営業職は顧客企業と各担当者と、やり取りをする相手は多岐に渡ります。さらに複数の案件を抱えている場合、各案件での課題ややるべきことも合わさり、日々のタスクは膨大になってしまいます。営業活動を円滑に行うためにはタスクの管理は必須といえるでしょう。
本記事では営業活動に必要なタスク管理と、タスク管理をすることで生じるメリット、具体的な管理方法を紹介します。
目次
営業のタスク管理はなぜ必要？
ルート営業から新規開拓、インサイドセールスなど営業と一口に言ってもさまざまな働き方があります。共通しているのは、営業職とは外部との接触が多い職種であるということ。顧客によってニーズも変われば、提案内容や持ち帰る課題も変わります。1社のみで担当も1人というケースならタスク管理は必要無いかもしれません。案件を適切に管理し、進めるためには簡単なメモ書きや記憶を頼りにするのではなく、タスクを管理することが必要不可欠です。
営業でタスク管理を行うメリット
営業職でタスク管理を行うことは、メリットしかないといっても過言ではないでしょう。人によってはタスク管理方法を研修や先輩に教わった方も多いのではないでしょうか？ タスク管理を行うことで生じるメリットを5つ紹介します。
業務の効率化
営業がタスク管理を行う第一のメリットは、業務の効率化が図れる点です。手帳のメモ書きやスケジュール記入だけでは、いちいち確認する手間が増えてしまいます。重要度や期限、その他にも商談に必要な情報がひと目で分かるようにタスクを管理すれば、無駄に見返す時間も減り、時間が有効的に使えるでしょう。
業務の優先順位が明確になる
日次や週次など、一定の期間内での優先順位を明確にすることで、期日の管理も容易になります。優先度の高い業務からスケジュールを埋めていけば、雑事に取られてしまう時間も減るはずです。
抜け・漏れの防止につながる
上司への報告を忘れていた、アポイント時間を忘れて先方に再度確認した……。営業職を経験した方であれば、誰しも「抜け・漏れ」にまつわる苦い思い出があるのではないでしょうか？ タスク管理で得られる最大のメリットは抜け・漏れの防止になることです。優先順位を決め、余裕を持つことで抜け・漏れを最大限防ぐことができるでしょう。
商談に余裕が持てる
タスク管理が正確にできていれば、余裕を持った行動をできるようになるのもメリットの1つです。作業の軽重が分かっていれば、資料の用意など商談の準備もスムーズに行なえます。
売上・成績アップにつながる
タスクを正確に管理できるようになれば、案件が増えた場合も冷静に行動ができるでしょう。案件ごとの対応も正確になり、売上や成績のアップにつながる可能性も考えられます。
営業のタスク管理方法を紹介
実際に営業のタスク管理はどのように行えば良いのでしょうか？ アプリやツールの活用も1つの手段ですが、タスク管理に共通する考え方などを6つ紹介します。
タスクを分解する
タスク管理をする場合は、まず抱えているタスクを分解しましょう。例えば「商談の成約」というタスクがある場合は、アポイントの取得から商談の流れまで、細かく分解し管理しましょう。タスクが発生したらできる限り細分化し、週次や日次に落とし込むまでを習慣化することが大切です。
タスクごとの優先順位を決める
タスクを分解できたらタスクごとに優先順位を決めましょう。重要度の高いものや期限の近いものなど、を基に決めると良いでしょう。重要度ごとに色や番号を振ることで、直感的に重要度の高いものが分かるようになるのでおすすめです。
タスクの正確な分類を心がける
タスク管理は正確な分類が必要です。業務の状況は自分だけではなく、顧客の状況によっても変わる可能性も考えられます。一度分類し整理をしても、業務開始時など繰り返し見返す癖をつけましょう。状況に応じて優先順位を柔軟に変えることも大切です。
明確な期日を設ける
タスクを遂行するには明確な期日を設けるようにしましょう。ぼんやりとタスクを設定してしまっては、優先順位を決めることもできません。1日のうちでも「◯時までに〇〇」など、細かい単位から明確に定めることでタスクを遂行しやすくなります。あまり細かくしすぎれば破綻してしまう可能性あるため、ある程度は余裕をもたせた方が良いでしょう。
分かりやすく管理する
タスクを管理する際は、後で見返して内容を考えてしまうような管理方法は避けましょう。余計に時間を取られてしまうばかりか、内容を誤解してしまう危険性もあります。視覚的にも内容的にも分かりやすい管理を心がけましょう。
ツールを活用する
タスク管理にはアプリやツールを活用するのもおすすめです。手書きに比べ案件が増えても容量にほとんど限界が無いことに加え、優先順位の入れ替えや色を変えて視覚的に分かりやすくすることも可能です。
また、タスクを管理する際は商談や会議の内容を記載できるものを選ぶと良いでしょう。記憶やメモを頼りにしてしまうと、細かい部分での食い違いや記載が漏れてしまう可能性も考えられます。録画や録音、自動書き起こしツールなどを利用し、会議や商談の内容を正確に記録しましょう。
まとめ
多くの顧客とのやり取りが発生する営業職。顧客ごとのさまざまな要望や課題などを正確に把握しておくためには、タスク化して管理することが大切です。会議や商談での内容は録画・録音で簡単に記録できますが、都度再生していては業務の効率は下がってしまいます。記録した内容をタスクに落とし込むには、文字での書き起こしが必要不可欠です。「AIGIJIROKU」なら、記録の手間を省いて聞き取った音声をそのまま自動で書き起こし可能。業種ごとに音声認識を強化できるため、さまざまな業種の営業活動で導入ができます。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
