Microsoft Teamsで仕事を効率化！活用例や導入成功のポイントを解説

社内でのコミュニケーションを行う際に、チャットやWeb会議ができるコミュニケーションツールを使うケースが一般的になっています。ビジネスで利用できるコミュニケーションツールはたくさんありますが、その中でも世界中で利用されているのがMicrosoft Teams（マイクロソフト・チームズ）です。

この記事では、Teamsを使って仕事を効率化するための具体的な方法や、導入を成功させるためのポイントについて解説します。これからコミュニケーションツールを導入しようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

Microsoft Teamsとは？

Microsoft Teamsとは、Microsoft社が開発・提供するアプリケーションで、ビジネスコミュニケーションツールとして幅広く活用されています。チャットやビデオ会議、ファイル共有、スケジュール管理など、多彩な機能がひとつのアプリケーションで利用できますので、日常業務を円滑に進めるために便利なツールだと言えます。

仕事の効率化に使えるTeamsの機能を紹介

Teamsの機能には次のようなものがあります。

チャット

Teamsでは、リアルタイムでのテキストチャットが可能です。個人チャットやグループチャットを使って、必要な情報を迅速に共有できます。また、GIFや絵文字、ステッカーを使ってコミュニケーションをより楽しく、親しみやすいものにすることもできます。

音声通話・ビデオ会議

Teamsでは、音声通話やビデオ会議を簡単に開催できます。リモートワークやオンライン会議が増える中、場所を問わずにチームメンバーと顔を合わせて話し合えるため、コミュニケーションの質が向上します。

ビデオ通話中の画面共有

ビデオ会議中には、画面共有機能を使ってプレゼンテーション資料やデモンストレーションをリアルタイムで共有できます。これにより、視覚的な情報を効果的に伝えることができ、理解度を高めることができます。

ファイルの共有

Teamsでは、メンバー間のファイル共有が容易です。クラウドストレージとの連携により、チーム全員が最新のファイルにアクセスできるため、ドキュメントの編集やレビューがスムーズに行えます。OneDriveやSharePointといったMicrosoftのサービスと統合されているため、ファイル管理も一元化できます。

スケジュール管理

Teamsのカレンダー機能を使えば、チーム内で会議などのスケジュール管理ができます。Outlookとの連携により、個々のメンバーのスケジュールを確認しながら最適な会議時間を設定することができるため、ダブルブッキングを防げます。

他のアプリとの連携

Teamsは、他のアプリケーションともシームレスに連携することができます。他の業務ツールと統合することで、業務フローを一元化し、効率的にタスク管理やプロジェクト進行を行うことができます。これにより、複数のツールを切り替える手間が省け、作業の集中力を維持することができます。文字起こしツールと連携すれば、Teams上で行ったビデオ会議の議事録が作成しやすくなります。

オルツ社が提供するAIGIJIROKUは、Teamsとの連携が可能な議事録作成効率化ツールです。AIが99.8％の高精度で文字起こしを行い、自動で要約を作成しますので、会議後すぐに議事録が出来上がります。Teams会議の議事録を作成したい方は、利用を検討してみてください。

Teamsを活用することでできる業務効率化のアイデア

ビジネスコミュニケーションツールとして活用されているTeamsは、業務効率化にも役立ちます。ここからは、Teamsを活用することで実現できる業務効率化のアイデアをご紹介します。

コミュニケーションツールをTeamsに統合して利便性向上

メール、チャットツール、Web会議ツールなど、用途に応じて異なるツールを使い分けていると、情報が分散しがちです。しかし、Teamsを活用すれば、これらすべてのコミュニケーションを一元化できます。

チャットやビデオ通話、ファイル共有などの機能をTeams内で完結させることで、情報の行き違いや見落としが減り、利便性が向上すると考えられます。また、すべてのやり取りが一つのプラットフォームに集約されることで、チームの連携が強化され、コミュニケーションの活性化にもつながるでしょう。

