。

件名は分かりやすく

メールの入り口である件名はできる限り分かりやすくしましょう。

「本日はありがとうございました。【会社名】」や、「◯/◯(日付)のお打ち合わせ御礼【会社名】」など他のメールに埋もれても「誰から」「何の用事で」送られてきたメールか、一目で分かる件名付けを意識することが大切です。

誤字脱字や二重敬語などに注意

見直しのきくメールだからこそ、文章には細心の注意を払うことが大切です。校正しないメールを送ってしまうと、「些細なミスを見逃す人間」「こちらを軽く見ているのでは?」というイメージを持たれてしまうかもしれません。誤字脱字や送り仮名、二重敬語などは間違えやすいので要注意です。不安な場合は同僚や上長にも校正をお願いしましょう。

 間違えやすい敬語

・「お(ご)〜なる」+「られる・れる」

[NG]おっしゃられる

[OK]おっしゃる

[NG]ご覧になられる

[OK]ご覧になる

[NG]お見えになられる

[OK]お見えになる

・謙譲語+「させていただく」

[NG]頂戴させていただく

[OK]頂戴する

[NG]伺わせていただく

[OK]伺う

[NG]拝見させていただく

[OK]拝見する

・役職+様

[NG]〇〇課長様

[OK]〇〇課長

など、意識しないと間違えてしまうこともあるので校正の際は注意して確認しましょう。

テンプレの多用にご用心

定型文でのやり取りが多いビジネスの場だからこそ、「事務的に対応している」と受け取られないためにもテンプレートをそのまま使うのは避けたほうが良いでしょう。

「ビジネスメール テンプレート」など検索してしまえば、テンプレートを利用したことがすぐに分かってしまうため、参考程度に留めてできる限り自分の言葉で伝えることが大切です。

商談内容を正確に把握する

文章から事務処理感を減らし、互いの認識の相違を防ぐために商談内容を正確に把握しましょう。今後の商談の流れや次回のアポイントに繋がれられるように、商談で取り決まった内容や、先方の疑問点、宿題として持ち帰る問題などの記載は必須といえます。これらの内容は商談内容の正確な把握ができていなければ、メールに盛り込むのは難しいでしょう。商談中のメモに頼らず、やり取りをしっかりと記録することが大切です。

商談内容を記録するには?

お互いの認識の相違を防ぐためにも商談の正確な記録が大切です。メモを取るだけでは、書ききれない部分が発生し、急いで書いて後で読めないこともありえます。

録音であれば、正確に記録ができますが録音からの文字起こしには大きな労力がかかってしまうでしょう。

まとめ

商談後のお礼メールでミスをしない、今後の商談に繋げるためには商談の正確な記録が不可欠です。AIGIJIROKUなら業種ごとに合わせたAIで幅広い業種の会議や商談を自動で文字起こししてくれます。

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