「議事録の書き方がわからない！書き上げるのに時間がかかりそう」議事録の作成を頼まれた方は、このような不安を抱くことがあるのではないでしょうか。
そこで今回は議事録の書き方の手順やスピーディーに書くコツ、注意点を詳しく紹介します。事前準備・メモ・議事録の作成の3つのステップでコツを押さえるとスムーズに作成できます。議事録の作成に苦手意識を持っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
Table of Contents
議事録の必要性
議事録とは、会議や打ち合わせの内容を記録しまとめたものです。会議のほかにも商談や株主総会など、さまざまな場面で作成します。
議事録は、会議や商談での決定事項や課題を効率的に関係者へ共有する目的があります。また、情報共有だけでなく、決定事項の認識のずれを防ぐ役割もあるのです。
会議や商談で重要な議事録の書き方
次に議事録の書き方を3つのステップに分けて紹介します。初めて作成する方は、以下の手順に沿って進めてみてください。
ステップ1：会議や商談の前に作成準備をする
議事録の作成準備は、会議や商談が始まる前に済ませておきましょう。
- 構成やフォーマットを準備する
- 会議や商談の概要を把握する
- 事前に記載できる項目は埋めておく
議事録に記載すべき項目や、会議・商談の要点を頭に入れておくだけでも、メモは格段に取りやすくなります。時間に余裕がある場合は、先輩が作成した過去の議事録を見直したり、会議・商談で頻出しそうな難しい単語を調べたりするのもおすすめです。
ステップ2：会議中や商談中はメモを取る
会議や商談が始まったら、パソコンやノートでメモを取ります。きれいに文章で書こうとせずに、重要なキーワードや発言者、数字を中心に箇条書きでメモすることが大切です。商談の際は「メモを取らせていただきます」と事前に伝えておくと安心です。
ステップ3：会議や商談のあとにまとめなおす
会議や商談が終わったら、メモをもとに議事録を作成します。まずは記憶が新しいうちに、メモを見返して補足事項を追記したり同じテーマごとに分類したりします。メモの上から順に議事録をまとめてしまうと、話が前後したり同じ内容を繰り返したりする恐れがあるからです。メモの整理が終わったら、構成やフォーマットに沿って議事録を完成させましょう。
読みやすい議事録をスピーディーに書くコツ
ここからは、読みやすい議事録をスピーディーに書くコツを紹介します。議事録はどれだけ早く書いて提出できるかが鍵を握っています。ここから紹介するコツを押さえられれば、議事録への苦手意識が薄まるでしょう。
事前に議事録の目的を把握する
作成に取り掛かる前に議事録の目的を把握しておくと、記載すべきポイントや読みやすい構成がイメージしやすくなります。議事録には、以下のような目的があります。
- 会議の決定事項を関係者に共有する
- 責任の所在を明らかにする
- 会議内容の認識のずれを防ぐ
- 合意形成の証拠になる
このように、議事録は人に読んでもらう前提で作成する書類です。議事録の目的を理解したうえで作成に取り掛かりましょう。
会議・商談の要点を知っておく
事前に会議・商談の要点を知っておくと、スムーズに議事録の作成が進みます。開催目的を把握しておけば、会話のどの部分を議事録に書くべきなのかが判断しやすくなるでしょう。情報の取捨選択ができるとメモが取りやすくなり、聞き逃すことが少なくなります。
構成を決めておく
会議や商談の前に議事録の構成を決めておきましょう。事前に議事録に記載する項目を知っておくと、重要な箇所の聞き逃しが減ります。一般的な構成は以下を参考にしてみてください。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者
- 会議の内容
- 決定事項
- 課題
商談の場合は、顧客の悩みや現状、叶えたいことを構成に入れておきましょう。
読み手を意識して書く
議事録は自分のためではなく人に読んでもらうために作成します。そのため、読み手が議事録を通して何を知りたいのかを考えることが大切です。読み手が知りたいことは、議事録の前半になるべく詳しく記載します。また、適度に改行して、読み手に負担がかからないように作成しましょう。
要点を簡潔にまとめる
議事録は、発言をそのまま文字に起こして完成ではありません。会議や商談の内容を簡潔に伝える目的があるため、要点を箇条書きでシンプルにまとめましょう。文章をコンパクトにするために「だ・である調」を用いることも大切です。
5W2Hを意識して記載する
5W2Hは議事録だけに限らず、ビジネスにおいて重要な手法です。5W2Hの意味は以下の通りです。
- Who（誰が）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくら）
5W2Hを押さえると必要な情報を簡潔にまとめられます。議事録の作成時はもちろん、会議前の準備段階や会議中にメモを取る際にも意識すると必要事項の記載漏れを防げます。
テンプレートを使う
議事録を作成する際にフォーマットを一から考えるのは手間がかかります。また、議事録はスピードが肝心なので、なるべく作成には時間をかけすぎないことが大切です。
テンプレートを準備しておけば、項目に沿って情報を記載するだけで簡単に完成します。社内で共有しているテンプレートがない場合は、インターネットからダウンロードしたり自分で作成したりするといいでしょう。
議事録の書き方の例
【会議概要】
作成日：2022年7月20日（水）
作成者：田中 太郎
会議名：新サービス〇〇の販促会議
日時：2022年7月20日（水）10～11時
場所：〇〇支店A会議室
出席者氏名：山田部長、橋本、加藤、飯塚
【会議内容】
議題：新サービス〇〇の販促計画について
決定事項：
①WebサイトとSNSを用いて宣伝を行う
②キャンペーンを実施する
議論内容：
「Webサイトの再構築を行いたい」（山田）
「他社の〇〇サービスとの比較表を作成したい」（橋本）
ToDo：次回の会議までにWebサイトの再構築を完了する。
今後の予定：
・8月5日：〇〇
・8月10日：〇〇
・9月15日：〇〇
議事録を書く際の注意点
議事録を書くときは、押さえておきたい注意点があります。読みやすい議事録を効率的に作成するために、事前に気を付けたい点を把握しましょう。
自分で文字起こしをしない
議事録を作成する際は、自分で文字起こしするのは避けましょう。手作業での文字起こしは、時間がかかりすぎてしまうからです。
例えば、60分の音声データを文字起こしするには6～8時間ほどかかります。さらに文字起こししたものから要点をまとめる必要があるため、完成までに8～10時間ほど必要になるでしょう。文字起こしは手作業で行わず、AI搭載の自動議事録ツールに任せるのが効率的です。
必要以上のことを書かない
議事録には、必要以上のことを書かないように意識しましょう。議事録の読み手は忙しいなかでスピーディーに読みたいと考えている人が多いからです。所見など不要なことは書かずに、会議や商談で決まったことや今後の課題などを中心に記載します。
作成に時間をかけすぎない
議事録は会議や商談の情報共有が目的なので、なるべく早く提出する必要があります。スピーディーに作成できるように着手し、遅くても1日以内には提出しましょう。会議や商談が終わってすぐの記憶が新しい状態なら、議事録はスムーズに作成できます。
まとめ
読みやすい議事録のためには、準備やメモにも力を入れる必要があります。会議や商談が始まる前にはフォーマットを準備して、開催目的などの概要を頭に入れておきましょう。
また、議事録は情報共有の目的があるため、1日以内の提出が望ましいです。今回紹介した書き方の手順やスピーディーに書くコツ、注意点を押さえて議事録の作成時間の削減につなげてみてください。
