近年、会議を効率化させるためのツールが多くリリースされています。今まで会議は会議室で実施され、他の場所からリモート参加というのは、一昔前では想像もつかなかったことです。
しかし、ワークライフバランスと働き方改革が推進され、これまでの当たり前が崩れて新しい時代に進もうとしています。会議のあり方も、多様性が求められることになりました。
そこでこの記事では、会議を効率化するツールの紹介から導入するメリット、生産性を高めるための準備を紹介します。
目次
会議を効率化するツールとは
会議を効率化するツールとは、会議を円滑に進めるためや、意思決定をしやすくするためのものです。具体的には手書きでまとめていた議事録を文字起こしを自動でしてくれたり、外出先からでも会議に参加できるシステムだったりと多種多様です。
しかしながら、効率化するツールを一度にたくさんのものを導入しては、使い方に慣れることも必要になるので、自社に必要なものを分析することも見据えておきましょう。
はじめに、会議を効率化するツールを導入する4つのメリットを紹介します。その後に会議の効率化を実現するツールを紹介して、自社に必要なものを選んでいきましょう。
会議を効率化するツールを導入する4つのメリット
ツールを導入する目的は、生産性の向上と社員が積極的に会議に参加して気持ちを高めることなどがあります。会議を効率化するツールを導入するメリットは、会議を効率化することから結果的に社員の満足度も高くなっていき、相乗効果が期待できます。
ではどのようなメリットなのか？一つずつ見ていきましょう。
会議時間のロスが減る
会議の効率化するツールを導入するメリット1つ目は、会議時間のロスが減ることです。会議には資料の準備、人員のアテンドなど管理と調整しておくべきものがたくさんあります。
会議の時間が長引けば、参加者が他の業務を行う時間も減り、残業が多くなる可能性もあります。
会議時間のロスを減らすには、議題以外のことには極力手間をかけないようにすることが必要です。ツールを導入することにより、スムーズな会議の流れを実現することができます。
会議の目的が達成しやすくなる
会議の効率化するツールを導入するメリット2つ目は、会議の目的が達成しやすくなることです。会議の議題に集中できるよう、周りの環境を整えておくのは大切な要素です。資料等の準備不足があったとしたら、参加者はできていないところに目が向けられて、議題からそれた不足しているものを探し始め、意識的にも議題に集中がしづらくなります。
参加する社員の意識に違いがある中で、準備不足という状態はさらに参加姿勢を削ぐものになります。ツールを導入することにより、必要なものだけをピックアップする体制を整えておけば、会議の目的以外のマイナス要素に目が向かなくなるので、メリットの一つと言えます。
コストの削減につながる
会議の効率化するツールを導入するメリット3つ目は、コスト削減につながります。紙などの事務用品だけでなく、社員の残業時間を削減して生産性を高めることも可能です。なぜなら会議が長引けば他の仕事をする時間も減り、その分残業をしなければならないからです。
社員が別の業務で緊急性が高いものだった場合、会議の時間が延長したらストレスの原因を作ります。ツールを導入することで、会議時間の延長を防ぐことによっても、コスト削減と社員のメンタル的な安定にもつながる効果が期待できます。
資料が多くならない
オンライン上で共有できると、リアルタイムで編集と保存ができ、インターネット環境があれば場所を選ばず修正もその場でできます。資料が多いと紙の印刷代も大きくなってきます。紙ベースのほうが効率的な場合は、この限りではありません。しかしながら、リモートワークが増える中で、資料を持ち歩く等は情報漏洩のリスクもあります。資料を印刷する時間も削減でき、一元管理が可能になるのも効率化のメリットと言えます。
会議の効率化ができるツール11選｜用途別に分けて紹介
会議を効率化するツールは、場面によっていろいろなものが存在します。近年はリモートワーク、テレワークが推進されて、オフィス外で仕事をする方も増えました。働き方の多様化に伴い、ミーティングルーム以外でも参加することも一般的に受け入れられるようになりました。
会議で決定した内容を記録していく議事録、オンラインでビデオ通話が可能なアプリやシステムなど、用途に合わせた効率化のツールが誕生しています。今回は大きく3つのカテゴリーに分けて11個のツールを選定しました。
・議事録の作成を支援してくれるもの
・オンラインでも会議に参加できるシステム・アプリ
・WEB上で同時操作が可能なノート
場面別に合わせたツールを紹介していきますので、自社の会議で効率化ができるものを選んでみてください。
議事録作成ツール｜聞き逃し等を防止する
会議の際は議事録を取るのが一般的です。しかし、手書きで記録していると、大事なところを聞き逃してしまうこともあります。そんなときは、録音機能やアプリを利用したり、文字起こしツールを活用したりして、メモを取ることに集中しすぎることを防ぎましょう。
今回は議事録を作成してくれるツールの中でも3つご紹介します。
AutoMemo
AutoMemoは、AI機能がついた文字起こしサービスです。会議の動画や音声ファイルを、ブラウザからアップロードするだけで、AIがテキスト化して専用のアプリにデータを送ってくれます。1時間の録音なら約20分で文字起こしをしてくれるので、手書きの議事録と合わせて、サポートしてくれるものとなるでしょう。
翻訳機能はありませんが日本語の他に、72カ国の言語にも対応しているので英語、中国語の文字起こしも可能です。
スマート書記
音声を活用して議事録作成の自動化・効率化を支援するクラウドサービスです。「議事録の作成・共有・管理」を簡単に行うことができます。そのため議事録作成の時間を大幅に削減が実現でき、多くの企業や公的機関への導入実績も豊富です。
AIGIJIROKU
オンライン会議システム「ZOOM」と連携でき、リアルタイムで文字起こしをしてくれます。30ヵ国語に対応しており、読者を特定してくれる機能もあります。AIが自動で音声認識してくれる機能レベルが高く、セキュリティも強化にも力を入れており、顧客満足度が高いのも特徴です。
