近年、テレワーク（リモートワーク）が一般的になってきました。新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から、在宅勤務でのテレワークに移行せざるを得なくなった人も多いのではないでしょうか。
しかし、テレワークにおける遠隔コミュニケーションは、お互いがオフィスにいる状態よりも課題が生まれやすいものです。そんな課題は、コミュニケーションのためのツールをうまく活用して対処しましょう。
この記事では、遠隔コミュニケーションを円滑にするためのツールをご紹介します。テレワークでのコミュニケーションにお困りの方や、これからテレワークを導入する予定の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
遠隔コミュニケーションとは
遠隔コミュニケーションとは、物理的に離れたところにいる相手と、音声・映像・文面を通じたコミュニケーションを取ることです。具体的には、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを使って、チャットや電話、メールでその場にいない人とやり取りすることを指します。
テレワークは、業務上で遠隔コミュニケーションを必要とする最たるものです。感染症拡大防止対策という意味合いだけでなく、時間や場所の制約が少ないというメリットがある働き方として、ここ数年で大きく普及してきました。今や仕事をする上で、遠隔コミュニケーションは欠かせないものとなりつつあります。
一方で、お互いの顔や勤務状況の見える状態ではないため、オフィスにいる時と同様のコミュニケーションが取りづらいというデメリットも生じてしまいがちです。画面を通してや文字だけでのコミュニケーションは、慣れていないと意図がうまく伝えられないことも多いものです。
遠隔コミュニケーションがうまくいかないと、結果として業務に支障をきたしてしまうことも考えられます。そうならないためにも、遠隔コミュニケーションの導入にあたって考えられる課題を知り、その対策を行いましょう。
遠隔コミュニケーションにおける課題
遠隔コミュニケーションならではの課題は、主にコミュニケーション不和を引き起こしやすいものです。いずれも企業側・社員個人側の双方がうまくツールを活用しながら対策を講じれば、対処可能な問題ばかりです。まずは考えられる課題について知りましょう。
コミュニケーションコストがかかる
コミュニケーションコストとは、情報伝達・意思疎通にかかる時間や労力のことです。同じ場に居れば気軽に声をかけて短時間で確認できることも、遠隔コミュニケーションではチャットやメールでの連絡が必要になり、口頭で話すよりも労力がかかってしまいます。
また、相手がメッセージに気付かず、返信がなかなか来ないこともあります。「ここを確認しないと業務が進められないのに、相手から返事が来なくて何もできない」といったケースが発生してしまうこともあるでしょう。情報伝達や意思疎通に時間も労力もかかってしまいやすいのは、遠隔コミュニケーションの大きな課題だと考えられます。
雑談がしづらい
オフィスでは休憩時間や業務の合間に何気なく生まれる雑談が、遠隔コミュニケーションでは生まれづらいといった課題があります。一見すると業務に関係が無いように思える雑談ですが、社員同士のコミュニケーションは働きやすい環境づくりに必要なものです。
チャットツール上で気軽な話がしやすい「雑談部屋」のようなものを作ったり、会議の冒頭でアイスブレイクとして雑談の時間を取ったりと、意識してコミュニケーションの機会を儲けることが大切です。
疎外感が生まれやすい
テレワークの人とオフィスに出社している人が混在すると、一方に疎外感が生まれてしまうこともあります。例えば会議の際に、リモートで参加している人には話が聞き取りづらかったり、会議の時間が終了した後にオフィスにいる人だけで話が進んでいたり、といったケースが考えられます。
こうした疎外感を生まないためには、オフィスにいる人もWeb会議ツールを使用して会議に参加するなど、配慮が必要になります。
そっけない印象を与えてしまう
遠隔コミュニケーションは、直接顔を見て話すよりもそっけない印象を与えてしまいがちな点に注意が必要です。チャットやメールの文面では、表情や声色といった非言語的な情報が読み取れないため、想像以上に冷たい印象を抱かせてしまうものです。
カメラをオンにしてWeb会議をすれば声色と表情が伝わりますが、直接会うよりも表情が見えづらかったり、無意識のうちに表情が硬くなっていたりします。遠隔コミュニケーションではこうした傾向があることを踏まえて、文章表現や声色・表情が硬くなりすぎないよう、意識することが大切です。
仕事の進捗が分かりづらい
オフィスにいれば「〇〇さんはあの仕事を進めているな」と分かりやすいですが、リモートでは基本的に各々が報告しない限り、業務の進捗状況が分かりづらいという課題があります。
「他のメンバーの進捗が分からず、業務が終わらなかった」という結果になってしまっては、元も子もありません。定期的に進捗確認をしたり、メッセージでやり取りをしなくてもお互いの進捗状況が把握できるよう、ツールを活用して仕組み作りをしましょう。
