業務効率化とは？役立つアイデア10選とおすすめのツールを紹介

人手不足やコスト削減の観点から、業務効率化は多くの企業にとって重要な課題です。しかしながら「業務効率化の進め方や具体的な方法がわからない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、業務効率化の概要から具体的な方法まで、幅広く解説します。本記事を読めば業務効率化の進め方がわかり、自社にとって必要な対策が見えてくるはずです。ぜひ参考にしてください。

業務効率化とは

業務効率化とは、業務上のムリ・ムダ・ムラをなくす取り組みのことです。人材リソースの有効活用や資金、残業時間の削減など、業務効率化にとってムリ・ムダ・ムラを減らすことは重要な取り組みといえるでしょう。

業務効率化の中で、減らすべきムリ・ムダ・ムラの一例は以下の通りです。

業務効率化は、これらのムリ・ムダ・ムラを把握し改善して、同じ人員や労働時間のままで成果の維持もしくは増大を目指します。

業務効率化と生産性向上の違い

業務効率化は、生産性向上の取り組みの一つといえるでしょう。業務効率化がコストを削減することを目指すのに対し、生産性向上は、より少ない資源で大きな成果を目指します。業務効率化を進めることによって、結果的に生産性向上にも繋がるのです。

業務効率化のメリット

業務効率化には、コスト削減や社員の満足度の向上、売上アップなどのメリットが期待できます。それぞれのメリットについて詳しく解説します。

コスト削減

業務効率化によってムリ・ムダ・ムラが減ると、自然にコストが削減されていきます。

例えば、ムリのあるスケジュールの改善は、社員の負担と残業の削減に繋がります。残業に伴う人件費や光熱費などのコストも削減できるでしょう。また、ムラのある人員配置やムダな業務が減れば、他の業務に人や時間を割けるようになります。

社員の満足度が上がる

業務効率化に取り組むと、社員の満足度が上がります。既存のやり方を変えれば、長時間労働や社員の負担が減り、働きやすくなります。具体的には、ムラのある人員の配置改善や定型的な作業のアウトソーシングなどが考えられるでしょう。

社員の負担が減り、業務にゆとりができれば有給取得率の増加や、職場環境の改善が期待できます。社員の満足度が上がるため、離職率も低下するはずです。

会社の売り上げにつながる

業務効率化は会社の売上にも繋がるでしょう。業務効率化の取り組みによってコストが削減されれば、同じ売上をより少ないコストで出すことが可能です。

例えば、単純な事務作業のアウトソーシングや自動化を進めれば、営業などの売り上げへ直結する業務に時間と人員を割けるようになります。導入時はコストがかかりますが、長期的に見ると生産性が向上するため、売上も伸びるでしょう。

新しい業務に挑戦できる

業務効率化に取り組めば、新しい業務に挑戦できます。人や時間、資金が不足している状態では、既存の業務をこなすだけで精一杯になってしまいます。

そこで、業務効率化に取り組んでコストに余裕を持たせることが必要です。時間や資金、人員の余裕ができれば、今まで挑戦できなかった事業にも投資できるでしょう。

業務効率化のデメリット

業務効率化にはメリットが多いですが、いくつかのデメリットもあります。それぞれのデメリットを見ていきましょう。

既存のやり方を変える必要がある

デメリットの1つ目は、既存のやり方を変える必要がある点です。業務効率化の過程では、ワークフローを変更したり、人員配置を変えたりする必要があります。最初のうちは慣れるまでに時間がかかるでしょう。

また、既存のやり方を変える中で、現場の社員から不満が出る可能性もあります。新しいやり方を受け入れてもらうには、現場の意見を取り入れつつ、長期的に取り組む姿勢が大切です。

コストがかかる

デメリットの2つ目は、コストがかかる点です。業務効率化には、アウトソーシングやツールの導入も必要なため、どうしても費用がかかってしまいます。また、ツールは自社に合わせたカスタマイズなどで費用が膨らむ場合もあります。

