日々の業務では多くの会議が行われます。しかし、中には「会議が無駄に長い」「会議が多すぎて他の業務が進まない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、会議が長くなる原因と効率化するためのポイントを解説します。会議には事前準備やツールの導入など、多くの工夫できる点があります。ぜひ本記事を参考に、会議の効率化に取り組んでみてください。
目次
会議の効率化が必要な理由
会議の効率化が必要な理由は、主要な業務に使う時間が減ってしまうためです。1回1時間の会議も、年間で合計すると膨大な時間となります。会議を効率化すれば、他の業務に使う時間を確保できるので、仕事全体がスムーズに進みます。
また、会議による業務時間の圧迫は残業にも繋がるでしょう。残業を削減して労働環境を改善するためにも、会議の効率化に取り組むことをおすすめします。
会議が無駄に長くなってしまう原因
会議が無駄に長くなってしまう原因は、大きく分けて5つです。原因がわかれば、対策を考えやすくなります。ひとつずつ見ていきましょう。
会議の目的が明確ではない
原因の1つ目は、会議の目的が明確ではないことです。会議の目的やゴールが決まっていないと、参加者は議題に対しての意見を用意できません。開始後に議題を提示されても急には意見を出せず、時間内に結論が出ない可能性があります。
開催することが目的になっている
原因の2つ目は、開催が目的になっていることです。目的が曖昧な会議は、意見交換や意思決定ができず無駄な時間となってしまいます。形骸化している定例会議や情報共有だけの会議は、必要性を見直してみましょう。
会議の終了時間が守られていない
原因の3つ目は、会議の終了時間が守られていないことです。終了時間を意識しないと、議論が長引いて結論がまとまりません。効率化するためには「会議は延びて当たり前」ではなく「時間内に結論を出す」という意識で臨む必要があります。
結論が出ない
原因の4つ目は、結論が出ないことです。会議は意見交換や意思決定のために行うものです。結論が出ないと会議の目的を達成できません。話が脱線してしまったり、発言が出なかったりすると、なかなか結論がまとまらないでしょう。結論を出すためには、事前の準備や会議中の時間管理が大切です。
議題に関係ない人が参加している
原因の5つ目は、議題に関係ない人が参加していることです。会議は人数が多ければたくさんの意見が出るわけではありません。議題に関係ない人にとっては無駄な時間になり、発言に対しての意識も低くなってしまいます。むやみに多くの人を集めるのではなく、人数を絞ることも検討してみてください。
会議を効率化するための5つのポイント
会議を効率化するには、事前の準備から振り返りまで、それぞれのプロセスで工夫できる5つのポイントがあります。それぞれ詳しくみていきましょう。
1：会議の必要性を見直す
まずは、会議の必要性を見直しましょう。普段行っている会議を振り返ると、頻度が多すぎたり、結論に対して時間が長すぎたりする会議が見つかるはずです。
例えば情報共有だけの会議は、ビジネスチャットやグループウェアを活用した資料の共有で十分な場合もあります。本当に必要な会議か、他の方法で代替できないかを考えてみましょう。
2：事前にアジェンダを共有する
事前にアジェンダを共有すると、会議を効率化できます。アジェンダとは、会議の目的や時間配分、ゴールなどをまとめた資料のことです。
会議の目的やゴールがわかると、参加者全員がアジェンダを意識して、時間内に結論をまとめられます。アジェンダは事前に作成し、参加者に共有します。また、作成したアジェンダは当日になったら見えるところに掲示しておきましょう。
3：参加人数を絞る
会議の参加人数を絞ると、意見がまとまりやすくなります。人数が多いと発言する意識が下がったり、発言しづらくなったりしてしまいます。中には一部の人しか発言していない会議もあるのではないでしょうか。
反対に意見が多すぎても、まとめるのに時間がかかってしまいます。議題に関係のない人が入っていないか、なんとなく人選していないか見直してみましょう。
4：ファシリテーターを指名する
会議を円滑に進めるためには、ファシリテーターを指名するといいでしょう。ファシリテーターには、会議の時間を管理したり、参加者の意見を整理したりする役割があります。
また、話が脱線した際にもファシリテーターが軌道修正するので、会議の内容が一貫されやすくなります。時間内に結論を出すために、中立な立場で会議を進行するファシリテーターの指名を検討してみてください。
5：議事録を作成する
会議終了後には、議事録を作成しましょう。議事録によって決定事項やタスクを業務に活かしやすくなり、次の課題も見えやすくなります。また、会議の備忘録や合意形成の証拠としても大切な資料です。
議事録はスピード重視で作成し、会議終了後24時間以内に共有します。事前に作成担当者を決めておくといいでしょう。
会議を効率化させる3つのツール
ここまで、会議を効率化させるための工夫を紹介してきました。会議効率化のためにはツールに頼るのも有効な手段です。ここでは、おすすめのツールを3つご紹介します。ひとつずつ見ていきましょう。
Web会議ツール
1つ目はWeb会議ツールです。Web会議なら、集まる手間や交通費を削減できます。また、録音や録画で簡単に会議を振り返れる点もメリットの一つです。ツールはZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなどが手軽に利用できます。ぜひ活用してみましょう。
情報共有ツール
2つ目は情報共有ツールです。活用すれば「情報共有だけの会議」を減らせる可能性があります。会議は集まる時間や資料を用意する手間がかかりますが、ツールを利用すれば大幅に時間を削減できます。
ビジネスチャットや社内Wiki、グループウェアを導入すれば、簡単に情報の共有が可能です。情報共有を効率化するために、導入を検討してみてください。
議事録作成ツール
3つ目は議事録作成ツールです。通常、議事録作成には会議内容をまとめる手間と時間がかかります。しかし、ツールを利用すれば簡単に素早く議事録を作成できるのです。
例えばオルツのAIGIJIROKUは、会議の文字起こしや発言のブックマーク機能など、議事録作成に特化した機能が充実しています。活用することで、議事録の作成時間を大幅に削減できるでしょう。また、ZoomなどのWeb会議ツールと連携して字幕表示や35カ国の翻訳もできるので、会議自体の効率化にも役立ちます。
まとめ
会議を効率化するためには、会議に対する意識を変えることが大切です。事前準備など、工夫できる点をひとつずつ実践してみましょう。今回ご紹介したポイントを意識すれば、会議の無駄を減らせるはずです。
また、効率的な会議を実現するためには、ツールの活用も視野に入れることをおすすめします。AIGIJIROKUは、議事録作成を効率化し、会議の無駄を減らすために役立つでしょう。生産性を上げるために、ぜひ導入を検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
