業務効率化にツールを活用することは、人手不足の解消やコスト削減の観点から有効な手段といえます。しかし「業務効率化ツールを導入したいけど、どのようなツールがあるのかわからない。おすすめのツールを知りたい。」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化ツールの種類から選ぶ際のポイント、おすすめのツールまで詳しく解説します。ぜひ本記事を参考に業務効率化ツールを導入してみてください。
目次
業務効率化ツールの必要性
業務効率化にはツールの活用が不可欠です。とはいえ、費用面や既存のルールを変える手間から導入を躊躇している方もいるでしょう。ここでは、業務効率化ツールの必要性を解説します。
日本企業の生産性の低さが課題に
日本企業では生産性の低さが課題となっています。残業の常態化や休日出勤など、過重労働は深刻な問題です。このような状態を解消するためには、業務を効率化して生産性を高める必要があります。
また、日本のGDPが他の先進国よりも低いことも課題のひとつです。グローバル化した現代において、国際競争力を強化するためにも業務効率化は大切な取り組みです。
生産性を高めるためにはツールが必須
生産性を高めるためには、ツールの導入が必須といえるでしょう。人手不足が深刻な昨今、採用や人材育成には時間がかかります。
人手不足の中で生産性を高めるには、ITツールを活用した業務の自動化が効果的です。ツールで自動化すれば、人がいなくても進められる業務が増えます。結果的に人員を増やさなくても人手不足を解消できるのです。
業務効率化ツールを導入するメリット
業務効率化ツールの導入には、コスト削減や人為的ミスの防止などのメリットがあります。それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
コストの削減
メリットの1つ目はコストの削減です。業務をツールに任せることで、手が空いた人員は他の業務に時間を使えます。ツールの導入初期には費用がかかりますが、人のように教育する手間や毎月の人件費はかかりません。
また、費用や人のコスト以外に時間のコストも削減できるでしょう。例えば、オンライン会議ツールや電子契約システムを利用すれば、直接会うための移動時間を削減できます。このようにツールの導入は人件費をはじめとする経費や時間の削減に繋がります。
人為的ミスを防ぐ
メリットの2つ目は、人為的ミスの防止です。データ入力や計算など、膨大な単純作業は社員にとって負担となります。同じ作業が続けば、入力間違いなどのミスも発生するでしょう。定型的な作業は、人よりもツールに任せた方が確実です。
ツールは業務量を問わず質とスピードを保ってくれるので、ミスを減らしたい事務作業などに活用できます。
人材不足・育成にかかる時間とコストを軽減
メリットの3つ目は、人材不足・育成にかかる時間とコストを削減できることです。新しく人材を採用したり、育成したりするには一定の時間とコストがかかります。また、既存の社員が退職してしまうと、再び一から採用・育成しなければなりません。
一方、ツールは導入後すぐに業務効率を上げてくれます。負担も初期設定やメンテナンス程度で済むでしょう。さらに、AIが搭載されたツールなら学習機能によって自動的に精度が上がる点もメリットです。
ワークライフバランスの向上
メリットの4つ目はワークライフバランスの向上です。ツールを導入すると、今まで人が行っていたデータ入力や仕訳作業など「単純だが時間がかかる業務」を代行できます。
また、業務を見える化することで、進捗に遅れを発見して早い段階で人員を増やすなどの対応が可能です。ツールの活用は残業の削減やワークライフバランスの向上に繋がるでしょう。
業務のムダを改善
メリットの5つ目は業務のムダの改善です。ツールを活用して自動化や情報共有を行えば、以下のようなムダを改善できます。
- ハンコを押すための出社
- バラバラに管理している顧客情報から必要なデータを探す手間
- 紙の資料の管理や保管スペースの確保
従来は時間や手間をかけていた業務も、ツールを活用することでよりスムーズに進められます。
ワークライフバランスの向上
メリットの4つ目はワークライフバランスの向上です。ツールを導入すると、今まで人が行っていたデータ入力や仕訳作業など「単純だが時間がかかる業務」を代行できます。
また、業務を見える化することで、進捗に遅れを発見して早い段階で人員を増やすなどの対応が可能です。ツールの活用は残業の削減やワークライフバランスの向上に繋がるでしょう。
業務のムダを改善
