議事録の必要性とは？作成する目的と無駄にならない効率的な作り方を解説

「議事録って必要なのかな？無駄な作業に感じる」議事録作成を担当するなかで、このような疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は議事録作成の必要性や、無駄にならない作成方法を解説します。議事録を上手に活用すると情報共有がスムーズになり、業務効率化も実現できます。ぜひ最後までお読みいただき、日々の業務に役立ててください。

議事録とは

議事録とは、会議や商談の場において協議した事項をまとめて関係者に共有するための文書録です。話した項目や決定事項、次にやるべきことをまとめて、関係者や欠席者に共有するのが主な目的と言えるでしょう。

議事録に記載する項目は主に以下の通りです。

• 開催日時
• 開催場所
• 文責
• 参加者
• 議題
• 目的
• 協議内容
• 決定事項
• 検討事項
• 次回やるべきこと

ビジネスにおいて会議は切っても切り離せません。議事録は会議をスムーズに進め、ひいてはビジネスの拡大のために必要不可欠です。

議事録を作成する5つの必要性

議事録には情報共有をはじめとする、さまざまな役割があります。しかし、議事録の必要性がチーム内に浸透しておらず、上手く活用できないケースもあるでしょう。ここでは、議事録の必要性を5つの視点から解説します。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1：決定事項や経緯を共有する

議事録の主な目的の一つは、決定事項や経緯の共有です。会議で決まった決定事項や業務の改善点などを関係者に共有しなければ、業務の効率化や改善が進みません。議事録を活用すればチーム内で決定事項が共有され、日々の業務に反映しやすくなります。

2：会議の備忘録となる

議事録は会議の備忘録としても重宝します。時間が経過すると会議の記憶は薄れるので、議事録で振り返りができると便利です。

口頭での伝達は効率が悪いばかりでなく、正確に伝わらない可能性があります。議事録を残しておけば、全員が正確に会議の内容を把握できるでしょう。

3：責任の所在が明確になる

議事録には発言の記録や承認した人、合意形成の証拠が記録されます。これらは後に業務上のトラブルが起きた際に役立ちます。

例えば「言った・言わない」や「合意した覚えはない」といった認識の相違があった際に、議事録の内容を振り返れば結果は一目瞭然です。業務上のトラブルを防ぐためにも、議事録で記録を残すことは重要です。

4：業務を効率化できる

議事録で決定事項や改善点が共有されると、業務効率化に繋がります。これは次のアクションプランが明確になり、業務の優先順位がつけやすくなるためです。

会議でアクションプランが決まった際、議事録がないと社員間の認識がずれて業務の優先順位が曖昧になってしまいます。議事録を作成すれば、チーム内で同じ認識のもと、効率化しつつ仕事を進められるでしょう。

5：次回の会議をスムーズに行える

議事録で前回の会議内容を把握できると、次回の会議でやるべきことも明確になります。毎回記録をつければ「前にも議論した気がする」といった無駄もなくなるはずです。議事録作成の際には「次回話し合うべきこと」も明確にし、次回の会議に繋げることを意識してみてください。

6：無駄なコミュニケーションコストを抑える

議事録には、無駄なコミュニケーションコストを抑える役割があります。例えば会議に参加できなかった方に対して、改めて時間を確保して決定事項を共有するのは非効率です。代わりに議事録をきちんと取って共有すれば、無駄なコミュニケーションが発生するのを避けられます。

また、議事録はメールで共有することもありますが、効率がいいのはクラウド上にファイルを保存することです。クラウド上に置けばメールを発信する必要がなく、内容を確認する際は各自でフォルダを見に行けば問題ありません。

議事録は無駄な作業？作成を担当するメリット

議事録作成の担当者の中には「議事録作成は無駄な作業なのではないか」と疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。しかし、議事録作成は仕事の理解度向上や情報を整理する力がつくなど、業務に活きるメリットもあります。それぞれ詳しく解説します。

仕事の理解度が上がる

議事録作成を担当すると、仕事への理解度が上がります。議事録を効率よく作成するためには、会議の目的を把握したり、わからない部分を調べたりといった準備が不可欠です。そのためには、自分が理解できない部分は議事録を取る前に把握しておく必要があります。

事前に疑問点を潰し、専門用語などを学んでいくと、仕事に関する知識が徐々に増えます。議事録を作るなかで知識が身に付けば、仕事の理解度も自然と向上していくでしょう。

情報を整理して編集する力がつく

議事録では会議の内容を、読めば数分で理解できるかたちにまとめます。そのためには、以下の工夫が必要です。

• 情報の取捨選択
• 読みやすい項目分け
• わかりづらい部分の補足
• 正確に伝わりやすい言葉選び

議事録を作成する際のこのような工夫は、日々の業務にも役立ちます。例えば普段の資料作成やプレゼン、上司とのやりとりなどの場面です。議事録作成をただの作業として取り組むのではなく、スキルを身につけられる機会だと意識すると、結果的に業務全体に良い影響を与えられます。

文書作成のスキルが上がる

議事録の作成を担当すると、文書作成のスキル向上が期待できます。簡潔に誰が見てもわかる内容を作成するには、ある程度コツがいるものです。議事録を担当し文章作成スキルが上がれば、その他の資料づくりやメールのコミュニケーションなどに活かせるでしょう。

議事録の目的を達成するための4つのチェックポイント

議事録の目的を達成するには、会議の主旨がすぐにわかることや次のアクションを明記することなどが大切です。チェックポイントをそれぞれ解説するので、議事録を作る際にぜひお役立てください。

1：会議の主旨が一目でわかる

1つ目のチェックポイントは、会議の主旨が一目でわかるかどうかです。何のための会議なのかがわからないと、話が横にそれてしまうことや認識の相違が起こる可能性があります。

