会議の人数は何人が最適なのかわからない。多すぎてもまとまらないし、少なくても一方的な決まりごとにもなりやすい。こんな悩みに答えていきます。会議は方向性を決めたり、社員の意見を聞く機会だったり、実施する目的は多彩になります。
しかしながら、参加する人が発言しないことや、会議をした意味があるのか？など、良い成果に結びついているのかわからないこともあるのではないでしょうか。それは事前に準備しておくことから始まり、やり方を知っておけば、確実に成果に結びつきます。
この記事では、会議に最適な人数から成果に繋がる適切な進め方を紹介します。
目次
会議に最適な人数は7名｜理由も合わせて解説
会議に最適な人数は7人と言われています。理由としてはこれ以上増えれば、会議に参加している意識が薄れることが大きな要因の一つです。多くとも10名以下に収まるのが望ましいとされています。理由を詳しく解説していきます。
7名以下の理由｜当事者意識が薄れる
会議の人数が7名以下が良いのは、当事者意識が薄れることを防ぐためです。7人から1人増えることで、生産性が10％下がるからと言われています。人数が多ければ、意見を言う人も増えたくさん意見が出ますが、それぞれの意見を考慮して意識決定が出づらい状態にもなるのです。
当事者意識が薄れれば、ただいるだけになってしまい、時間だけが過ぎていくことになる人が出ます。その空気感の積み重ねが、次回の会議にも持ち越され「この会議は意味があったのか？」という疑問だけが残ってしまいます。
そうならないためには、まず会議に参加する人数を最適な数にしていくことから始まります。
7人ルール｜役割分担で効率良く進める
7人ルールは、役割を決めて会議を効率よく進めるためのものです。
主に次のような役割を決めておくと、会議がスムーズに進みやすいです。
・議長（意思決定者）
・司会者（ファシリテーター）
・書記
・発表者
・客観的に見るオブザーバー
議長は会議の意思決定者で、権力行使のような進め方にならないよう努めていきましょう。その他の役割の人や議題の意味がなくなります。一方的な意見や私情を挟まないように心がけて、客観的な判断をするようにすると良いです。
司会者は会議の進行役です。時間配分や議題とずれていないかなどを確認、また参加者の表情を見るようにして、発言をしっかりとできているかなどを見ていきましょう。会議を円滑に進める指揮者の役割なので、全体を見渡すようにすると良いです。
書記は参加者が発言したことで、重要なキーワードや本人の意見を中心に書きとめておくことが良いです。全てを書こうとすると、大事なポイントを書き損ねることがあるので、重要なところをメモしていく気持ちのほうが、書き損じを防ぐことができます。
発表者やオブザーバーは、積極的に意見を言っていきましょう。会議は特別な場として、感じていることを素直に言うことにすると、新しい施策に繋がることが出てきます。避けたいのは、愚痴や不満だけになることです。このようになった場合は、役割関係なく修正していきましょう。
全ての役割において気をつけたいポイントは、役割を意識しすぎると、自分の意見を発言しないことにもなります。ですので、司会進行をする人は発言できていない人の意見を汲み取る、また自分の意見も言うように配慮していきましょう。
会議に向いている人
会議の参加に向いている人は、積極的に発言をする人です。会議に出席するだけでは、その場にいるだけで、聞いているだけになります。一方で参加は、自らの意見を出し良い方向性を見つけることを言います。しかしながら、そもそもの会議への姿勢の部分を除いて、意見を言わない人を会議から除外すればいいとは一概にも言えません。メモを取ったり客観的な意見を求めたりする役割を与えると、発言しやすくなるので試してみましょう。
会議に向かない人
会議に向かない人は、他者の意見を聞かずに否定したり、自分の主張を全てのように言ったりする人です。参加しない人は、自分の意見の伝え方がわかっていないだけかもしれないので、決めつけはできません。ですが意見を否定するのは、自分を正当化して他者を尊重できない傾向があります。
そのような人がいる場合は、議題の前に「相手の意見を否定しないこと」など、枠組みを作っておきましょう。
会議をスムーズに進めるために意識したいこと4選
会議をスムーズに進めるためには、事前の準備をしっかりとしておくことが大事です。突発的な会議の場合を除いて、定期的に実施するものは毎回良い結果になるよう務めることで、マンネリ化を解消することができます。
この章では会議をスムーズに進めるために意識したいことを4つ紹介します。
目的を共有すること
会議をスムーズに進めるために意識したいこと1つ目は、目的を共有することです。集まったメンバーの意識を同じ方向に向けることで、意思決定がしやすくなります。目的がずれてくると、参加メンバーの意思にばらつきが出てきて、不満を言うだけになったり、別の話題に変わってしまったりして、収集がつかなくなります。
目的を一つ決めておけば、話がずれていったとしても、立ち戻ることができるので、つねに意識をしておくべきことと思っていいでしょう。
議題通りに進めること
会議をスムーズに進めるために意識したいこと2つ目は、議題通りに進めることです。
よくあるまとまらない会議のパターンとしては、役職が上位の人が仕切り、私情も入って一方的な話の流れになってしまうと、会議本来の目的がずれてしまいます。会議とは特定の議題に関して意見交換し、合意・施策などの意思決定をすることなので、役職を超えた意見が出ると良い効果が発揮できます。
意見を言える安心の場を作ること
会議をスムーズに進めるために意識したいこと3つ目は、意見を言える安心の場を作ることです。安心感があると、意見を言っても大丈夫という気持ちになり、ありのままの言葉から解決策や今後の指標を見つけることができてきます。
会議が始まる前に「この場では遠慮なく意見を出して、まとめていきます」など、枠組みの言葉を伝えておくと、安心感が簡単に作れます。
相手を否定しないこと
会議をスムーズに進めるために意識したいこと4つ目は、相手を否定しないことです。
会議に向いていない人の部分でもお伝えしましたが、コミュニケーションでも大事なことです。
相手の意見を否定すると、自分の主張が正しいことを押し通すことになります。また、否定された相手は自分の意見を素直に言えず、否定されないよう作られた意見を言うようになり、コミュニケーションエラーが起こる原因にもなります。
自分と意見が違い、違和感を感じたときは相手の意見に同意を示してから、自分の意見を述べるようにしましょう。そうするとお互いの意見が尊重され、一方的な意思だけが先走らず、参加者一人ひとりが個性が見える意見を出し合う空間になっていきます。
まとめ
この記事では「会議に最適な人数と役割」から事前準備の重要性をお伝えしました。社員同士のコミュニケーションの場としても、会議は重要な意味を占めています。良い成果につながるための会議を意識していけば、確実に質も向上し良質な会議の場になっていくでしょう。そのためには、一人ひとりの意識を変える、準備をしっかりとしておくことで、実現が可能になっていきます。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