メリットの5つ目は業務のムダの改善です。ツールを活用して自動化や情報共有を行えば、以下のようなムダを改善できます。
- ハンコを押すための出社
- バラバラに管理している顧客情報から必要なデータを探す手間
- 紙の資料の管理や保管スペースの確保
従来は時間や手間をかけていた業務も、ツールを活用することでよりスムーズに進められます。
業務効率化ツール選びのポイント
業務効率化ツールを選ぶ際には、いくつかのポイントを意識すると自社にあったツールを選べます。それぞれのポイントを詳しく見ていきましょう。
自社に必要な機能が備えられているか
1つ目のポイントは、自社に必要な機能が備えられているか確認することです。どんなに機能が充実していても、必要な機能が備えられていなければツールは活用されません。
また、不要な機能が盛り込まれている場合、複雑でかえって使いづらい可能性もあります。ツール選定の際は機能の多さに惑わされず、必要な機能が備えられているか吟味しましょう。
簡単に使えるか
2つ目のポイントは簡単に使えるかどうかです。新しいツールの導入には、ある程度の負担がかかります。そこでツール自体の使い方が難しいとなかなか定着せず、従来のやり方に戻ってしまうこともあるでしょう。
ほとんどの業務効率化ツールでは、説明会が実施されていたり、トライアル期間を設けていたりします。このような機会を活用してツールの操作性を確認してみてください。
社内システムとの連携
3つ目のポイントは、社内システムとの連携です。社内で活用しているシステムとの連携ができないと、どちらかのシステムが形骸化する場合もあるでしょう。導入したツールをムダなく活用するためには、既存のシステムとの相性も考慮する必要があります。
特に、対応しているOSやブラウザの種類などは重要です。OSやブラウザが非対応だと、ツール自体を全く利用できない可能性があります。導入前に既存のツールと照らし合わせておきましょう。
セキュリティ対策
4つ目のポイントは、セキュリティ対策です。ツールによっては顧客情報や機密情報などを扱うことがあります。情報漏洩は企業の信頼にも関わるため、導入前にツールのセキュリティ対策を確認することが大切です。
具体的には以下のような点に注目するといいでしょう。
- 具体的なセキュリティ対策に関する説明があるか
- データは暗号化されているか
- セキュリティ認証を取得しているか
- 企業の導入実績は多いか
多くのツールでは上記のような対策が施されていますが、無料ツールなど脆弱な製品もあるため注意してください。
スモールスタートできるか
5つ目のポイントはスモールスタートできるかです。新しいツールの導入は企業にとっても大きな決断といえます。ツールに慣れることはもちろん、全社で導入すれば費用が膨大になるケースもあるでしょう。
ツールを選定する際には無料トライアルなどで少しずつ検討できるかを確認してみてください。実際に使ってみることで、使用する社員の意見を反映したツール選定ができるはずです。
サポート体制は充実しているか
6つ目のポイントはサポート体制の有無です。新しいツールに慣れるには時間がかかります。最初は操作に不慣れで業務が止まるケースもあるでしょう。また想定外のトラブルが発生した場合、自社のみでサポートするのは困難です。
ツールを選定する際にはサポート体制の有無や内容を確認してみてください。ツールによって電話対応の有無やサポートセンターの対応時間などが異なります。
業務効率化ツールの種類
一口に業務効率化ツールといっても、その種類はさまざまです。ここでは業務効率化ツールの種類をご紹介します。ひとつずつ見ていきましょう。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、業務の連絡や報告などのコミュニケーションを円滑に行えるツールです。代表的なものだと、ビジネスチャットやWeb会議ツールなどが挙げられます。
コミュニケーションツールは非対面で業務を進められるので、テレワークにも役立ちます。法人だけでなく個人でも気軽に利用可能で、無料で利用できるツールも多いのもメリットです。利用すればスピード感をもって業務を効率化できるでしょう。
業務可視化ツール
業務可視化ツールは、チームの進捗や社員の業務時間を見える化できるツールです。タスクごとにかかっている時間や、社員ごとの業務内容が詳細にわかるので、業務の改善点もわかりやすくなります。
また、社員の勤務実態の照明にも活用できます。パソコンの利用状況やソフトの利用時間まで可視化できるので、テレワークの際にも役立つでしょう。
自動化ツール
自動化ツールは、人に代わってバックオフィス業務や手間のかかる単純作業などを行うツールです。代表的なものとして、RPAや議事録作成ツールなどが挙げられます。