新しく費用を投入する際には、費用対効果や自社にあった対策かを慎重に検討してください。また、ITツールを導入する際には、補助金を申請できる場合もあります。積極的に利用するといいでしょう。

セキュリティ対策が不可欠

デメリットの3つ目はセキュリティ対策が不可欠なことです。業務効率化のためにITツールを導入する際は、情報漏洩やウイルス感染などのリスクに注意しなければなりません。

ツールの中にはクラウド上で情報を管理するものがあり、障害によるデータ消失や情報漏洩が起きる可能性もあります。業務効率化ツールを導入する際は利便性だけでなく、安全性やセキュリティ対策についても吟味しましょう。

業務効率化の進め方

ここでは、業務効率化の進め方を解説します。手順をひとつずつ見ながら、業務効率化に取り組んでみてください。

1：業務の棚卸をする

まずは、業務の棚卸をしましょう。業務の全体像を把握するとムリ・ムダ・ムラがわかり、改善点が見えてきます。具体的には、以下のようなポイントに注目してみてください。

• 予想より時間がかかっている業務はないか
• 会議の頻度が多すぎないか
• 売上に直結しない作業に時間をとられていないか
• 外注、自動化できる業務はないか
• 時期や業務によって人員の過不足はないか
• マニュアル化できる業務はないか

作業にかかる時間や業務フローなどを洗い出す際には、社員にモニタリングさせてもらうなど、協力を仰ぐことも必要です。上層部だけで考えず、現場の状況を参考に取り組みましょう。

2：業務効率化の方法を考える

次に、改善点を解決するための方法を具体的に考えます。業務効率化の方法には、さまざまな方法があります。自社に最適な方法を比較検討しましょう。

例えば、予想より時間がかかっている作業があれば、ツールによる自動化やマニュアル化、人員配置の検討などが考えられます。適している方法は問題によって異なるので、社内で議論を重ねることが大切です。

3：業務効率化のアイデアを実行する

業務効率化の方法を考えたら、アイデアを実行に移します。このとき、実行する時期や変更のペースには注意が必要です。

例えば、業務フローの変更時期が繁忙期と被ってしまうと社員の負担が増えたり、ミスが発生したりする可能性があります。また、一気に複数の変更をすると現場は適応できません。アイデアの実行は、閑散期に少しずつ行うよう心がけましょう。

4：施策の効果を検証し、改善案を考える

施策は実行しただけで終わらせず、効果を検証して改善案を考えましょう。期待通りの効果が出るかは、施策を実行してから一定の期間が経たないとわかりません。運用開始後に問題が発生することもあるので、定期的な現場のヒアリングや改善の継続が必要です。

業務効率化のためのアイデア10選

業務効率化には、業務のアウトソーシングやマニュアル整備、ツールの導入などの方法があります。それぞれのアイデアを詳しく見ていきましょう。

1：形骸化している作業をやめる

アイデアの1つ目は、形骸化している業務をやめることです。業務を見直すことで、時間や人員に余裕ができます。長年行っている業務の中には、必要性がよくわからずに続けている作業もあるでしょう。

定例化した会議や活用されていない日報など、形骸化した業務の廃止を検討してみてください。ただし、独断で決めてしまうと、必要な業務まで廃止する恐れもあります。現場でよく話し合って判断しましょう。

2：情報共有の方法を統一する

アイデアの2つ目は、情報共有の方法を統一することです。情報共有の方法がバラバラだと、情報を探すことに時間を費やしてしまいます。

社内で共有方法を統一すれば必要な情報がすぐに見つかり、スピーディーに業務を進められるでしょう。社内向けはチャットツールやグループウェア、社外向けはメールなどのように、あらかじめ決めておくと混乱せずに済みます。

3：マニュアルを整備する

アイデアの3つ目は、マニュアルを整備することです。人によって業務のやり方が異なると、スピードと質にムラが出てしまいます。また、属人化している業務が多いと、担当者がいない時は作業が進まず、業務のスピードが落ちてしまう可能性があります。

