要約にはコツがあるけど、まとめ方がわからない。このように悩んだことがありませんか。コツを掴むのが難しいと思い、諦めてしまうのも無理はありません。
しかし要約の仕方を簡単だと理解できれば、実行できて文章力が上がり他に良い影響を及ぼす期待が持てます。
この記事では要約の意味、気をつけるポイント、文字数目安から型を解説していきます。
目次
要約とは
「要約」とは文章などの重要な点をまとめて、簡潔にわかりやすくすることです。長い文章を完読してもらうには、文章の構成を考える必要があります。しかし、ようやくの場合は文字数が限られることが多いので、文章力のトレーニングにも多く採用されています。
要約の目的は、相手にシンプルにわかりやすく伝えることです。
情報が行ったり来たりするのを防ぎ、頭にイメージができて理解しやすいものにするためとも言えます。
要約時に気をつけたい2つの注意点
要約するときにも、気をつけたいポイントが2つあります。要約が必要となる場合は、会議の議事録をまとめたり、インタビューを文字起こしして要点を絞ったりなど、様々な状況があります。
この章では文章を要約するときに気をつけたいポイントから、各自の状況に合わせて判断できる基準をお伝えしていきます。
元の文章をそのまま使わない
要約時に気をつけたい注意点の1つ目は、元の文章をそのまま使わないことです。
元の文章をそのまま使う引用は、著作権に反することになります。ですので、引用元の記載は必須ですし、参考程度にすることです。
必ず別の言葉に言い換えた「リライト」を実施しましょう。
インタビューや議事録内容をまとめる際には、発言をそのまま文字起こしにせず、リライトを実施することで、要約につながります。
自分の意見や解釈は入れない
要約は個人的な解釈を伝えるより、正しい情報を伝えることが目的の場合が多いです。その場合、自分の意見や解釈は必要のない情報になってしまいます。
ブログ等を除き、誰が見てもわかりやすい要約をすることが求められます。
要約にはコツがある！？まとめ方を解説
要約にはコツがあり、わかりやすさと見やすさも意識することで、印象が良くなります。
誰もが納得する要約にするのではなく、見やすさや伝えるポイントを意識するだけで、要約が簡単になるでしょう。
段落を適切に整える
要約のコツ1つ目は、段落を適切に整えることです。段落は文章の意味、流れが変わるところで段落を区切ると伝わりやすくなります。
段落を区切る方法としては1行あけるだけで十分です。
文頭のスペースは必要なく、ここでは「見やすさ」を演出するために使います。
文字が詰まった印象を与えて、読まれないことを回避するのが目的です。
筆者の伝えたいことを文章に入れる
要約のコツ2つ目は、伝えたいことを文章に入れることです。
基本的なことですが忘れがちです。
何を伝えたいのか？を汲み取り、絞って伝えていくことが理解のしやすさにつながります。
ただし、一方的な価値観を押し付けるようなまとめ方は、見る相手に不快な印象を与えてしまいます。どんな目的で伝えるのか？を明確にして要約に取り組むことで、押し付け感は回避できるでしょう。
全体図がイメージできるようにまとめる
要約のコツ3つ目は、全体図がイメージできるようまとめることです。
小説のように中身をストーリー立てるのではなく、初めに結論と全体像を言い渡すほうが、初めに何を伝えてくれるのか？がわかると、読み手の頭にイメージが広がりやすくなります。
次の章で結論が先で伝わる型を紹介します。
また要約のコツを活かし、すぐにできるトレーニング方法を紹介します。
【即効性あり！？】要約力と文章力が上がるトレーニング
前の章でお伝えした要約のコツを試していけば、文章力が上がることに直結しやすいです。
なぜなら要約は伝えるべきことを絞っているからです。
文章力が高まっていけば、長文でも読まれる文章、言葉で説明しても最後まで聴いてくれる解説ができるようになります。
この章では簡単にできる要約力と文章力が上がるトレーニングを紹介します。
文字数は150字以内を目安にまとめる
要約力と文章力が上がるトレーニング1つ目は、文字数は150字以内を目安にまとめることです。150字以内には次の理由があります。
”テキスト・メッセージの生みの親である「Friedhelm Hillebrand」が、文字数が160文字であればまとまった意味を伝えることが可能であることを発見し、葉書などに使われる文字数は150文字以下のケースがほとんどであることが分かった。