業務の中には人の判断が必要ない、データ入力や会議の文字起こし、計算などの作業があります。こうした業務を自動化することで、社員は主要な業務に集中することが可能です。バックオフィス業務に時間を圧迫されているなら、導入を検討してみてください。
情報共有ツール
情報共有ツールは社内の情報を一元化し、スムーズに業務を進められるツールです。グループウェアや社内Wiki、名刺管理ツールなどがあります。
これらのツールを利用すれば、従来は各人がバラバラに持っていた情報が1箇所にまとまるので、資料を探す手間を大幅に削減できます。特にチームで仕事を進める方におすすめのツールといえるでしょう。
電子契約ツール
電子契約ツールは印鑑を押す手間を省き、オンライン上での契約を可能にするツールです。利用することで直接会わず、どこでも承認や契約ができるので、業務のスピードアップに繋がるでしょう。
また、電子契約ツールはペーパーレス化にも繋がります。全ての契約書を紙ではなくツール上で保管できるので、後から探す際にも便利です。
個人でも使えるおすすめ業務効率化ツール3選
「業務効率化ツールを取り入れたいけど、いきなりチームで導入するのは難しい」という方もいるでしょう。ここでは、個人で業務効率化に取り組む方におすすめのツールを３つご紹介します。ひとつずつみていきましょう。
1：Evernote
Evernoteは、オンラインで利用できるノートのようなツールです。iPhoneやWindows、Android、Macなど、あらゆるデバイスからアクセスでき、共有もスムーズにできます。
さらに、ノートを整理できる機能も便利なポイントです。プロジェクト別や月別、個人用と仕事用などにカテゴライズできるので、ノートが膨大になってもお目当てのノートをすぐに探せるでしょう。
2：Googleドライブ
Googleドライブは、ファイル共有に使えるクラウドストレージサービスです。Googleアカウントさえあれば、誰でも簡単に利用できて15GBまで無料で利用できます。
これまでパソコン内で管理していたファイルもGoogleドライブに保存すれば、編集や共有もよりスムーズに行えるでしょう。Googleドキュメントやスプレッドシートなど、Googleのサービスを利用しているなら活用をおすすめしたいツールです。
3：Trello
Trelloはタスク管理を簡単にするツールです。カードにタスクを入力し、「ToDo」「作業中」「完了」などの枠へ移動させて利用します。機能がシンプルで視覚的にわかりやすいのがメリットといえるでしょう。
また、個人だけでなくチームでの利用も可能で、進捗を共有したい時にもおすすめです。無料で気軽に利用できるので、タスク管理にお悩みなら利用してみてください。
企業向けのおすすめ業務効率化ツール10選
企業で業務効率化ツールを取り入れるなら、チームで使える議事録作成ツールやビジネスチャット、情報共有ツールなどがおすすめです。10個のツールを目的別にまとめました。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは無料で利用できる製品が多く、比較的簡単に導入できます。ここでは「Chatwork」の特徴を解説します。
1：Chatwork
Chatworkは、ビジネスチャットツールです。メールのように挨拶文を入れる手間がなく、スタンプなどの活用でスピーディーなコミュニケーションを実現します。
メッセージの他にも、ファイルのアップロードやタスク管理、ビデオ通話が可能なので、チーム内の情報共有にも活用できるでしょう。無料で気軽に使えるので、チームのコミュニケーションに利用してみましょう。
業務可視化ツール
業務可視化ツールは複数の業務を並行している場合やテレワークによって進捗管理が難しい場合におすすめです。ここでは、おすすめのツールを3つご紹介します。ひとつずつ見ていきましょう。
2：MITERAS 仕事可視化
MITERAS 仕事可視化は、特にテレワークにおすすめのツールです。パソコンの利用状況を見える化し、社員の仕事内容を把握します。
いつどのアプリをどれくらい使用したかまで詳細に記録され、勤務実態が可視化されます。さらに、勤怠記録とパソコンの稼働を照らし合わせることで、隠れ残業や休日勤務の抑止にも繋がるでしょう。テレワークの勤怠管理にお悩みなら、導入を検討してみてください。
3：Backlog
Backlogは仕事の進捗管理を可視化するツールです。ガントチャート式で作業計画をひと目で把握できます。タスク管理機能や課題の締め切り設定機能で、作業の抜け漏れも防げるでしょう。
