Zoomは、リモートワークやオンライン学習の必須ツールとして広く利用されているWeb会議ツールです。しかし、初めてZoomミーティングを開催する際には、招待方法が分からず戸惑うこともあるのではないでしょうか。
この記事では、Zoomミーティングの招待方法について詳しく解説し、招待メールの例文もご紹介します。招待の仕方と注意点を把握しておけば、Zoomを初めて使う方でも安心してミーティングを開くことができるでしょう。
目次
Zoomミーティングへの招待の仕方【PC】
Zoomはパソコン・スマートフォン・タブレットで利用できるWeb会議ツールです。まずはPC版のZoomアプリでミーティングへ招待する方法について解説します。
新規ミーティング開始後に招待する
新規ミーティングを開始した後の招待は、次の手順で行います。
- Zoomアプリを起動し、「新規ミーティング」ボタンを押してミーティングを開始する
- 画面下部の「参加者」ボタンを押して「招待」を選択する
- 招待したい人をリストから選択するか、「招待リンクをコピー」をクリックする
- 招待リンクをコピーした場合は、メールなどでコピーしたURLを送る
パーソナルミーティングID（PMI）を使用する
パーソナルミーティングID（PMI）とは、Zoomのアカウントに割り当てられている個別IDのことです。このIDを利用してミーティングを開催し、招待することも可能です。同じメンバーと定期的にミーティングを行う際は、PMIを使用すると毎回招待を送らなくても同じIDでミーティングができるので、便利です。
- Zoomアプリを起動し、「新規ミーティング」の横にある「▼」をクリックする
- 「パーソナルミーティングIDを使用」にチェックを入れる
- IDにカーソルを合わせて「招待のコピー」をクリックする
- コピーしたテキストをメールなどで送る
ミーティングを事前にスケジューリングして招待する
Zoomでは、開催予定のミーティングを事前にスケジューリングしてURLを発行しておくことができます。
- Zoomアプリを起動し、「スケジュール」をクリックする
- 会議のスケジュールを設定し、連携するカレンダーを選択して「保存」ボタンを押す
- 連携したカレンダーを開き、招待URLが記載されたテキストをコピーする
- コピーしたテキストをメールなどで送る
- 予定日時になったらミーティングを開始する
Zoomミーティングへの招待の仕方【スマホ・タブレット】
続いて、スマホ・タブレット版のZoomアプリでミーティングへ招待する方法について解説します。
新規ミーティング開始後に招待する
スマホ・タブレットで新規ミーティング開始後に招待する方法は、次の通りです。
- Zoomアプリを起動して「新規ミーティング」をタップし、「ミーティングの開始」をタップする
- 画面下部の「参加者」ボタンを押し、「招待」をタップする
- 送信方法を選んで招待リンクを送る
パーソナルミーティングID（PMI）を使用する
スマホ・タブレットでPMIを使用してミーティングに招待する方法は、次の通りです。
- Zoomアプリを起動して「新規ミーティング」をタップする
- 「パーソナルミーティングIDを使用」をオンにしてから「ミーティングの開始」をタップする
- 画面下部の「参加者」ボタンを押し、「招待」をタップする
- 送信方法を選んで招待リンクを送る
ミーティングを事前にスケジューリングして招待する
スマホ・タブレットでスケジュールを活用してミーティングに招待する方法は、次の通りです。
- Zoomアプリを起動して「スケジュール」をタップする
- 会議のスケジュールを設定し、連携するカレンダーを選択して「保存」をタップする
- スケジューリングした会議の詳細画面を開き、「招待者の追加」をタップする
- 送信方法を選んで招待リンクを送る
- 予定日時になったらミーティングを開始する
Zoom招待メールの例文
Zoom招待リンクをメールで送る際は、必要な情報をわかりやすく記載することが重要です。ここでは、Zoom招待メールの作成ポイントと例文をご紹介します。
Zoom招待メール作成のポイント
Zoom招待メールを作成する際には、以下のポイントを押さえておきましょう。
- 件名：参加者が一目で内容がわかるような件名を設定します。
- 日時：ミーティングの日時を明確に記載します。
- 議題：ミーティングの議題や目的を簡潔に記載します。