したがって、最初に会議の主旨を参加者全員で共有しましょう。そして議事録にも主旨を落とし込むことが大切です。そうすれば、関係者に共通認識が生まれて会議と議事録作成、どちらも進めやすくなるでしょう。

2：次のアクションが明確である

2つ目のチェックポイントは、次のアクションが明確であることです。会議で話し合った内容だけでなく、それをもとに何をすればいいのか明記しなければ、プロジェクトは前に進みません。

仮に具体的なアクションが決まっていないのなら、決めるために必要な項目やタスクを洗い出して議事録に記載することも必要です。

3：誰が何を担当するのか記載されている

3つ目のチェックポイントは、誰が何を担当するのか記載することです。

話し合いの中で決まった次のアクションに加えて、誰が担当するのか、いつまでにやるのかも併せて記載しましょう。

そうしなければタスクが宙ぶらりんになってしまい、次の会議までに誰もやっていないという事態になりかねません。アクションを決めることに加えて、担当と期日を決めれば「やらなければいけない」という認識が生まれ、それぞれが自分のこととして会議にも臨めます。

4：欠席者が見たときに内容を理解できる

4つ目のチェックポイントは、欠席者が見たときに内容を理解できることです。会議は全員が必ず出席できるとは限りません。そのため決まった内容や大切な事項については、誰が見てもわかる内容にしましょう。

欠席者が見てもわかるようにするためには、5W2Hを意識することがポイントです。特に誰が何をやるのか、については必ずわかるようにすることをおすすめします。

無駄にならない議事録を作成するポイント

議事録作成を無駄にしないためには事前準備や結論ファースト、すぐに作成するなどのポイントがあります。それぞれ詳しく解説します。

事前準備を怠らない

先ほどもお伝えしたように、議事録作成には事前の準備が大切です。事前準備をせずにいると、会議の要点が掴めないため効率よくメモできません。重要な発言を聞き漏らす可能性もあります。

事前に会議の目的やゴールを理解していたほうが話も理解しやすく、メモをとる際も安心です。また専門用語が出てくる場合も、予習しておけば「話が理解できなかった」という心配もありません。事前準備は、効率よく議事録をまとめるために重要な工程です。

結論ファーストで簡潔にまとめる

議事録は結論ファーストで簡潔にまとめましょう。説明する際、結論を最後にすると内容がわかりづらく、読み手にストレスを与えてしまいます。「結局何が言いたいの？」と思われないよう、結論を先に持ってくると伝わりやすい議事録となります。

また、箇条書きの活用もおすすめです。発言録や文章の羅列は理解しづらく、読み手の時間を奪ってしまいます。簡潔に表現できる箇条書きなら、要点を理解しやすくなるでしょう。

会議終了後すぐに作成して共有する

議事録は会議終了後の早い段階で作成し、24時間以内に共有しましょう。議事録の共有が遅いと業務のスピード低下に繋がるだけでなく、自分の記憶も薄れていってしまいます。

記憶が新しいうちに共有すれば、読み手も理解しやすく、万が一間違いがあった場合も気づきやすくなります。なるべく会議当日の作成・共有を目指しましょう。

無駄を減らす効率的な議事録作成のコツ

ここまで、議事録の必要性や作成時のポイントを解説してきました。とはいえ、主要な業務がある中で時間をかけられない場合もあるでしょう。そこで、効率的に議事録を作成するためのコツをご紹介します。

フォーマットを活用する

議事録を効率よく作成するには、フォーマットを活用するのがおすすめです。記載する項目が決まっていないまま書き出すと非効率なだけでなく、伝えるべき項目が抜け落ちる原因にもなります。

毎回使っているフォーマットがあれば、それを利用すると読み手も理解しやすくなります。既定のフォーマットがない場合は、Web上の無料のテンプレートを活用しましょう。

会議の前に議事録を作成する

議事録は会議前から作成できます。フォーマットの用意と併せて、出席者や場所、日時などを会議の前に書いておくと効率的です。項目が少しでも埋まれば、一からの作成ではないので気が楽になるでしょう。

議事録作成ツールを使用する

議事録作成には、会議中のメモが必要不可欠です。しかし、自分が発言する場面があったり、司会をしたりする場合など、メモするのが難しい場面もあるでしょう。その際には、ツールに頼るのも有効な手段です。

AIGIJIROKUは、AIが発言を自動で文字に起こし、議事録作成を手助けするツールです。音声認識の精度は99,8%と高く、業界別音声認識もあります。さらに、新たにブックマーク機能が追加され、重要な発言に印をつけて振り返ることも可能です。

会議にAIGIJIROKUを導入し、発言や決定事項の振り返りが容易にできれば、議事録作成の時間は大幅に削減されるでしょう。

箇条書きや「だ・である調」を活用する

議事録を作る際は箇条書きや「だ・である調」を使うこともおすすめです。同じような言葉が続くときは箇条書きにすると、視覚的に文章を読みやすくなります。また「です・ます調」よりも「だ・である調」のほうが執筆のスピードが速くなり効率化にもつながるでしょう。

まとめ

議事録は業務効率化やトラブル防止に不可欠な存在です。上手く利用すればチーム内のコミュニケーションを円滑にし、日々の業務をスムーズに進める手助けになります。今回紹介したポイントを踏まえて作成すれば、無駄にならない業務に役立つ議事録を作成できるはずです。

とはいえ、議事録作成は業務の負担になってしまうのも事実であり、効率化が必要なときもあります。AIGIJIROKUは議事録作成から共有まで、情報共有の手助けをするツールです。時にはツールにも頼りながら、議事録を効率化して業務の生産性を向上させましょう。

AI GIJIROKU Blog 編集部

AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。