そのため多くのSNSが160文字の文字数制限を採用した。”
Twitterの140字以内もこの原理から採用されたと言われています。
また、SNSの自己紹介の欄も160字以内のものが多いことから、要約できるスキルはシンプルにまとめる力と、相手に理解しやすいものを提供できると言えるでしょう。
150字とはWord、Googleドキュメントの4行分ほどになります。
上記の4行なら読めると感じる文章量です。
4行にまとめることを意識すればまとめる目安ができます。
目安ができれば余分な文章を削る部分も明確になるので、トレーニングになり上達が目指しやすいでしょう。
PREP法を意識する
要約力と文章力が上がるトレーニング2つ目は、PREP法を意識することです。
PREP法とは次の頭文字で、WEB上のライティングスキルで最初に覚えるべき方法として教えられていることが多いです。
P（Point）結論
R（Reason）理由
E（Evidence）証拠・例
P（Point）結論
はじめに結論を言って、その理由と証拠を示し最後に結論を伝えます。
150字以内でPREP法を活用していけば、要約に必要な文字数と書くべき内容が定まってきます。
例文：議事録に文字起こし機能がおすすめなことを伝えるとき
議事録の作成には、AIによる文字起こし機能を使うのがおすすめです。（Point）
理由は会話を全て文字にできるので、まとめる時間が削減できるからです。（Reason）
実際にツールを導入した企業が会議時間内で結論が出て、残業時間が減った実績があります。E（Evidence）
文字起こし機能は、時間を短縮するメリットから相乗効果を生み出す期待があります。P（Point）
150字前後でPREP法を使うと、まとまりやすくなります。
上記の例に証拠のデータを付け加えたりできれば、要約の質も高まり伝わる文になっていくでしょう。
文章をアウトプットして評価をもらう
要約力と文章力が上がるトレーニング3つ目は、文章をアウトプットして評価をもらうことです。読まれる要約や文章を書ける人ほど、多くのフィードバックをもらっています。なぜなら無意識に「自己満足」な文章になっていないか？を避けるためです。
要約は見る側にとって理解しやすい文章が求められます。
そのため要約した自分自身と、他人からのフィードバックを合わせてもらうのが有効です。
とくに要約したものが多くの人に閲覧される場合、フィードバックは必ず受けましょう。
その際には、個人的な解釈が入らないよう、次の観点から見て欲しいと相手に伝えると良いです。
1．全体を読んで要約の目的が理解できたか
2．読んでいて誤字がないか
3．個人的な思いが入っていないか
全体を読んで伝わらなかったら、要約しているとは言えません。理解できた部分と、わかりづらい点を教えてもらうと良いでしょう。
個人ブログ等を除けば、個人的な思いが入った文章・要約は相手に価値が伝わらない可能性が高いです。情報提供をするならば、個人的な解釈を入れる場合、相手に理解をしてもらった後に入れるのが良いです。
客観的に見て伝える立場で書く
要約力と文章力が上がるトレーニング4つ目は、客観的に見て伝える立場で書くことです。前項は他者からフィードバックをもらうことでした。ここでは自身が客観的に見て伝える立場で書くことを意識します。
客観的に見るやり方は次のことを試してみましょう。
1．要約した文、書いた文章を数時間後に見直す
2．他人が書いた文章として見る
3．意味が通っているかを最終チェックする
他者のフィードバックをもらえないときもあります。そのときは自分自身が文章をチェックする習慣があると、トレーニングとフィードバックが両方できるようになります。
まとめ
要約力を向上させるにはコツを理解して、何回も練習することで鍛えられていきます。コツを掴んでも実践をしなければ能力は上がっていきませんよね。PREP法を意識しながら練習していけば、要約力と文章力がセットで上達していくでしょう。さらにコミュニケーション力の向上、会議などで言葉を発して伝えたりする能力も自然に磨かれる期待が持てます。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
