Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）は、ビジネスにおけるコミュニケーションを効率化するグループワークツールです。リモートワークが普及した今、Teamsはオンライン会議ツールとしてもよく利用されています。
この記事では、Teamsで会議を作成・招待・参加する方法をわかりやすく解説し、会議中に使える便利な機能についても詳しく紹介します。Teamsで会議を行う予定がある方は、ぜひこの記事を参考にして、最適な会議運営を目指してください。
目次
Microsoft Teamsとは？
Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供する、Microsoft 365のアプリケーションです。ビジネスコミュニケーションとして活用されることが多く、テキストチャット、ビデオ会議、ファイル共有、タスク管理などの機能を包括しています。近年はリモートワークが普及し、Web会議が行われる機会が増えました。TeamsをWeb会議ツールとして利用している企業も少なくありません。
Teamsのビデオ会議における最大参加人数はプランによって異なりますが、無料版では最大100人、Microsoft 365の有料プランでは300人となっています。法人向けのプランでは、1,000人（ブロードキャストモードの場合は10,000人）まで参加できるウェビナーを開催することも可能です。
また、招待されたTeamsの会議には、Microsoftアカウントが無くても参加可能です。ただし、使用できる機能には制限がありますので、注意が必要です。
Teams会議の作成・招待方法
Teams会議を行う方法にはいくつかの選択肢があります。自分で会議を開催して相手を招待するか、他の人が開催する会議に招待してもらって参加することで、Teams会議を行うことができます。Teams会議の作成・招待の方法について詳しく解説します。
チャットから会議を始める
Teamsのチャットリストから会議を始める方法は、次の通りです。
- Teamsのチャットリストで「新しいチャット」を作成して、宛先欄に会議のメンバーを入力する（最大20人）
- 「ビデオ通話」または「音声通話」をクリックすると通話が始まる
チームのチャネルを指定して会議を始める
Teamsのチームチャネル内から会議を始める方法は、次の通りです。
- チャネルリストから会議を行うチャネルを選択する
- 「投稿」タブで右上の会議アイコンをクリックする
- ドロップダウンメニュー内の「今すぐ会議」をクリックすると通話が始まる
カレンダーから会議を予約する
Teamsのカレンダー機能を使って、会議を予約することもできます。その方法は次の通りです。
- アプリバーから「予定表」を選択し、「新しい会議」をクリックする
- 必要事項を入力し、出席者を選択するか、「チャネルを追加」で会議を行うチームチャネルを選択する
- 入力事項を確認して「送信」をクリックする
Outlookから会議を設定する
Teamsと連携できるOutlookからも会議を設定できます。その方法は次の通りです。
- Outlookを開いて「予定表」を選択し、「新しい会議」ボタンをクリックする
- 必要事項を入力し、出席者を指定して「送信」をクリックする
Teams会議の参加方法
続いて、Teams会議に招待された場合の参加方法を解説します。
招待リンクから参加する
メールなどで招待リンクが送られてきた場合は、次の手順で参加します。
- Teams会議の招待メールに含まれている参加リンクをクリックする
- リンクをクリックすると、TeamsアプリまたはWebアプリが自動的に開く
- 名前を入力し、「参加する」ボタンをクリックして会議に参加する
カレンダーの予定から参加する
カレンダーにスケジューリングされた会議に参加する方法は、次の通りです。
- Teamsの「予定表」を選択して、目的の会議を表示する
- 会議の予定詳細画面にある「参加」ボタンをクリックして会議に参加する
会議IDとパスコードを入力して参加する
会議IDとパスコードが共有されている場合は、それらを入力して参加することもできます。その方法は次の通りです。
- Teamsの「予定表」を選択して、「#IDを使用して参加」ボタンをクリックする
- 会議IDとパスコードを入力し、「会議に参加」ボタンをクリックして会議に参加する
Teams会議で使える便利な機能
Teams会議では、会議をよりスムーズに進行するために使える便利な機能が提供されています。その代表的なものをご紹介しますので、Teamsで会議を行う際の参考にしてください。
会議のスケジューリング
Teamsでは直感的な会議スケジュール管理が可能です。Teamsの予定表やOutlookカレンダーを使用して会議をスケジューリングし、参加者に自動的に通知を送ることができます。
ブレークアウトルーム
大規模な会議の場合、ブレークアウトルームを使用して少人数のグループに分かれて討論や作業を行うことができます。メインの会議から一時的に切り離された環境で、集中した議論をすることで、参加者が多い会議であっても議論の質を向上させられます。
ホワイトボード
Teamsには、会議の参加者全員がリアルタイムで書き込めるデジタルホワイトボード機能があります。図やテキストを追加し、アイデアを視覚的に整理しながら会議を進めることができますので、アイデアの整理に適した機能だと言えるでしょう。
会議内チャット
会議中に音声を出して発言することが難しい場合でも、会議内チャット機能を使用してリアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。また、Web会議では声が重なると聞き取りづらくなってしまいますので、他の人が発言している時に質問をしたい場合はチャット機能を使うとよいでしょう。
手を挙げる・リアクションをする
会議中に手を挙げたり、絵文字を使ってリアクションを示すことができます。例えば、他の人の発言中に意見を述べたい時に挙手したり、賛成・反対を表現するのにリアクションボタンを使ったりと、議論の進行を円滑にするのに役立ちます。
レコーディング（録画）
会議の内容を録画して後から参照できる機能です。会議に参加できなかった人に共有したり、議事録を作成したりする際に便利です。
トランスクリプト（文字起こし）
自動文字起こし機能により、会議の音声をリアルタイムでテキストに変換し、字幕を表示します。会議中に機材トラブルで音が聞こえなくなった場合や聴力に不安がある場合でも、字幕で内容を把握できますので、会議に参加しやすくなります。また、文字起こししたテキストデータをダウンロードすることもできますので、議事録作成や情報の共有に便利です。
まとめ
Microsoft Teamsは世界中のビジネスの場で利用されているグループワークツールです。リモートワークが普及した今、Web会議ツールとしてTeamsを使う企業も少なくありません。Teams会議を作成・参加する際は、この記事でご紹介した方法を参考にしてみてください。
また、Teamsで行った会議の議事録を作成する際は、議事録作成に特化した外部ツールを導入すると便利です。AIGIJIROKUは、Teams会議でも利用できる議事録作成ツールです。AIの音声認識精度は99.8％で、会議後に文字起こししたテキストデータの内容を要約する機能もあり、議事録作成業務の手間が削減できますので、ぜひ利用を検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
