「議事録の共有ってどうやったらいいのかな？文面やマナーが間違っていないか心配･･･。」議事録作成を担当して、このようなお悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録の共有におすすめのツールと共有する際の注意点をご紹介します。
本記事を最後まで読めば、議事録の共有方法から共有時のメールの文面まで詳しく理解できるでしょう。ぜひ、参考にしてください。
目次
議事録を共有する重要性
議事録の共有は決定事項や課題を周知し、業務の効率化を図るために大切です。なるべく会議終了後24時間以内に作成し、会議の参加者や関係者へ共有します。スピーディーに共有することで、業務に必要な情報を仕事に活かしやすくなります。
また議事録は、発言の責任や合意形成の証拠を明確にする役割もあります。業務上のトラブル防止のためにも議事録は重要と言えるでしょう。
議事録の共有におすすめのツール
議事録や資料の共有はメールがスタンダードな手段でしたが、昨今は便利なツールが増え、共有方法もさまざまです。それぞれの方法を詳しく見ていきましょう。
メール
先ほどもお伝えしたように、メールはスタンダードな共有方法です。議事録自体をメールの文面で送るか、添付ファイルで議事録を共有します。特別なツールがなくても、メールさえあれば共有できるのがメリットです。
しかし、送り先間違いによる情報漏洩のリスクには、注意しなければなりません。また、よく使うツールだけに、件名などを工夫しないとメールが埋もれてしまうこともあるでしょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットでも議事録の共有が可能です。SlackやChatworkなど、気軽に使えるチャットツールがあります。メッセージとともに議事録の添付ファイルをつければいいので、共有が簡単です。
メールと比較してカジュアルな印象があり、スタンプで「了解です」などの返信の手間を省けるのもメリットと言えるでしょう。しかし社外に共有する場合は、同じチャットツールを使っていない可能性もあるので、事前の確認が必要です。
グループウェア
グループウェアとは、社内でコミュニケーションや情報共有を円滑に行い、業務を効率化するためのツールです。Office365、Google Workspaceなど、様々なツールが利用されています。
機能は多岐にわたり、スケジュール管理や掲示板、会議室の予約などがあります。社内の情報が一元化されているので、全社で利用すればとても便利なツールです。
議事録も一度アップしておけば、メールやチャットのように過去まで遡らずとも探しやすいのがメリットです。しかし、社外に共有する場合は、共通で利用しているツールなのか事前に確認が必要です。
社内Wiki
社内Wikiは、社内の情報を一元管理するためのツールです。グループウェアと異なり、議事録やマニュアル、業務ノウハウなど、情報をストックすることに特化しています。notionなどが有名です。議事録を保管する場所を決めておけば、各々がたくさんのメールから探す手間もありません。
議事録作成ツール
議事録作成ツールは、会議の録音や議事録の作成、共有までを一括で行えるツールです。
AIGIJIROKUは議事録の文字起こしや翻訳、編集や重要事項のブックマークなど、会議に特化した機能が充実しています。
また、ツール内での議事録の共有はもちろん、議事録のリンクも簡単に発行できます。そのため、社外への議事録共有も簡単で、ファイルをダウンロードする手間も取らせません。会議が多い、議事録に時間を割けないという場合は検討してみるといいでしょう。
議事録をメールで共有する時のポイント
議事録をメールやチャットで共有する際、メールの文面に悩む方もいるのではないでしょうか。特に社外へ共有する際には、メールの文面に配慮する必要があります。実際の文面も併せて見ていきましょう。
メールの件名や本文は簡潔に書く
議事録の共有に限った話ではありませんが、メールの件名や本文は簡潔に書くと読み手の負担が減り、伝わりやすくなります。特に件名がわかりづらいと、メールが埋もれてしまい「議事録が見つからない」など手間をかけさせてしまうかもしれません。
件名はどの会議の議事録か分かるようにし、本文は長々と書かないように箇条書きや項目を分けて説明します。
議事録共有メールの一例
先ほどお伝えしたように、議事録のメールは要点をわかりやすく簡潔に書くことが大切です。以下にメールの一例を記載しましたので、参考にしてください。
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件名：◯月◯日に行われた企画会議の議事録
お疲れ様です。
営業部の佐藤です。
◯月◯日に行われた企画会議の議事録を添付にて共有いたします。
日時：◯年◯月◯日◯時～◯時
場所：第2会議室
決定事項：〜〜〜〜
今後の課題：〜〜〜〜
添付資料：△△企画会議議事録.docx
お忙しいところ大変恐縮ですが、ご一読の上、加筆修正がございましたら佐藤までご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
以上
株式会社〇〇
営業部 佐藤
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議事録を共有する際の注意点
議事録を共有する際には、文面以外にも注意しなければならない点があります。ひとつずつ詳しく解説します。
当日中に送る
議事録は、24時間以内の共有が大切です。会議から時間が空いてしまうと、業務に必要な事項が組織内に行き届かず、業務上のミスが発生する可能性もあるでしょう。
会議の記憶が新しいうちに共有すると、読み手も頭に入りやすくなり、万が一誤りがあった際にも気づきやすくなります。会議後の早い段階で作成し、細かい体裁よりもスピード重視で共有するといいでしょう。
メールでの共有は宛先間違いに注意
議事録をメールで共有する際には、先ほども説明したように、宛先間違いには注意しましょう。特に送信人数が多いと不要な人が入って間違えてしまうこともあります。社外への共有は情報漏洩にも繋がるリスクがあるため、慎重な確認を心がけましょう。
社外への共有は挨拶や署名に注意
社外へ共有する際には、挨拶や署名をはじめとしたメールのマナーには気をつけなくてはなりません。良い雰囲気で終わった会議も議事録の文面が失礼だったら印象も悪くなってしまいます。メール作成に慣れておらず不安な方は、一度上司に確認してもらうといいでしょう。
ファイルの容量に気をつける
ファイルを添付する際には、その容量が大きいと受け取り先の負担となってしまいます。
特に画像が入っている場合は容量が大きくなりやすいので、圧縮するなどの工夫をしましょう。
まとめ
議事録の共有にはメールだけではなく、さまざまなツールを活用できます。ツールを上手く活用すれば、情報の共有がスムーズになり、議事録をより有効に活用できるでしょう。今回ご紹介したツールの特徴を比較すれば、自社のニーズにマッチした共有方法が見つかるはずです。議事録の共有方法を確立し、業務を効率化しましょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