頻度や緊急性が高い業務は、マニュアルを整備して質とスピードを均一にしましょう。マニュアルがあれば新しい社員の教育や、既存の社員が退職した際にも安心です。

4：まとめられる作業を見つける

アイデアの4つ目は、まとめられる作業を見つけることです。まとめることで情報が一元化され、空いた人員は他の作業に時間を使えます。

業務を棚卸すると、複数の部署が同じ業務を行っている場合もあるでしょう。分担する必要がなければ、1つの部署や担当者に集約させることも検討してみてください。

5：アウトソーシングする

アイデアの5つ目は、アウトソーシングです。単純作業やマニュアル化しやすい事務作業を外注することで、社員は主要な業務に集中できます。社員の負担が減り、時間と人のコストを削減できるでしょう。

書類作成やデータ入力、メール配信、経理などはアウトソーシングしやすい業務です。人員や時間の不足にお悩みなら、検討してみるといいでしょう。

6：ツールを導入する

アイデアの6つ目は、ツールの導入です。ITツールは時間のかかる単純業務を代行したり、情報共有を円滑にしたりできるので、人や時間のコストを削減できます。

ビジネスチャットや議事録作成ツール、定型的な作業を自動化するRPAなどのツールが便利です。導入する際は費用対効果を慎重に考え、ツール自体が形骸化しないよう注意してください。

7：業務の担当者・人数を見直す

アイデアの7つ目は、業務の担当者・人数を見直すことです。社員によって業務の得意・不得意は異なります。例えば以下のように見直しができるでしょう。

• コミュニケーションが得意：営業へ配属

• 語学が堪能：海外とのやりとりがある部署

• 細かい作業やチェックが得意：品質管理や事務作業など

社員とのコミュニケーションを取ることで得意・不得意を把握するよう工夫してみてください。

また業務によっては「そもそも人手が足りない」「人が余っている」のように人の過不足が問題となっているケースもあります。人員配置が適切か点検したり、アウトソーシングを検討したりすることも大切です。

8：データベースを活用する

アイデアの8つ目は、データベースを活用することです。企業では顧客情報や購買記録、在庫情報など多数の情報を保有しています。それらのデータベースを活用して業務効率化や情報の属人化を防ぎましょう。

例えば、以下のような活用方法が考えられます。

• 顧客からの問い合わせと回答をデータベース化し、対応を統一する

• 購入情報を基に商品を仕入量や種類を考えることで、在庫の過不足を防ぐ

• データを一貫して管理し、顧客情報の紛失や探す手間を省く

上記のようにデータベースを活用すれば、業務にかける時間や対応のムラ、ムダな作業を削減できます。

9：業務の優先順位を決める

アイデアの9つ目は、業務の優先順位を決めることです。スムーズに仕事を進めるには闇雲にタスクを片付けるのではなく、優先順位をつける必要があります。以下のような手順で優先度を考えてみてください。

• やることを書き出す

• やらなくてもいい作業がないか考える

• 重要度と緊急性を考える

• 重要度・緊急性ともに最も高い業務から片付ける

重要度と緊急性が低い業務は後回しにし、順位を決めたらリストに沿って業務を進めます。

スケジュールを逆算できるよう制限時間を設けておくと、余裕を持って仕事を進められるはずです。

10：リモートワークを導入する

アイデアの10個目は、リモートワークを導入することです。リモートワークは働く場所を選べる点がメリットのひとつです。通勤時間を削減でき、ライフスタイルに合わせた働き方を実現できます。

例えば、育児や介護などによって通勤が難しい社員がいる場合でも、離職せずに仕事を続けられます。また、話しかけられたり電話がかかってきたりせず、業務に集中できる点も業務効率化に繋がるでしょう。

ただし実現するためには、ペーパーレス化やコミュニケーションツール、勤怠管理ツールなどの設備が必須です。

業務効率化を行う際の注意点

業務効率化は、むやみに行うと社員に負担がかかり、逆効果になる可能性があります。注意点を確認して、業務効率化での失敗を防ぎましょう。

業務の質が下がらないように気を付ける

業務効率化を行う際には、業務の質が下がらないようにすることが重要です。業務の質の低下は、顧客の満足度低下に繋がります。また、クレームが増えれば処理に時間がかかってしまうでしょう。

