わかりやすい営業報告書とは？効率的な書き方のコツ

業務管理手段の1つとして、広く活用されているのが営業報告書です。特にリモートワークが普及して業務管理の重要性が高まった昨今、営業報告書を新たに取り入れるようになったという企業も多いのではないでしょうか。

この記事では、営業報告書の基本的な概要から、効率的な書き方までを解説します。質の高いわかりやすい営業報告書を作成して、今後の営業活動に役立てていきましょう。

営業報告書とはどんな書類？

営業報告書は、営業日誌や営業日報とも呼ばれる業務管理ツールです。営業活動の成果や状況を報告する書類であり、いつ・誰が・どこに・どのような目的で営業をしたのかを記録するのが主な目的です。

どのような営業活動を行ったのかを記録していくことで、稼働している案件数を把握するのはもちろん、顧客が抱える課題を可視化するのにも役立ちます。ただ記録するだけではなく、うまく活用すれば、社員個人だけでなく社内全体の業務効率化にもつながります。

営業報告書を書くときは、情報を整理して文章に起こすため、口頭での営業報告よりも伝達漏れが起こりにくくなると考えられます。社内での情報共有も容易になり、営業の成果を把握しやすくなるというメリットもあります。

営業報告書に書き込む項目・構成

では、営業報告書にはどのようなことを書き込めばよいのでしょうか。具体的な項目や構成の例をご紹介します。

日時・営業先・担当者

まずは営業を行った日時と営業先、先方の担当者名、自分や営業同行者の名前を書きます。いつ・どこへ営業に行ったのかを、誰が見てもわかるように記載します。

営業活動の目的

ヒアリングなのか、商品提案のために商談を行ったのかなど、どのような目的を持って営業活動を実施したのかを記載します。その目的での営業活動を行うに至った経緯についても、合わせて書いておくとよいでしょう。

営業活動の目標

目的と合わせて、達成すべき目標も記載します。その際は個人の目標だけではなく、チーム全体の目標も見据えながら書くのがおすすめです。できるだけ具体的な数字や「今日中に成約までつなげる」など、成果がわかりやすい書き方をしましょう。

営業活動の内容

営業活動の内容は具体的に記載し、いつ誰が読んでも伝わるように心がけましょう。そうすることで情報が整理されるため、商談相手の抱える課題を可視化しやすくなりますし、次回の営業活動時の参考にしやすくなります。

例えば商談を行ったなら、誰にどのような話をしたのか、それに対するリアクションはどうだったか、といったことを書きます。好感触であれば次回につなげられますし、反応が良くなかった場合でも、次回や他社への営業活動の際の参考にできますので、ありのままを記載しましょう。

現状の課題

営業活動の目標が達成できていない場合は、営業活動の内容から何が課題になっているのかを分析し、記載します。「○○という機能を持った商品をお求めですが、当社にはまだその機能のある商品がありません」「当社の商品××にご興味をお持ちですが、購入を急いでいないようです」など、達成できなかった理由を具体的に書きましょう。

成果と今後の展望

営業活動がうまくいった場合は、その成果を記載します。うまくいかなかった場合は、改善策と今後の展望を書きましょう。

わかりやすい営業報告書の書き方

営業報告書は、書くだけで終わりではありません。上司が読んで今後の動きについて指示を出したり、関連部署の社員が読んで進捗状況を確認したりと、業務の生産性を高めるために活用できるものです。

営業報告書がわかりやすくまとまっていると、どのような営業活動を行ったのかが伝わりやすくなりますし、上司からも良い評価を受けやすくなります。わかりやすい営業報告書を効率よく書くコツをご紹介しますので、作成の際は意識してみてください。

要点を整理する

営業報告書を作成する上で大切なのは、いつ・誰が・どこに・どのような目的で営業をしたのかを、誰が読んでもわかるように記載することです。そのためには、営業活動の内容を時系列順でただ書き連ねるのではなく、結論から書くなど要点の整理が必要になります。

一番伝えたいことは何か、伝達が漏れると今後の動きに影響を及ぼすことは何かを意識して、重要度・優先度の高い事柄から書くようにしましょう。

読みやすい文章表現を心がける

営業報告書に限ったことではありませんが、文章が読みづらいと報告の内容も頭に入ってこないものです。一文は長くとも60字程度までにする、情報を項目ごとに分けるなど、読みやすい文章になるよう心がけましょう。

正確な情報を書く

営業報告書に求められるのは、「どのような活動をして、その結果どうなったのか」という事実の記載です。営業が上手くいかなかったからといって、結果を良く見せようとするのではなく、正確な情報を書き記すようにしましょう。

書き上がった報告書は一度自分で読み直して、誤字・脱字が無いか確認するのがおすすめです。特に、数字や名詞の間違いなどがあると情報が正確に伝わらなくなるため、注意が必要です。

客観的な事実を書く

営業報告書には、社員個人の主観的な感想ではなく、客観的な事実を書きます。「たくさんの」「多くの」「しばらく後に」といったあいまいな表現ではなく、「15件の」「1週間後に」と数値で表すようにしましょう。

主語を「私」にしてしまうと、「私は○○だと思います」といった感想になってしまいます。例えば「××のため、○○が最適だという結論に至りました」のように、「私」ではなく物事を主語にすると、客観的な書き方がしやすくなります。

活動内容を具体的に書く

活動内容を具体的に書くことも大切です。例えばプレゼンを行った場合、「商品についてプレゼンしました」だけでは具体性に欠けます。

この場合、「○○の機能がついた商品をお求めでしたので、当社の商品は○○という使い方もできますとプレゼンしました」といったように、何をどのようにプレゼンしたのかまで具体的に書くとよいでしょう。

正確かつ具体的な内容を書いて残しておくと、次回の営業活動時に取り組むべき課題が見えやすくなります。また、途中で担当者が変わった際にもスムーズに引継ぎができるようになるでしょう。

まとめ

営業報告書は業務管理手段の1つであり、営業活動の成果や状況を報告するものです。うまく活用すれば、社員個人だけでなく、社内全体の業務効率化につなげることができるツールでもあります。

誰が読んでもわかりやすい営業報告書を作成するには、書き方にいくつかのコツがあります。ご紹介したコツを参考に、今後の業務に役立つ営業報告書を作りましょう。

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AI GIJIROKU Blog 編集部

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