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議事録 2022/08/19

議事録のメモが追いつかない方必見!効率よくメモを取る5つのコツを紹介

議事録の作成担当者で「会議中のメモが追いつかない。効率よくメモする方法を知りたい。」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、議事録のメモを効率よく行うための5つのコツをご紹介します。実践すれば効率よくメモできるだけでなく、議事録作成もスムーズにできます。ぜひ最後までお読みいただき、メモの効率化に役立ててください。

議事録の役割

議事録の主な役割は「情報共有」と「責任の明確化」です。会議で決まった決定事項や今後の課題などを共有することで、組織内のアクションプランが明確になります。議事録を利用すると迅速にわかりやすく情報を共有できるため、業務効率化も実現できます。

加えて、責任の明確化も大切な役割です。議事録は発言の記録や合意形成の証拠などが残ります。認識の相違によるトラブルが起きた際にも、議事録を振り返ることで解決できるのです。

議事録のメモを効率よくとる5つのコツ

会議中のメモを効率よくとるために役立つ、5つのコツをご紹介します。メモが効率よく取れると、議事録の作成もスムーズに進みます。ひとつずつ詳しく見ていきましょう。

1:事前に会議の内容を確認しておく

会議の内容は事前に確認しておきましょう。何もわからないまま会議に参加すると話の内容を理解できず、メモすべき点が分からなくなってしまいます。

会議の目的やゴール、議論の内容などを事前に把握することが大切です。アジェンダがあれば目を通し、無かった場合でも上司に聞くといいでしょう。また専門用語など、分からない部分を事前に調べておくと安心です。会議の目的を理解すれば、要点が見えてくるので落ち着いてメモできます。

2:全てをメモしようとしない

全ての発言をメモしようとすると会議の内容が頭に入らず、かえって重要な発言を聞き逃してしまいます。メモする項目はある程度決めておきましょう。先ほどお伝えしたように、事前に会議内容を把握した上で項目を考えると無駄がありません。

大切な項目を絞ってメモすれば手一杯にならず、会議の内容も頭に入りやすくなります。また、項目を決めておけば議事録の作成も効率的に行えるでしょう。

3:日時や数値は確実にメモする

日時や数値など重要な数字は確実にメモしましょう。業務に関わる数字が曖昧だと、ミスやトラブルに繋がる可能性もあります。

例えばサービスの開始日程や商談の日時などは、業務に直接的な影響が出る数字です。確実にメモすることを心がけ、万が一聞き逃した場合も、忘れずに確認しましょう。

4:略語・記号を上手く使う

議事録のメモでは、略語や記号を使って、書く文字数を減らすのがポイントです。メモの段階では発言者の名前、物の正式名称、漢字などを正確に書く必要はありません。それよりも確実に内容をメモすることが大切です。

例えば、決定事項は「決」、人名の佐藤さんは「サ」と略します。記号についても重要な発言に「★」をつけたり、疑問点に「?」をつけたりします。自分が理解できるようにメモすればいいので、ルールを決めて略語や記号を活用するといいでしょう。

5:聞き取れない部分もメモしておく

会議の中で聞き取れない部分が出てきたら、その部分もメモしておきましょう。昨今はオンライン会議も盛んに行われるため、ツールの不具合で「音声が聞き取れなかった」という経験もあるのではないでしょうか。

しかし、会議の重要な部分が聞き取れないと、議事録作成にも影響が出てしまいます。聞き取れなかった部分もメモしておけば、あとで確認したい時もスムーズです。該当箇所には印をつけておき、会議が終わるまでに忘れず確認しましょう。

議事録のメモに便利なツール

議事録作成に欠かせない会議中のメモですが、話の流れが早い会議や、自分も発言しなくてはならない会議では、メモするのが難しいこともあるでしょう。そんな時は、議事録作成ツールやICレコーダーに頼るのもおすすめです。それぞれの特徴を詳しくご紹介します。

議事録作成ツール

議事録作成ツールは、AIが音声を認識して自動で文字起こしや翻訳を行うツールです。Web会議ツールとの連携も簡単にでき、リアルタイムで文字起こしされるので、落ち着いて要点だけをメモできるでしょう。

AIGIJIROKUは、高い音声認識精度を誇る議事録自動作成ツールです。重要発言を振り返りやすくする「ブックマーク機能」も搭載され、簡単に要点を振り返れます。メモの補助だけでなく、議事録作成の負担も大幅に軽減してくれるので、導入を検討してみてください。

録音ツール

ICレコーダーやボイスメモなどの録音ツールも、会議中のメモに有効です。全ての発言を録音しているので、重要な部分やメモが追いつかなかった部分を後から聞き返せます。

録音ツールはあくまでもメモの補助として利用するといいでしょう。録音する際にはマナーとして、事前に了承を得るなどの配慮が必要です。

メモを議事録に起こすときの注意点

メモを議事録に起こす際には、いくつかの注意点があります。以下の3点を参考にしていただき、業務に活用できる議事録を作成しましょう。

フォーマットを活用する

1つ目の注意点は、議事録のフォーマットを用意することです。フォーマットを使うことで、項目の抜け漏れを防ぎ、書く内容に迷わなくなります。社内で決められた書式があれば、それを利用しましょう。毎回同じ書式なら、読み手も理解しやすくなります。

フォーマットがない場合でも、効率よく作成するために用意しておくのがおすすめです。Webでは無料のテンプレートも配布されています。一度用意しておけば、次回以降の議事録作成もスムーズに取り掛かれるでしょう。

結論を明確にする

2つ目の注意点は、結論を明確にすることです。結論が分かりづらいと、決定事項が正確に伝わらず、読み手にストレスを与えてしまいます。議事録は明確にまとめることが大切です。

会話はそのまま記載するのではなく「結論→経緯や理由」の順に並べ替えると伝わりやすくなります。また、箇条書きを活用すると分かりやすくなり、読み手の時間も奪いません。

結論が明確になるように工夫をし、活用しやすい議事録を目指しましょう。

24時間以内に共有する

議事録は会議終了後、24時間以内に作成・共有します。議事録の共有に時間がかかってしまうと、必要な情報が行き届かず業務のスピードが落ちてしまいます。

また、議事録作成者も含め、参加者の記憶は時間と共に薄れていくものです。記憶が新しいうちに作成すれば時間もかからず、万が一誤りがあっても見つけやすくなります。

事前に書ける項目は埋めておき、会議終了後の早いうちに残りの項目を埋めると、効率よく作成できます。

まとめ

今回は議事録作成におけるメモのポイントを解説しました。最初はメモするべきポイントを捉えたり、話を理解したりと難しい部分もあるでしょう。しかし、今回ご紹介した5つのコツを意識しながら日々の会議に臨めば、次第にメモが早くなるはずです。

また、どうしてもメモが追いつかない場合はツールの活用もおすすめです。AIGIJIROKUは、発言の文字起こしやブックマーク機能で議事録作成の負担を軽減します。会議のメモや議事録作成に時間を割けない場合は、検討してみるといいでしょう。

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