- URL：Zoomミーティングの招待リンクを明示します。
- PMI：パーソナルミーティングID（使用する場合）を記載します。
- パスコード（PW）：ミーティングに参加するためのパスコード（必要である場合）を記載します。
- 資料：事前に共有しておきたい資料があれば添付またはリンクを記載します。
- その他：必要に応じて会議の準備に関する情報を記載します。
Zoom招待メールの例文
件名：【〇月〇日開催】Zoom会議参加URLのご案内
本文：
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
株式会社△△ △△です。
表題の通り、Zoom会議の参加URLについてご案内いたします。
【会議詳細】
＜日時＞2024年7月1日（月）13:00～14:00
＜議題＞〇〇について
＜参加URL＞https ://～～～～～
Web会議ツールは「Zoom」を使用します。
こちらのリンクをクリックすると、自動でアプリが起動してご参加いただけます。
＜ミーティングID＞＊＊＊＊＊＊
＜パスコード＞＊＊＊＊＊＊
こちらのミーティングIDとパスコードでもご参加いただけます。
当メールに当日使用する資料を添付しておりますので、ご確認ください。
開始10分前から入室可能な状態にしておきますので、接続環境が心配な方はお早めにご入室ください。
その他、ご不明な点等ございましたらお気兼ねなくご連絡ください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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署名
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Zoomミーティングに招待する際の注意点
Zoomミーティングに招待する際は、招待メールが届かない、招待URLをクリックしてもうまく入室できないなど、トラブルが発生することもあります。トラブルを防ぐためには、次のような注意点を頭に入れておくとよいでしょう。
招待用リンクやミーティングIDに間違いがないかチェック
URLやIDのコピペミスが発生すると、参加者がミーティングに参加できなくなる恐れがあります。招待メールを送る前に、リンクやミーティングIDが正しいかどうかを確認してから送信するように心がけましょう。
招待用リンクやミーティングIDの有効期限切れに注意
Zoomの招待リンクやミーティングIDには有効期限が設けられている場合があります。ミーティングの開始方法によってURLやIDの有効期限が異なりますので、期限が切れていないか確認してから送付するようにしましょう。
招待メールが迷惑メールに振り分けられてしまうこともある
参加者から招待メールが届かないと言われた場合は、迷惑メールフォルダに振り分けられている可能性があります。このような場合は、参加者に迷惑メールフォルダを確認してもらうように伝えましょう。
招待した参加者が来たら入室を許可する
Zoomミーティングでは、ホストが参加者の入室を許可する設定がデフォルトで有効になっていることがあります。参加者が待機室にいる場合、ホストが入室を許可しないとミーティングに参加できません。ミーティングのホストは時間に余裕をもってミーティングを開始し、参加者が待機室に来たら入室の承認を忘れないようにしましょう。
まとめ
Zoomミーティングの招待方法は、主に「新規ミーティング開始後に招待リンクを送る方法」「パーソナルミーティングID（PMI）を使用する方法」「事前にスケジューリングする方法」の3種類があります。今すぐ開始するのか、先の予定を立てておくのか、同じ人と定期的に繰り返すのかなど、ミーティングのタイミングと種類によって招待方法を使い分けると、Zoomをより便利に使いこなせるでしょう。
Zoomで実施した会議の議事録を作成する際は、議事録作成ツールを使うと便利です。オルツ社のAIGIJIROKUなら、ミーティング中に自動文字起こしを行うだけでなく、テキスト化した内容からAIが自動で要約してくれる機能もあり、議事録作成が短時間でできるようになります。Web会議ツールとしてZoomをご利用の際は、議事録作成ツールの利用も合わせて検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