さらに、ファイルの共有やコメントを送り合う機能も搭載されているので、チーム内のコミュニケーションにも役立ちます。チームでプロジェクトを進行するなら利用してみるといいでしょう。
4：TimeCrowd
TimeCrowdは、チーム内の工数の可視化に効果的なツールです。誰がどの作業にどれくらい費やしているかわかるので、業務のムリ、ムダ、ムラを洗い出すのに適しています。時間の可視化に特化しており、デザインも使いやすいので定着しやすいでしょう。
チームで利用すれば業務フローの改善だけでなく、進捗が遅れている社員にもいち早く気づいてフォローすることも可能です。チームの作業を可視化して見直す際に活用するといいでしょう。
自動化ツール
自動化ツールは文書の作成やデータ入力の自動化を実現し、人手不足の解消や残業の削減にも貢献するツールです。ここでは、2つの自動化ツールを紹介します。
5：AIGIJIROKU
AIGIJIROKUは議事録の作成を効率化するツールです。具体的には以下の機能があります。
- 会議の発言を文字起こし
- 30カ国語以上の翻訳
- zoom利用時の自動字幕作成
- 重要な発言のブックマーク
- 議事録の編集・共有
議事録の作成は、要点のまとめや文字起こしなど手間のかかる作業です。AIGIJIROKUを利用すれば、会議の記録から議事録の作成・共有までを一貫して行えます。会議が多く議事録作成の時間にお困りなら、ぜひ導入を検討してみてください。
6：WinActor
WinActorは、定型的な業務を自動化できるRPAツールです。パソコンで行っている入力作業などを「シナリオ」としてツールに記憶させることで、同じ作業を自動で繰り返し行えます。
シナリオの作成は、ツールで見本の動作を録画すると簡単に作成できるので、プログラミングなどの高度な技術も必要ありません。導入すれば、定型的な作業による負担を大幅に削減できるでしょう。
情報共有ツール
情報共有ツールでは名刺や顧客情報を一元化が可能です。それぞれのツールの特徴を詳しく見ていきましょう。
7：Sansan
Sansanは、名刺をデータ化して、全社で顧客情報を共有できるツールです。今まで社員がバラバラに保有していた顧客情報を一元化できるので、アプローチしたい顧客の情報を簡単に探し出せます。メールやウェブフォームから顧客情報の蓄積も行い、営業のチャンスを逃しません。
さらに、先方の異動や退職に併せた情報のアップデートもできるので、紙の名刺を保存するよりも効率的に顧客にアプローチできます。
8：Kintone
Kintoneは、営業活動の効率化におすすめしたいツールです。豊富な機能を搭載しており、あらゆる業務をサポートしてくれます。
Kintoneの機能の一例は以下の通りです。
- 顧客情報の共有
- チームの進捗の見える化
- 見積もりの作成
- 交通費の申請業務
ブラウザからアクセスできるので、インストールの手間が省けるうえ、デバイスを問わず利用できる点もメリットといえます。情報共有だけでなく、ひとつのツールで複数の機能を取り入れたい場合に便利なツールといえるでしょう。
電子契約ツール
電子契約ツールはこれまで紙でやりとりしていた契約書を電子化し、ペーパーレス化や非対面での契約を実現できます。ここでは、おすすめのツールを2つご紹介します。ひとつずつ見ていきましょう。
9：Shachihata Cloud
Shachihata Cloudは、印鑑でお馴染みのシヤチハタによる電子印鑑サービスです。Shachihata Cloudなら、今使っている印鑑をそのまま電子印鑑にすることが可能なので、新しく印鑑を用意する手間がかかりません。
利用すれば、いつでもどこでも印鑑を利用できるため、印鑑を押してもらうための待ち時間を削減できます。併せてペーパーレス化も実現できるでしょう。
10：クラウドサイン
クラウドサインは、電子契約と契約書の管理に特化したツールです。非対面で契約を交わせるので、時間コストを削減できます。
また、契約書を全てツール上で管理できる点もメリットのひとつです。紙で締結した契約書もスキャン・PDF化できるので、契約書を探し出す手間もかかりません。外部との契約の機会が多く、管理にお困りなら導入を検討してみてください。
まとめ
業務効率化を実現させるためには、業務フローの改善だけでなく、ツールの活用が不可欠です。今回ご紹介した内容を参考にすれば、自社に必要なツールを選べるでしょう。ぜひ、ツールを活用して業務効率化に取り組んでみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
