議事録の作成担当者で「会議中のメモが追いつかない。効率よくメモする方法を知りたい。」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録のメモを効率よく行うための5つのコツをご紹介します。実践すれば効率よくメモできるだけでなく、議事録作成もスムーズにできます。ぜひ最後までお読みいただき、メモの効率化に役立ててください。
目次
議事録の役割
議事録の主な役割は「情報共有」と「責任の明確化」です。会議で決まった決定事項や今後の課題などを共有することで、組織内のアクションプランが明確になります。議事録を利用すると迅速にわかりやすく情報を共有できるため、業務効率化も実現できます。
加えて、責任の明確化も大切な役割です。議事録は発言の記録や合意形成の証拠などが残ります。認識の相違によるトラブルが起きた際にも、議事録を振り返ることで解決できるのです。
議事録のメモを効率よくとる6つのコツ
会議中のメモを効率よくとるために役立つ、6つのコツをご紹介します。メモが効率よく取れると、議事録の作成もスムーズに進みます。ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
1：事前に会議の内容を確認しておく
会議の内容は事前に確認しておきましょう。何もわからないまま会議に参加すると話の内容を理解できず、メモすべき点が分からなくなってしまいます。
会議の目的やゴール、議論の内容などを事前に把握することが大切です。アジェンダがあれば目を通し、無かった場合でも上司に聞くといいでしょう。また専門用語など、分からない部分を事前に調べておくと安心です。会議の目的を理解すれば、要点が見えてくるので落ち着いてメモできます。
2：全てをメモしようとしない
全ての発言をメモしようとすると会議の内容が頭に入らず、かえって重要な発言を聞き逃してしまいます。メモする項目はある程度決めておきましょう。先ほどお伝えしたように、事前に会議内容を把握した上で項目を考えると無駄がありません。
大切な項目を絞ってメモすれば手一杯にならず、会議の内容も頭に入りやすくなります。また、項目を決めておけば議事録の作成も効率的に行えるでしょう。
3：日時や数値は確実にメモする
日時や数値など重要な数字は確実にメモしましょう。業務に関わる数字が曖昧だと、ミスやトラブルに繋がる可能性もあります。
例えばサービスの開始日程や商談の日時などは、業務に直接的な影響が出る数字です。確実にメモすることを心がけ、万が一聞き逃した場合も、忘れずに確認しましょう。
4：略語・記号を上手く使う
議事録のメモでは、略語や記号を使って、書く文字数を減らすのがポイントです。メモの段階では発言者の名前、物の正式名称、漢字などを正確に書く必要はありません。それよりも確実に内容をメモすることが大切です。
例えば、決定事項は「決」、人名の佐藤さんは「サ」と略します。記号についても重要な発言に「★」をつけたり、疑問点に「？」をつけたりします。自分が理解できるようにメモすればいいので、ルールを決めて略語や記号を活用するといいでしょう。
5：聞き取れない部分もメモしておく
会議の中で聞き取れない部分が出てきたら、その部分もメモしておきましょう。昨今はオンライン会議も盛んに行われるため、ツールの不具合で「音声が聞き取れなかった」という経験もあるのではないでしょうか。
しかし、会議の重要な部分が聞き取れないと、議事録作成にも影響が出てしまいます。聞き取れなかった部分もメモしておけば、あとで確認したい時もスムーズです。該当箇所には印をつけておき、会議が終わるまでに忘れず確認しましょう。
6：重要な項目を意識しておく
議事録を作成する際は、会議中の全てをメモしようとしても難しいでしょう。あらかじめ会議の内容や資料に目を通しておき、重要なポイントを抑えることも大切です。事前に把握できる情報、資料に記載された情報のメモは避けましょう。決定事項や懸念事項、現状の問題など、議事録を取る上で最も必要な項目を頭に入れておき意識することで、聞き逃しを防げます。
メモが難しい場合はツールやアプリを活用する
議事録を作成するには、「正確に聞き取る」「その場で整理する」「瞬時に記述する」など、多くのスキルが必要になります。会議中のメモが難しい、正確性に欠けてしまうという場合は、録画や録画などツールやアプリを活用しましょう。
録音ツール・レコーダー
