インタビューをするとき、メモはどうやって取ったらいいのか？メモと言っても、相手が話した言葉を全て書こうとするのは現実的に難しい。でも重要なことを書き漏らしてしまうこともあり得る。こんな疑問をもったことがありませんか？インタビューする相手への気遣いや、質問することを思い浮かべるうちに、話している内容がメモできない。
この記事ではこんな状態になるのを防ぐため、メモの取り方と必要なものを、準備と実践編に分けて紹介していきます。
目次
インタビュー時のメモするときに便利なもの4選｜準備編
インタビューするときに限らず、事前の準備が本番に影響してきます。この章では準備編として、メモを取るときに書きやすくするための便利なもの4つを紹介します。これらの準備を整えていくことで、良質なインタビューができ、メモも取りやすくなっていくでしょう。
A4用紙を挟めるバインダー
インタビュー時のメモするときに便利なもの1つ目は、A4用紙を挟めるバインダーです。手帳のサイズはA5が多く、聞き取って書く際には小さいと感じるかも知れません。そこでバインダーにA4の紙を挟んで使用すれば、大きく書くことができます。
また手帳よりバインダーを使用すると良い点は、もう一つあります。それは相手に自分専用の用紙を使ってくれたという丁寧さが印象に残るからです。メモ帳はスケジュール管理や記録用の意味で見る方も多いので、専用バインダーだと今の時間だけに用意してくれた専用のものという認識になります。下敷き代わりにもなるので、用意しておきたい必須アイテムです。
ただ事前準備をする時間が無い場合は、必ずこの限りではないので、状況を見て用意するかしないかを判断していきましょう。
書きやすいボールペン
自分の手に馴染むまたは、書きやすいボールペンは最低限用意しておくと良いでしょう。インタビューに集中できるよう、不安要素を消していくことにもつながっていきます。また、ボールペンの芯を閉めたり開けたりするのを、無意識にやってしまいがちです。キャップ式のボールペンを選ぶなど工夫をしてみると、準備が整っていくので、インタビューに集中できる環境が作られるでしょう。
ボイスレコーダー
メモが追いつかないときの対処方法として、ボイスレコーダーを使うと聞き逃しや、メモの書き忘れを防ぐことができます。ボイスレコーダーを選ぶ基準としては、次の点を抑えておくと良いです。
・自動で音声を文字起こしをしてくれる機能が付いているもの
自動の文字起こしは、音声と文字で確認することができ、メモの取り忘れがあったとしても、心強い味方になります。録音の品質に不安がある場合は、外付けマイクを付けて音質の安定を心がけてみてください。
録音用のスマホアプリ
ボイスレコーダーがない場合は、無料のスマホのアプリでもできます。おすすめはボイスレコーダーでも同様に、文字起こしを自動でしてくれるアプリを選ぶことです。
また一つ注意したい点は、メールや着信時の通知音がなると、中断されることもあるので、流れを止めないためにも、機内モードなどにして着信音がならないよう、配慮することをしましょう。音質に関してはスマートフォンの性能に左右されるので、ボイスレコーダーと同じく外付けマイクを利用するのもいいでしょう。
インタビュー時の上手なメモの取り方｜実践編
この章ではインタビュー時の上手なメモの取り方で、実践していくことをお伝えします。メモの取り方を上手にすることで、中身がある内容と次回の施策につながることが可能になっていきます。
事前に質問事項を作りイメージしておく
インタビュー時の上手なメモの取り方1つ目は、事前に質問事項を作りイメージしておくことです。また質問する意味を自分自身が理解しておくことで、安心感を持つことができ、メモを取る際にも焦りはなくなっていきます。
また質問事項は相手に話しやすくできるような質問を考えておくと良いです。話の流れに合わせた質問内容を考えていけば、答えも予測できるので、質問とメモのバランスが取りやすくなっていきます。
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見返してわかるようにする
インタビュー時の上手なメモの取り方2つ目は、見返してわかるようにすることです。
ボイスレコーダーがあれば回避できますが、メモを見て終わったあとに「何だっけ？」を防止するためにも、わかりやすい言葉や記号を使ってメモしていきましょう。他の誰が見ても納得できるような書き方を意識すると、取材時には自然に取り方の工夫をするようになります。
重要なキーワードをメモする
インタビュー時の上手なメモの取り方3つ目は、重要なキーワードをメモすることです。メモをする際には、全てを書く必要はありません。ボイスレコーダーやスマホアプリでインタビュー全体を録音することができれば、作業の軽減ができるので、相手が話した重要なキーワードを聞き取ることに集中できます。話したキーワードを深掘りしてけば、相手の本音や解決に結びつく根幹なものを引き出せるかもしれません。
重要なキーワードをメモするよう心がけると、質の高いインタビューの時間になっていき、話のテンポも出てくるので、良い空間が出来上がるでしょう。
相手にメモを取る許可をいただく
インタビュー時の上手なメモの取り方4つ目は、相手にメモを取る許可をいただくことです。メモの取り方の方法ではありませんが、相手も自分も安心して話せる空間を作ることで、メモのしやすさを可能にできます。
営業の手法として「イエスの積み重ね」がありますが、ここでは丁寧さを伝える意味で許可をもらいます。事前に同意の元インタビューをしていますが、敢えて再度許可をもらうことで、緊張感がほぐれて話しやすさを演出できるでしょう。
インタビュー時は、相手と自分の空間になりお互いの信頼関係を築いていくことを心がける必要があります。なぜなら、相手を気分よくさせていけば、自分が話さなくとも必要な情報を向こうからたくさん話してくれるからです。インタビューするときは「話しやすい空間」をどれだけ演出できるか？というのも影響します。
メモだけに集中しすぎないようにする
インタビュー時の上手なメモの取り方5つ目は、メモだけに集中しすぎないようにすることです。インタビューする相手が不快に思うことがあったら、それ以降話す内容も当たり障りないことで、場合によっては中断することになりかねません。
そこでインタビューする側として心がけたいのは、相手が話していることを聞いている姿勢を見せることです。意識することとしては「メモを取りながら首を上下に振ってうなづく」
これだけでも、聞く姿勢が伝わります。
まとめ
この記事では、インタビュー時のメモの取り方の準備と実践について紹介してきました。近年はスマートフォンのアプリがメモの取り忘れをサポートしてくれる役割になり、インタビューに専念できる環境も整っています。
またインタビューするときは、相手へのちょっとした配慮から安心感が生まれ、話す内容やメモの取りやすさも可能になっていくでしょう。目の前の人を意識することで、インタビューの質も向上していきます。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
