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会議関連 2023/01/4

打ち合わせと会議の違いについて解説。打ち合わせでも議事録は必要?

打ち合わせ

「打ち合わせ」と「会議」。同僚や上司、外部の方と話す際に、どちらの名目で招待するか迷ったことがある方も多いのではないでしょうか?  どちらも非常に似た意味合いの言葉ですが、細かなニュアンスが異なります。相手を呼ぶ際に「打ち合わせ」と「会議」を間違えてしまうと、相手が萎縮してしまったり、反対にフランクな印象を与えてしまう可能性も考えられます。

この記事では「打ち合わせ」と「会議」の細かい違いを解説します。

打ち合わせと会議の違いを説明

「打ち合わせ」も「会議」も関係者が集まり話し合うという意味では同じ言葉です。主にビジネスの場では「話し合いをする段階」や「重要度」によって、使い分けられています。

打ち合わせとは?

打ち合わせとは、会議より比較的軽めの話し合いの場を指すことが多い言葉です。チームの動き方、仕事の進め方などを実務者レベルで話し合うなど、仕事に取り掛かる前段階の話し合いは「打ち合わせ」であることが多いでしょう。参加者全員で情報を共有する、意見を出し合い方法を模索するような話し合いも「打ち合わせ」に分類されることが多く、会議未満の気軽な話し合いの場合は「打ち合わせ」と呼ぶのが正しいでしょう。

会議とは?

「会議」とは、会社の経営や運営に関わる重要性の高い事柄を話し合う場を指す言葉です。「会議」は「打ち合わせ」と違い、実務者レベルの人員だけではなく、管理職や役員、経営層など決裁権を持つ役職も参加します。会議での決定に従い会社が動いていくため、重要度は極めて高く、会議で決定した内容は会社の公式判断といえるでしょう。打ち合わせを経て企画を立ち上げ、会議で意思決定の判断を経営層に仰ぐといったフローを採用している会社も多く見られます。重要な事柄を話し合うため、録音や議事録の作成は必須です。

会議で話し合うべき内容

会議では、会社運営に関わるような事柄や、決裁権の決定が必要な事柄など、多くの人員が関わるようなことを話し合うのが一般的です。決裁者の決定が不要なテーマや、現場の実務者同士で話し合う場合は会議ではなく打ち合わせで行いましょう。

打ち合わせで話し合うべき内容

会議に比べフランクに開催しやすいイメージがある打ち合わせは、会議未満の相談や、チームの目指すべき方向の整理などは打ち合わせで話し合いましょう。管理職の承認が必要な場合や、決裁権が必要な場合は会議として人を集めたほうが誤解を招きません。

打ち合わせでも議事録は必要?

フランクで非公式な場であることが多い打ち合わせでも、意見や決定事項の取りまとめには記録が不可欠です。実りある話し合いのために正確な記録が必要なのは、会議でも打ち合わせでも変わりません。メモ書きのみに頼らず、録音や議事録の自動作成ソフトを活用しましょう。

まとめ

打ち合わせでも会議でも、話した内容の正確な記録は必須です。手書き・手打ちでの議事録作成では正確性に欠け、漏れや抜けなどを100%無くすのは難しいといえるでしょう。録音での記録は正確ですが、書き起こしには大変な労力と時間がかかってしまいます。AIGIJIROKUなら業種ごとに合わせたAIで、幅広い業種での会議や打ち合わせでも自動で文字起こししてくれます。

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