準備が必要
業務に遠隔コミュニケーションを導入するには、ツールやインターネット環境、セキュリティ対策などの準備が必要です。社員数が多いと、準備にかかるコストも大きくなります。導入にあたっては、時間的・金銭的なコストをしっかりと検討した上で、よりスムーズに業務が進められるツールやシステムの選定を行いましょう。
遠隔コミュニケーションに活用できる代表的なツール
遠隔コミュニケーションをスムーズにするためには、ツールの活用が必須です。代表的なツールをいくつかご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
ビジネスチャットツール
業務に遠隔コミュニケーションを取り入れるにあたって、必須とも言えるのがチャットツールです。メールや電話よりも気軽に連絡が取りやすく、オフィスで顔を合わせている時に近い感覚で話しかけられるのが特徴です。
ツールによっては会話内容ごとにスレッド分けができるものや、メッセージにリアクションできるスタンプの数が豊富なものもあります。コミュニケーションを活性化させるには、雑談をするスペースを用意したり、スタンプの数を増やしたりできるものを選ぶとよいでしょう。
代表的なビジネスチャットツール
- Chatwork：メッセージだけでなく、データファイルの送受信もできるビジネスチャットツールです。タスク管理機能もついているのが大きな特徴です。
- Slack：グループごとにチャンネル分けができ、チャンネル内でも話題ごとにスレッドを立てられるビジネスチャットツールです。外部サービスとの連携がしやすく、様々なツールと組み合わせて使うことができます。
- LINE WORKS：プライベートで利用している人も多い「LINE」と似たインターフェースで、誰でも使いやすいビジネスチャットツールです。カレンダーやフォルダ共有も可能です。
- Microsoft Teams：通話も可能な、マイクロソフト社製のビジネスコミュニケーションツールです。Office365との連携がスムーズなので、チャットだけでなく様々な業務ツールとして活用できます。
Web会議ツール
ビジネスチャットツールと並んで、遠隔コミュニケーションに必須と考えられるのがWeb会議ツールです。ツールを選ぶ基準としては、映像・音声の質の良し悪しや、人数・時間制限の有無、他のツールとの連携などをチェックするとよいでしょう。
代表的なWeb会議ツール
- Zoom：日本国内で広く使われているWeb会議ツールです。大人数でも通信が安定しやすいのが大きなメリットで、録画も可能です。
- Google meet：無料プランでも100人まで参加可能なオンライン会議ができる、Web会議ツールです。Googleカレンダーに会議のスケジュールを反映させて、通知することも可能です。
また、Web会議ツールと連携すると自動で文字起こしができる、議事録ツールの活用もおすすめです。参加者自身で議事録を取る必要が無くなって会議に集中できますし、参加できなかった人も後から内容を確認することが簡単にできるようになります。
AIGIJIROKUは、AIが人の声を聞き分けて、99.8％の高精度でテキスト化する議事録ツールです。Web会議ツールとの連携や、録音データを取り込むことも可能ですので、ぜひ利用を検討してみてください。
プロジェクト管理ツール
業務の進捗状況を管理するツールも合わせて導入すると、管理者・社員ともに負担が減るのでおすすめです。誰がどの業務をどれくらい進めているのかが、スケジュールと一緒に一括で管理できるものを選ぶとよいでしょう。
代表的なプロジェクト管理ツール
- Notion：タスク管理やメモ、データベースなど、業務上で使う様々なツールをまとめた、「オールインワンワークスペース」とも言われるツールです。シンプルな操作ながらも使える機能は多様なので、業務効率化に役立ちます。
- Backlog：プロジェクトの進捗状況を、ガントチャートにして把握できる管理ツールです。プロジェクト管理・タスク管理・ファイルの共有までできます。
- Trello：壁面に貼る付箋のように、タスク管理ができるツールです。視覚的に分かりやすく管理できるため、「これまでホワイトボード上でタスクを管理していた」という方にも使いやすいのが特徴です。
- Todoist：シンプルで分かりやすい、必要最小限の機能が盛り込まれたタスク管理ツールです。外部ツールとの連携も可能で、すべての業務を一元管理できます。
まとめ
テレワークの普及に伴い、一般的になってきた遠隔コミュニケーションですが、オフィスで対面している時とは異なる課題が生じやすいものです。スムーズなコミュニケーションを実現するには、ツールを活用するのがおすすめです。
遠隔コミュニケーションを業務に導入する際は、今回ご紹介したツールを参考にしてみてください。自社の状況に合ったものを選んで、より働きやすい環境を作りましょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
