若手社員の中には「議事録ってどんなもの？作成する必要って何だろう？」と悩んでいる方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は議事録の基本について詳しくご紹介します。本記事を読んでいただければ、突然議事録の作成を頼まれても慌てずに会議に臨めるでしょう。書き方のポイントもご紹介するので、議事録の作成に不安を抱えている方はぜひ参考にしてください。
Table of Contents
議事録とは
議事録とは、会議や商談で話し合ったことを記録したものです。欠席した社員や関連した部署に会議の内容を伝える目的があります。文字起こしやメモと異なり、誰かに読んでもらう前提で作成しなければなりません。
議事録の必要性
まずは、議事録の必要性について整理しましょう。議事録の有無は、業務にさまざまな影響を与えます。
業務の効率化につながる
議事録を共有すると、会議や商談の内容を口頭で伝える手間がなくなります。議事録がない場合、不参加者の社員は会議内容について誰かに直接質問しなければなりません。口頭での説明は手間がかかるうえに、正確に伝わらない恐れがあります。
もし、会議の内容を正しく把握していない社員がいると、認識のすり合わせから始めなければならず、業務効率が下がってしまいます。議事録があれば、正しい会議内容を効率よく共有できるのです。
責任の所在が明確化される
議事録には会議の決定事項における責任の所在を明確化し、トラブルを防ぐ役割があります。議事録がなく記憶だけを頼りにすると、決定事項やそれに伴う業務における「誰が・いつまでに・何をする」があいまいになってしまいます。
責任の所在がわからないと「自分の担当業務を別の人が担当すると勘違いし放置してしまう」「期日までに完了できなかった」などのトラブルが起きるかもしれません。議事録に決定事項ごとの責任者や期日を記載することで、トラブルを未然に防げるのです。
合意形成の証拠になる
議事録は合意形成の証拠としても役立ちます。議事録がなく記憶だけを頼りにすると「合意した・合意していない」の水掛け論に発展する恐れがあります。
会議でお互いの意見が一致したにもかかわらず、片方が「合意していない」と主張すると、再度話し合う必要が出てくるでしょう。議事録に合意形成の証拠が残っていれば、水掛け論や会議のやり直しを防げます。
ビジネススキルの向上に寄与する
議事録の作成は、ビジネススキルの向上にも効果があります。そのため、若手社員がスキルアップの一環として任せられることの多い業務です。議事録作成には「膨大な情報の中から要点をつかむ力」「読み手を意識してわかりやすくまとめる力」が必要です。この2つはビジネススキルの基礎なので、ほかの業務にも活かせるでしょう。
議事録に記載する基本的な項目
議事録に記載する項目は会社ごとのフォーマットによって異なりますが、基本的には以下の通りです。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 出席者
- 会議の内容
- 決定事項
- 課題
「会議の内容」には、話し合いの経緯や決定するまでの議論の内容を記載します。「課題」には未決定事項や次回の会議までにするべきことを中心にまとめます。
議事録の書き方のポイント
次に議事録の書き方のポイントをご紹介します。ポイントを押さえると、スムーズにわかりやすい議事録が作成できるようになります。
事前準備を念入りにする
議事録の作成で大切なのは事前準備です。具体的には会議前に以下のような準備をするといいでしょう。
- 自社の過去の議事録を見直す
- フォーマットや構成を準備する
- 会議の目的や概要を把握する
- 事前にわかる箇所は記載する
- 会議に出てきそうな難しい用語を調べておく
議事録の構成や会議の目的を頭に入れて会議に臨むと、要点がつかみやすくなります。要点がわかると会議中のメモが格段に取りやすくなり、結果として議事録の作成はスムーズに進みます。
なるべくメモはたくさんとる
まずは、メモをたくさんとることを意識しましょう。最初のうちから会議を聞きながら、議事録に必要な情報だけをメモするのは困難だからです。慣れていない方は、なるべく会議の内容すべてをメモして、あとから不要な箇所を省いていく方法がおすすめです。何回もメモを取り、議事録の作成を繰り返すうちに、ポイントをつかめるようになります。
スピード重視で仕上げる
議事録はスピード重視で仕上げましょう。会議の記憶が新しい状態で作ると、クオリティの高い議事録を作成できるからです。会議から時間が経って記憶が薄れるとメモが読解できない可能性も考えられます。
また、議事録の提出が早いほど、会議の内容をすぐ業務に反映できます。可能であれば、会議から1時間程度で作成して共有するのがおすすめです。
発言者は忘れずに記載
議事録で話し合いの経緯や議論を記載する際は、発言者の記入を忘れずに行いましょう。議事録には「責任の所在の明確化」と「合意形成の証拠」の役割があります。発言者が明確でないと、本来の議事録の役割が果たせなくなります。誰による発言なのかを明らかにして、「言った・言わない」のトラブルを防ぎましょう。
5W2Hを意識する
5W2Hは議事録だけに限らず、ビジネスにおいて重要な手法といえます。5W2Hの意味は以下の通りです。
- Who（誰が）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくら）
5W2Hを押さえると必要な情報を簡潔にまとめられます。会議前の準備段階や会議中にメモを取る際にも意識すると、必要事項の記載漏れを防げるのです。
読みやすさ重視で簡潔に
議事録は自分用のメモではなく、人に読んでもらうために作成します。そのため、読みやすさを重視し、以下のポイントを押さえて簡潔にまとめることが大切です。
- 要点のみを箇条書きする
- だ・である調を用いる
- 敬称を省略する
- こそあど言葉は具体的な言葉に直す
- 不要な情報は削る
敬称を省略する際は「敬称略」の記載が必要です。社外用の議事録の場合は、敬称略での作成は避けましょう。
議事録を効率的に作成するには？
議事録を効率的に作成するには、ボイスレコーダーや文字起こしツールを活用してみましょう。ボイスレコーダーは、会議中に聞き逃したりメモしそびれたりした箇所を聞き直す際に役立ちます。
文字起こしツールは、音声を認識しテキスト化してくれるものです。一見便利なツールですが、精度が低いと正しく文字起こしされず、人による確認や修正に時間がかかってしまいます。なるべく手間をかけずに議事録を作成したいなら、音声認識精度の高いツールを活用するのがおすすめです。
「AI GIJIROKU」は音声認識精度99.8％の高さを誇る自動議事録作成ツールです。「議事録作成の効率を上げたい」という方はぜひチェックしてみてください。
まとめ
議事録とは、会議や商談で話し合ったことを記録するものです。会議で決定した事項や明確になった課題を、関係者に共有するために作成します。また、議事録は責任の所在の明確化や合意形成の証拠としても役立ち、会議後の業務をスムーズに進めるためには欠かせません。今回紹介した書き方のポイントや便利なツールを活用して、効率的に議事録を作成してみてください。
