「会議」と「ミーティング」はどちらも複数人が集まって話し合うもので、業務を円滑に進めていくには欠かせません。しかし、この2つの定義の違いを明確に区別できている人は、少ないのではないでしょうか。
会議とミーティングの違いを知ると、参加者の人選や話し合う目的が分かりやすくなり、生産性が高まります。この記事では、会議とミーティングそれぞれの特徴を解説し、効果的な進め方をご紹介します。
目次
会議とミーティングは何が違う？
まずは、会議とミーティングそれぞれの意味や、目的の違いから見ていきましょう。
「会議」の特徴
会議は、今後の方針や結論を定めるという議題（目的）のもとで、複数人が集まって議論を行うことです。明確な目的や、話し合うべき議題があるのが1つ目の特徴です。
2つ目の特徴は、会議の場では目的や議題に関する意思決定がなされることです。ただ意見を出し合うだけで何も決まらない場は、会議の定義からは外れます。
3つ目の特徴は、意思決定に責任を持てる人が参加者になることです。会議は意思決定の場であるため、参加するメンバーは意思決定に関わる人、もしくはそこで意見を述べたり協議できるメンバーに限られます。
会議の例
・経営会議：現在の経営状況を正確に把握し、今後の経営方針を決める
・予算会議：部署ごとの予算を決める
・営業会議：来期の売上目標を決める、販売促進策を決める
・新商品開発会議：新商品の開発にあたって、最終的にどの案を採用するのかを決める
「ミーティング」の特徴
ミーティングは、参加者全員での情報共有やコミュニケーションが主な目的となります。会議とは異なり、必ずしも意思決定の場である必要はないのが、大きな特徴だと言えるでしょう。
また、チーム単位など少人数で行われることが多いのも特徴の1つです。参加者は、役職や立場に関わらずさまざまです。現状報告であったり、メンバーが今思っていることなどを話し合う場となるのが、ミーティングだと言えるでしょう。
ミーティングの例
・キックオフミーティング：プロジェクトのスタートにあたって、メンバー選定理由やプロジェクトのゴールを共有する
・1on1ミーティング：上司と部下が定期的に1対1で対話し、コミュニケーションを取る
・進捗報告ミーティング：営業の予算達成状況やプロジェクトの進捗など、業務における現状を報告・共有する
・アイデア出しミーティング（ブレインストーミング）：新商品の開発や新たなプロジェクトの発足に向けて参加者同士で意見や考えを話し合い、新しいアイデアを生み出す
会議やミーティングの効果的な進め方
会議とミーティングには、大まかに言うと「意思決定の場」か「情報共有やコミュニケーションの場」か、という違いがあります。言葉の違いが明確になると、参加者の人選や目的・議題も分かりやすくなります。
参加者自身も会議とミーティングの違いを理解していれば、その場における自分の役割を把握しやすくなるため、会議・ミーティングの生産性も高まるでしょう。
ここからは、会議やミーティングをより有意義な時間にするための、効果的な進め方について解説します。
時間を定めて行う
会議・ミーティングどちらの場合でも、時間を決めておかないと間延びしてしまいがちです。大切な業務時間を無駄に費やしてしまわないよう、あらかじめ終了時刻を定めておき、メリハリを持って進行するようにしましょう。
目的を明確にする
会議やミーティングを始める前に、この場は何を目的としているのかを参加者全員で共有しましょう。意思決定が必要な会議なのか、情報共有を目的としたミーティングなのかなど、その時間内に目指すべきゴールがあらかじめ分かっていると、参加者も自分の役割を把握できます。
会議の場合は、意思決定が必要な経緯や問題点と現状を合わせて伝えましょう。ミーティングの場合は、この場で出た意見を今後どう生かすのかを、メンバー全体の共通認識として持てるようにします。
意見を出しやすい空間をつくる
特にアイデア出しミーティングなどの場では、参加者全員でアイデアを出し合って視野を広げていく必要があります。そのため、一部の人だけが発言するような状況は望ましくありません。
そのためには、アイスブレイクを活用して発言しやすい雰囲気づくりをするのもよいでしょう。参加者同士で意見が異なる場合も、すぐ否定するのではなく一度受け止めてから反対意見を述べるなど、意見を出しやすい場づくりのための工夫をしましょう。
議事録を作成する
会議・ミーティングどちらの場合でも、議事録を作成しておくことは非常に重要です。欠席者にも容易に内容の共有ができるようになります。どんな経緯でどんな意思決定が行われたのか、どんなアイデア・意見が出たのかなどを、後から確認できるようにしておきましょう。
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会議は関係者のみで行う
意思決定を行う会議では、決定に関わりのない人が多数いると、結論を出すのに時間がかかってしまうことがあります。参加者としても、関係者ではない会議に参加してしまうと、大切な業務時間を無駄に費やしてしまうことになりかねません。会議は意思決定の権限を持つ人や、意見を述べることのできる関係者のみで行うようにしましょう。
会議は議題から脱線しないように注意
議論が盛り上がってくると、話が本題から逸れて広がっていくことがあります。しかし、結論を導き出すことが目的となっている会議の場においては、脱線のし過ぎは避けるべきです。
議題に直接関係のない話に脱線してしまわないよう、ファシリテーターを決めて場のコントロールをしてもらうなど、議論をする上でも工夫が必要です。
まとめ
会議は主に「意思決定の場」、ミーティングは主に「情報共有やコミュニケーションの場」として開かれるものです。それぞれに定義の違いはあるものの、明確に使い分けている企業はあまり多くありません。
しかし、定義の違いを理解して使い分けると、参加者の人選がしやすくなります。参加者としても自身の役割を把握できるため、生産性の高い会議・ミーティングができるようになるでしょう。会議やミーティングの時間をより有意義なものにするためにも、それぞれの目的の違いをしっかりと理解して、うまく使い分けていきましょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