チーム内でのデータ管理と共同編集で業務がスムーズに

Teamsは、SharePointとの連携によってデータの管理やアクセス権の設定が容易に行えます。チームメンバーが必要なデータにいつでもアクセスできるため、情報共有がスムーズになります。

さらに、複数のユーザーが同時にドキュメントを編集することも可能です。これにより、プロジェクトの進行が効率化され、ドキュメントのバージョン管理や更新作業も簡単になります。リアルタイムでの共同編集ができると意見交換やフィードバックの反映が迅速に行われるようになりますので、業務全体のスピードが向上します。

ペーパーレス化で生産性向上

Teamsのファイル管理機能や画面共有機能を活用することで、従来の印刷資料を使う必要がなくなり、ペーパーレス化を推進できます。資料をデジタルで管理すると、必要な資料を検索するのも簡単にできるため、探す手間が省け、業務の効率が大幅に向上します。

また、会議や打ち合わせでの資料共有もリアルタイムに行えます。ペーパーレス化により、資料の印刷・配布の手間やコストも削減でき、環境にも優しい取り組みとなります。

業務効率化のためのTeams導入を成功させるポイント

業務効率化のためにTeamsを導入する際は、次のような点を意識するとよいでしょう。

導入目的と目標の明確化

Teamsを導入する際は、まず初めに導入の目的と達成したい目標を明確にしておくことが重要です。例えば「コミュニケーションの一元化を図り、情報共有の効率を高めたい」「リモートワーク環境でも円滑に業務を進められるようにしたい」といった具体的な目標を設定すると、ゴールが明確になって導入が成功しやすくなります。

運用ルールの設定

新しいツールを導入すると、人によって利用方法が異なり混乱を生むことも考えられます。Teamsを効果的に運用するためには、全体導入の前に運用ルールを設定しておくことが重要です。例えば、次のようなルールを初めに決めておくとよいでしょう。

• チャネル作成ルール：無秩序にチャネルが増えることを防ぐために、チャネル作成のルールを決めておく。
• 投稿ルール：投稿内容や投稿方法についてルールを設け、情報の整理と管理をしやすくする。
• ファイルの命名規則：ファイル名を統一することで、後からの検索や管理が容易になる。
• 権限管理：チームメンバーごとのアクセス権限を設定し、セキュリティを確保する。
• セキュリティ対策：情報漏洩や不正アクセスを防ぐための対策を講じておく。

段階的に導入する

Teamsの導入は、一度に全社で行うのではなく、段階的に進めることをお勧めします。まずは一部のチームや部署で試験的に導入し、そのフィードバックを基に改善を繰り返してから導入範囲を広げていきます。

一度に全体へ導入するのではなく、スモールスタートすることで問題点や改善点を把握しやすくなり、スムーズな全社導入が可能になるでしょう。また、初期段階で成功事例を作ることで、他のチームや部署への導入を促進する効果も期待できます。

継続的なフィードバックと改善を図る

Teamsを活用して業務効率化を図るためには、一度導入して終わりではなく、継続的な改善が重要です。ユーザーからのフィードバックを定期的に収集し、運用ルールや機能の改善を図りましょう。

導入プロジェクトの主導者には、定期的なミーティングやアンケートを通じてユーザーの意見を反映し、使いやすい環境を整えていくことが求められます。また、新しい機能の追加やアップデートが行われる際には、それに対応するためのトレーニングを実施し、常に最新の状態をスムーズに活用できるように整備することが重要です。

まとめ

Microsoft Teamsは、ビジネスの場で使われることも多いグループワークツールです。チャットやビデオ会議、ファイル共有、スケジュール管理など様々な機能を持っており、世界中で利用されています。

効率的なコミュニケーションが行えるツールでもあり、上手く活用すれば業務効率化を図れます。この記事でご紹介した活用例や導入成功のポイントを参考に、Teamsで業務効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

AI GIJIROKU Blog 編集部

AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。