レポートを電子化するメリットがわからず、紙のままで管理をしようとしていませんか？
原紙を管理しておくと、どこにあるか目に入りわかりやすいです。しかしながら、管理場所の確保もレポートに比例して多くなります。
この記事では、レポートを電子化するメリットを紹介するとともに、現状からスムーズに移行していくために、導入時に大事なポイントも解説していきます。業務の効率化に役立てていきましょう。
目次
レポートを電子化する3つのメリットを紹介
レポートの電子化するメリットは大きく分けて３つあります。紙の媒体のほうが、まだまだメリットのように感じる人も多く電子化を嫌がり、改善する側としては頭を悩ませるところでもあります。
まずはメリットを理解した上で、社内会議等で電子化できるポイントを共有していくことが望ましいでしょう。レポートを電子化する3つのメリットを一つずつ見ていきます。
レポートの一元管理が可能
レポートを電子化するメリット1つ目は、レポートの一元管理が可能になることです。
一元管理とは、一つの場所に集中して管理し、必要なカテゴリーに細分化していけば、わかりやすく、使用する側もどこにあるかが明確になります。
万がいちデータが飛んでしまうリスクを考えて、バックアップを取る必要はありますが、紙を保管したファイルを取るために移動したり、どこにあったのかを他の方に聞いたりする手間も減ります。
ペーパーレスで紙代の節約につながる
レポートを電子化するメリット2つ目は、ペーパーレスで紙代の節約につながることです。
多くの方がイメージできる電子化のメリットですが、主に3つのことが削減できます。
・保管するスペースの管理費
・資料の印刷代
・保管場所を維持するためのその他経費
ペーパーレスになることが、経費削減につながることは明らかな事実ですが、商談の際には紙のほうが楽で、顧客も自分の手にとってわかりやすいと思われます。しかしながら紙の保管など、無意識に物が増えていくことを考えると、ペーパーレスの実用化も視野に入れていく必要があります。
近年はどの企業もペーパーレスを推進しており、事前にデータを共有して印刷は任意にする形式も増えてきています。徐々に減らしていく姿勢を大切にしていくことができれば、成果となってくるでしょう。
テンプレート化で入力作業が削減できる
レポートを電子化するメリット3つ目は、テンプレート化で入力作業が削減できることです。紙ベースでアンケートを取ること、会議の議事録をつけることも必要ですが、あらかじめテンプレート化されたものを使用すれば、入力作業が減ります。しかしながら、印刷して手元に置いたほうがわかりやすいと思われるかもしれません。
前述の通り、紙を印刷した後の処理や一時的なものだけに使うのは、逆にコストをオーバーしていく原因を作ることになります。
レポートの電子化はテンプレート化していくことで、今まで曖昧だったルールを決めていくことができ、業務の見直しを苦もなくできるよう、サポートしてくれる役割を果たしてくれるでしょう。
レポートを電子化する際に気をつけたいこと4選
レポートを電子化するメリットがあっても、導入の対象となる社員が不満を感じれば、生産性を上げることには繋がりにくいです。なぜなら使うのは、社員だからです。管理側の負担を減らすことも大事ですが、組織にいる上で課題となるのが、全体性を考慮していくことです。
そこでレポートを電子化する際に気をつけたいこととして、4つお伝えしていきます。
社内の各部署の業務の流れを把握する
レポートを電子化する際に気をつけたいこと1つ目は、社内の各部署の業務の流れを把握することです。レポートの電子化は紙の管理が多く、業務の成果を上げていく支障が出ている部署には効果的です。
しかしながら、電子化することで逆にデメリットになる部署もあります。できる限り各部署でアンケートを取り、課題点を考慮した上で、ツール等の導入を決定していくことが求められます。
導入の目的を社内の状態に合わせて伝える
レポートを電子化する際に気をつけたいこと2つ目は、目的を社内の状態に合わせて伝えることです。先述のとおり、社員の理解を得ることが効率化で最大の課題になってくることがあります。
ですので、電子化する目的は、社内の状態を理解した上で行うことを伝えると、納得を得やすくなります。まずは、自社と社員の現状に理解を示してあげることから始めていきましょう。
使いやすさを正確に伝える
レポートを電子化する際に気をつけたいこと3つ目は、使いやすさを正確に伝えることです。ツールの導入は技術的なことに「難しさ」を感じる社員も少なくはありません。現在の業務からさらに負担が増えると思うくらいな方もいるので、簡単に利用できることを伝えることが大事になります。
実際にITツールの全ての機能を使いこなすのは難しいでしょう。生産性を上げることや、作業時間の削減など最低限必要な機能を利用するとした場合、全体の20％ぐらいの機能を利用できれば解決できることが多いです。
実際にGoogleは「検索」の用途が多いかと思いますが、その他の機能を完全に使いこなしている人は少ないでしょう。
使いやすさを正確に伝えていくことができれば、導入もスムーズに行なえます。
導入した後と現状の違いを伝える
レポートを電子化する際に気をつけたいこと4つ目は、導入した後の現状の違いを伝えることです。人は結果がわからないことに不安を抱くので、予測できる範囲でも導入した後の効果を示してあげると良いでしょう。
この際に気をつけたいのは、デメリットつまり現状からなくなっていき、変化していくものを伝えることです。人は変化を嫌う習慣があり、新しい環境に適応していくには時間がかかります。
変化を最小限で済むことを伝えることで導入のハードルが下がり、効率化という目的を実現しやすくなっていきます。
レポートを電子化できるITツールを2つ紹介
レポートを電子化していくには、ITツールの導入が必須となるでしょう。しかしながら、どれを選べば良いのかがわからない。仮に導入したとしても、機能していかなければ、多額の維持費を支払う義務が発生します。
また、前の章でお伝えした導入の際に気をつけたいポイントも考慮しながら、ツール選びと自社の特徴の理解は同時並行で進めていくことが良いでしょう。
今回は実績があるITツールを2つ紹介します。
SmartHR
SmartHRは「集まる、蓄まる、活用できる」をモットーに、あらゆる業務のペーパーレスで完結を目指した業務効率化のツールです。従業員が必要な情報を直接入力するだけで、電子化することができ、紙の管理は減ります。
さらに、普段のレポートだけでなく入社情報や労務管理までペーパーレスを実現、一元管理を可能にした次世代に移行していくために注目なツールと言えるでしょう。
料金プランもカスタマイズが可能で、自社に必要な部分だけの導入など要望に合わせた見積りが可能になっています。
Stock
stockは、チャット機能もついて簡単に操作できることが特徴なツールです。またレポートの集計機能も充実しており、業務別に応じたレポートのストックが可能になっています。
たとえば、営業先のレポートをそのままstockに入力すれば、帰ってからの事務作業の時間が減り、コンプライアンスに配慮した上で外出先からレポートが可能です。
蓄積したデータから次の指標を出すことや、綿密なコミュニケーションをしやすくするためのツールとしても期待ができるでしょう。
まとめ
レポートの電子化が進んでいる会社は多くなってきています。しかしながら、時代に合わせた動きを追求するあまりに、電子化への抵抗を抱えたまま導入することは、コストがかかり社員の負担も増える可能性もあります。
導入する際には、事前に社内と従業員の状況把握が欠かせないでしょう。それを踏まえた上でレポートの電子化を検討していくことが会社の発展に繋がり、顧客と自社の満足度を上げていくことに結びつく期待が持てます。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