特に業務フローの変更やツールの導入直後はミスやクレームが発生する可能性があります。業務フローを変更する際には、顧客満足度の視点からも抜けがないか検討しましょう。

削減だけに目を向けない

時間や人員など、コストの削減だけに目を向けるのは危険です。例えば、業務内容を見直しせずに「残業禁止」などの時間削減だけを推し進めると、社員に負担がかかります。休日出勤や仕事の持ち帰りが発生する可能性もあるでしょう。

やみくもに削減するのではなく、形骸化した作業の見直しや、マニュアルの整備などで業務自体にかかる時間を減らすことが大切です。

現場の社員のフォローを忘れない

業務効率化の際には、現場の社員のフォローを忘れずに行いましょう。社員にとって、新しい業務フローやツールに慣れるには、一定の負担がかかります。

また、業務効率化の施策を実行した後も、継続的な効果の検証や改善が大切です。フロー変更後の影響を考慮し、必要に応じてカバーしあう体制を作るよう心がけましょう。

業務効率化に役立つおすすめのツール

業務効率化にとってツールの導入は、効果的な方法といえるでしょう。ここでは、すぐに取り入れられるおすすめのツールをご紹介します。ひとつずつ見ていきましょう。

議事録自動作成ツール

1つ目は、議事録作成ツールです。会議の情報共有に欠かせない議事録は、文字起こしや要点のまとめなど、多くの時間と手間がかかります。そこで、議事録作成ツールを活用した時間の削減がおすすめです。

AIGIJIROKUは文字起こしや翻訳、編集、共有ができる議事録作成ツールです。99.8%の高い音声認識精度や、重要な発言のブックマーク機能で議事録の作成時間を大幅に減らせます。月額1,500円から利用できるので、気軽に試してみてください。

グループウェア

2つ目は、グループウェアです。グループウェアとは、情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を実現するツールです。資料の共有や会議室の使用予約、スケジュール管理、連絡先の一覧などの機能があります。

社内のあらゆる情報を一元化できるので、情報を探したり人に聞いたりする手間を省ける点がメリットのひとつです。社内のコミュニケーションや情報の一元化にお悩みなら、導入をおすすめします。

ストレージ共有ツール

3つ目は、ストレージ共有ツールです。ストレージ共有ツールは、インターネット上でデータの共有や保存ができます。インターネットさえ繋がればどこでも利用でき、リアルタイムで情報を共有できる点がメリットです。

GoogleドライブやDropboxなど、無料から利用できるツールも多くあるので、気軽に利用してみましょう。

オンライン会議ツール

4つ目は、オンライン会議ツールです。Web上で会議が完結するオンライン会議ツールは直接会う時間を削減できるため、業務効率化に繋がります。また、画面の共有も簡単にできるので、わざわざ紙の資料を用意する必要もありません。

オンライン会議ツールは、zoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなどがよく使われています。遠方との商談やテレワークなどの場面で活用してみましょう。

ビジネスチャット

5つ目は、ビジネスチャットです。ビジネスチャットは、メールよりもカジュアルでスピード感のあるコミュニケーションが可能です。ChatWorkやSlackなどが多く活用されています。

例えば、メッセージに対してスタンプをつける機能があるので「了解です」など簡単な返信の手間を省けます。社内チャットとして利用すれば、コミュニケーションをより円滑にできるでしょう。

まとめ

業務効率化は企業にとって、人手不足やコスト削減のために必要な施策です。今回ご紹介した手順やアイデアを参考にすれば、業務効率化を上手く進められるでしょう。

また、人や時間のコストを削減するためにはツールの活用もおすすめです。AIGIJIROKUは、手間のかかる議事録作成を効率化し、コスト削減を実現します。ぜひ活用をご検討ください。

AI GIJIROKU Blog 編集部

AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。