ICレコーダーやボイスメモアプリなどのろくーんツールも、会議中のメモに有効です。会議中の全ての音声を録音しているので、後から聞き返せば重要な部分やメモが追いつかなかった部分を聞き返せます。
議事録作成に不慣れな場合は必ず用意しましょう。正確な記録を残すために不可欠な録音ツールですが、書き起こしには聞き直すのには時間が掛かってしまう点には注意しましょう。
また、録音する場合は参加者全員に録音する旨を事前に伝え、了承を得るのがマナーです。
議事録作成ツール
議事録作成ツールは、AIが音声を認識して自動で文字起こしや翻訳を行うツールです。Web会議ツールとの連携も簡単にでき、リアルタイムで文字起こしされるので、落ち着いて要点だけをメモできるでしょう。
AIGIJIROKUは、高い音声認識精度を誇る議事録自動作成ツールです。重要発言を振り返りやすくする「ブックマーク機能」も搭載され、簡単に要点を振り返れます。メモの補助だけでなく、議事録作成の負担も大幅に軽減してくれるので、導入を検討してみてください。
録音ツール
ICレコーダーやボイスメモなどの録音ツールも、会議中のメモに有効です。全ての発言を録音しているので、重要な部分やメモが追いつかなかった部分を後から聞き返せます。
録音ツールはあくまでもメモの補助として利用するといいでしょう。録音する際にはマナーとして、事前に了承を得るなどの配慮が必要です。
メモを議事録に起こすときの注意点
メモを議事録に起こす際には、いくつかの注意点があります。以下の3点を参考にしていただき、業務に活用できる議事録を作成しましょう。
フォーマットを活用する
1つ目の注意点は、議事録のフォーマットを用意することです。フォーマットを使うことで、項目の抜け漏れを防ぎ、書く内容に迷わなくなります。社内で決められた書式があれば、それを利用しましょう。毎回同じ書式なら、読み手も理解しやすくなります。
フォーマットがない場合でも、効率よく作成するために用意しておくのがおすすめです。Webでは無料のテンプレートも配布されています。一度用意しておけば、次回以降の議事録作成もスムーズに取り掛かれるでしょう。
【会議名】
【日時】
【出席者】
（出席者を順に記載）
【議題】
1.○○について
（議論内容を記載）
2.△△について
（議論内容を記載）
【決定事項】
1.○○について
（決定内容を記載）
2.△△について
（決定内容を記載）
【次回会議予定日】
【その他・備考】
情報を取捨選択する
議事録を作成する場合は情報の取捨選択も大切です。
議題から外れたものや決定内容に関わらない発言などは省いて、重要と思われる点のみ記載しましょう。
結論を明確にする
2つ目の注意点は、結論を明確にすることです。結論が分かりづらいと、決定事項が正確に伝わらず、読み手にストレスを与えてしまいます。議事録は明確にまとめることが大切です。
会話はそのまま記載するのではなく「結論→経緯や理由」の順に並べ替えると伝わりやすくなります。また、箇条書きを活用すると分かりやすくなり、読み手の時間も奪いません。
結論が明確になるように工夫をし、活用しやすい議事録を目指しましょう。
敬称は？上司に確認は取る？
議事録作成の際は重役や決裁権者の場合でも基本的に敬称は不要ですが、冒頭に「（敬称略）」と明記しておきましょう。
会社や部署、チーム単位でルールが決まっていることも多いので、不安な場合は議事録作成後に上司などに確認を依頼するのが無難です。
24時間以内に共有する
議事録は会議終了後、24時間以内に作成・共有します。議事録の共有に時間がかかってしまうと、必要な情報が行き届かず業務のスピードが落ちてしまいます。
また、議事録作成者も含め、参加者の記憶は時間と共に薄れていくものです。記憶が新しいうちに作成すれば時間もかからず、万が一誤りがあっても見つけやすくなります。
事前に書ける項目は埋めておき、会議終了後の早いうちに残りの項目を埋めると、効率よく作成できます。
まとめ
今回は議事録作成におけるメモのポイントを解説しました。最初はメモするべきポイントを捉えたり、話を理解したりと難しい部分もあるでしょう。しかし、今回ご紹介した5つのコツを意識しながら日々の会議に臨めば、次第にメモが早くなるはずです。
また、どうしてもメモが追いつかない場合はツールの活用もおすすめです。AIGIJIROKUは、発言の文字起こしやブックマーク機能で議事録作成の負担を軽減します。会議のメモや議事録作成に時間を割けない場合は、検討してみるといいでしょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
