「フォーマットを利用して短時間で議事録を完成させたい」業務が忙しく議事録の作成にじっくり時間を使えない方は、このように考えることがあるのではないでしょうか。
そこで今回は議事録のフォーマットの重要性や事前準備のポイント、おすすめの無料テンプレートをご紹介します。本記事を読んでいただければ、時間がないなかでも読みやすい議事録を効率的に作成できるようになるでしょう。
Table of Contents
議事録のフォーマットの重要性
議事録を効率的に作成するためには、フォーマットの利用がおすすめです。フォーマットの項目に沿って内容を記載すればいいため、一から作成するよりも時間がかかりません。
また、フォーマット通りに作成すれば必要事項の記載漏れが減ります。社内で共有することで作成者による品質のばらつきを防げるでしょう。作成者にとって書きやすく、読み手によってはわかりやすい議事録にはフォーマットの準備が不可欠です。
議事録の事前準備におけるポイント
事前準備を念入りにするほど、わかりやすい議事録を円滑に作成できます。ここでは議事録を準備する際のポイントを見てみましょう。
議事録を作成する目的を理解する
まずは、以下の議事録を作成する目的を理解しておきましょう。
- 会議の決定事項を関係者に共有する
- 責任の所在を明らかにする
- 会議内容の認識のずれを防ぐ
- 合意形成の証拠になる
このように、議事録は関係者に共有し読んでもらう前提で作成します。あらかじめ作成の目的を把握しておくと、記載すべきポイントや読み手にとってわかりやすい構成が見えてくるでしょう。
会議の概要を確認する
会議の前に開催目的などの概要を知っておくと、議事録の作成は円滑に進みます。会議の目的が頭に入っていると、議事録に書くべきポイントをつかめてメモが取りやすくなるでしょう。例えば、新サービスの販促会議なら、今後行う販促活動や営業目標などが重要なポイントになると事前にわかります。
フォーマット（Excel）を準備しておく
議事録のフォーマットの準備も欠かせません。先ほど述べた通り、フォーマットがあると効率的に作成でき、作成者が変わっても一定の品質が保たれます。おすすめはエクセルで作成されたフォーマットです。エクセルであれば使い慣れている人が多く操作がシンプルなので、すぐに使いこなせるようになるでしょう。
会議が始まる前にわかることを記載しておく
開催日時や場所、参加者など会議が始まる前にわかることは記載しておきましょう。議事録は関係者に情報共有する目的があるため、なるべく早く提出することが重要です。
1日以内の提出が望ましいため、会議が終わってから急いで取り掛からなければなりません。会議前にある程度埋めておけば、会議後の作成時間を短縮でき、迅速に共有することが可能です。
メモのコツを頭に入れておく
質の高い議事録を書くためには、重要なポイントをメモし忘れないことが大切です。そこで、あらかじめメモのコツを頭に入れておくと、慌てることなく会議に集中できます。例えば、以下のことを意識してみてください。
- 矢印や丸などの記号を使う
- 数字は特に注意して聞く
- 箇条書きでまとめる
パソコンまたはノートなど、自分が使いやすいほうを選んでメモを取りましょう。
読みやすい議事録を作成するには？
次に読みやすい議事録を作成するために、意識することを紹介します。議事録の作成に慣れていない方は、ぜひ参考にしてみてください。
フォーマットやテンプレートを使う
読みやすさを追求するためにも、フォーマットやテンプレートを使用しましょう。フォーマットやテンプレートに沿って書くだけで、記載すべき項目をシンプルにまとめられるからです。特に社内で共有しているフォーマットなら従業員の多くが見慣れているため、パッと見ただけでも重要な箇所がわかるでしょう。
要点だけを書く
議事録は発言をそのまま文字起こしして完成ではありません。要点をまとめて読みやすくすることが大切です。雑談の内容や所見など不要なものは書かず、読み手にとって必要な情報だけを記載しましょう。読み手の多くは時間をかけて読みたいのではなく、短時間で会議の内容を把握したいからです。なるべくシンプルに箇条書きでまとめるようにしてみてください。
5W2Hを意識する
5W2Hは情報を論理的に整理して伝えたい際に便利な手法です。5W2Hの意味は以下の通りです。
- Who（誰が）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくら）
5W2Hを押さえると必要な情報を簡潔にまとめられます。議事録の作成時はもちろん、会議前の準備段階や会議中にメモを取る際にも意識するといいでしょう。
スピードを重視する
議事録はスピードを重視して仕上げましょう。関係者へ迅速に情報を共有することが、議事録の目的だからです。また、会議が終わって記憶が新しい状態で着手すれば、重要箇所の漏れがない議事録に仕上げられます。
議事録のフォーマット例
ここでは議事録のフォーマットを紹介します。
【会議概要】
作成日：
作成者：
会議名：
日時：
場所：
出席者氏名：
【会議内容】
議題：
決定事項：
議論内容：
ToDo：
今後の予定：
こちらをコピーしてドキュメントに貼り付け、項目に沿って情報を埋めていただければ、シンプルな議事録が完成します。基本的には会社のフォーマットがある際は、そちらを使うようにしましょう。ご自身でテンプレートを準備する場合は、使い勝手のいいエクセルを社内用に作成して共有するのがおすすめです。
無料でダウンロードできる議事録のテンプレート
「社内で共有しているテンプレートがない」「自分でテンプレートを作るのは手間……」と考えている方に向けて、無料でダウンロードできる議事録のテンプレートを紹介します。使いやすいテンプレートを見つけて、ぜひ利用してみてください。
【Excel（エクセル）】使いやすいおすすめテンプレート
エクセル書式の議事録無料テンプレートです。A4用紙1枚にまとまり、プリントアウトすることもできます。必要事項が網羅されていて、手軽に議事録で作成できておすすめです。
【Word（ワード）】すっきりとまとまるテンプレート
ワードで使える議事録の無料テンプレートです。項目に沿って必要事項を記載すれば、議事録の作成は簡単になります。使いやすさにも定評があります。
【Word（ワード）】シンプルで見やすいテンプレート
こちらもワードで使える無料テンプレート。項目に沿って書いていくと、シンプルで見やすい議事録が完成します。
まとめ
わかりやすい議事録を効率的に作成するには事前準備が大切であり、特にフォーマットの準備は欠かせません。フォーマットに沿って必要事項を記載すると、簡単に要点がまとまった議事録を作成できます。
また、社内で共有して使いまわせば、作成者が変わっても一定の品質が保たれます。フォーマットやテンプレートを利用して、議事録の作成を効率的に進めましょう。