オンライン会議システム｜出張先でも参加可能
オンライン会議システムの中で、効率化におすすめなツールを3つ紹介します。
会議室でなくても、他の場所で参加できるオンラインシステムを活用するのも有効的です。ただし、セキュリティ面では、外出先から参加する社員の配慮に依存します。ですので人のいない場所で参加、もしくは聞くだけにしておくなど、事前に参加ルールを口頭で伝えておきましょう。
ZOOM
Zoomは世界No.1のシェアを誇るWEB会議ツールです。通信の安定性に定評があり、100名以上の参加でも円滑な接続状態を保てています。また、機能が充実しており、レコーディング、画面共有、個別に分けて話せるブレイクアウトルームも作成が可能です。
スマートフォンのアプリもあり、外出先からの参加も容易にできるところが魅力です。
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は、国内で多くの中小企業に利用されているビジネスチャットツールです。利用するときはチャットが多いですが、ビデオ通話機能も有しています。タスク管理やファイル管理ができるのも、大きなメリットの一つです。スマートフォンアプリもあり、こちらも会議室でなくとも、リモートワーク時の会議に役立ちます。
Slack
2013年に市場導入されたチームコミュニケーションツールです。利用度合いはZOOMや
ChatWorkよりもシェアは低いですが、チャット機能とビデオ通話機能もあるので、会議に必要な要素は十分に備えています。
WEBノートツール｜オンラインで共有が可能
WEBノートツールは、オンラインで共有が可能で会議を効率化してくれるツールとなります。共通のメリットとしては次の3つがあります。
・オンライン上でリアルタイム管理、複数人での作業が可能
・ペーパーレスが実現
・マイクロソフト社のWord,Excel,PPTとの互換性がある
近年はリモートワークが積極的に導入され、オフィス以外の場所で業務を行う会社も多くなりました。時代の流れに伴い、会議の開催も場所の自由度が増して、効率化のツールも合わせて変えていく必要があります。そこで紹介するのが、オンライン上で文章の作成、計算、資料作りを可能にしてくれる5つのソフトとアプリです。
Googleドキュメント
Google ドキュメントは、オンラインでドキュメントの作成、編集が行えるソフトウェアです。クラウド上に文章を保存するため、複数人が共同で編集作業を行うことができます。オンラインで共有することで、毎回添付したり指定した場所に保存したりする作業が減り、効率化が期待できます。また、即時に保存が適用されるので保存のし忘れによる2重の手間も防ぐことができるのも魅力の一つです。
Googleスプレッドシート
スプレッドシートは、Googleが提供している表計算ソフトです。マイクロソフト社のExcelのようなソフトで、Googleドキュメントと同じく、オンライン上で作成と編集ができます。また、ダウンロードの必要がなく無料で使えます。スプレッドシートの魅力は、複数人での作業が同時にできることです。サーバー上でのファイル共有では、1人が開きっぱなしにしていると他の人が作業できなくなるので、リアルタイムで入力する作業が多いものにスプレッドシートは活躍します。
Googleスライド
Googleスライドは、オンライン上で動作するプレゼンテーションツールです。
マイクロソフト社のパワーポイントのような存在で、セミナーやプレゼンテーションに使う資料作りに向いています。コメント機能で確認や修正も、リアルタイムで見れたり送ったりできるので、コミュニケーションツールとしても活躍します。
Googleフォーム
Googleフォームは、Googleのサービスの1つとして提供されているフォーム作成ツールです。アンケートフォームや問い合わせフォーム、キャンペーンへの申し込みフォームなど、様々な用途で利用されています。
フォームを簡単に作成できるだけでなく、集計や分析をアシストする機能もあり、フォーム作成ツールの利用が初めてという方にとっても扱いやすいツールです。
スプレッドシートと連携して、アンケート結果をまとめることや、あらかじめアンケートを用意することによって、会議の効率化を図ることをサポートしてくれる期待が持てます。
Evernote
Googleが提供している以外のものとして、活用していきたいのはEvernoteです。
Evernoteはあらゆる情報を書き込めるメモアプリです。テキストだけでなく画像や動画、PDFファイルなども保存できます。また、作成したノートはフォルダごとに分類できるので、大切な情報が至るところに分散してしまうのを防げます。
音声の録音機能もあり、会議の録音にも最適なアプリで、文字起こしも容易になり効率化に欠かせないアプリとなるでしょう。
【さらに効率化】会議の生産性を高める4つの準備
ここまでは会議を効率化するツールを紹介してきました。さらに生産性が高まれば、会議を効率化した成果がみのり、他の業務にも良い成果が出ていくことになるでしょう。そこで大事な要素が、会議前の準備になります。準備を念入りにすれば、会議の効率化もさらにましていきます。今回は会議の生産性を高める4つの準備についてお伝えします。
グランドルールの設定
1つ目の準備は、グランドルールの設定です。グランドルールとは、会議やミーティングを意義のある場とするためにあらかじめ定めておくルールのことです。ルールがあると、次の準備「議題と目的」の共有がしやすくなります。たとえば「相手が発言した意見を否定しない」など、ルールを事前に決めておけば、否定しない方向で会議を進めることができ、参加者の意思統一がしやすくなります。
ただし、決め過ぎると自由度がなくなるので、状況に応じて適切なルールを設定することが大事です。
議題と目的を共有すること
2つ目の準備は、議題と目的を共有することです。はじめに会議の議題を共有し流れをイメージしたあとに、今回の会議で得たい目的を共有することで、全体図がわかります。会議が始まった直後は、それぞれの参加の意思や方向性が違います。そこで、全体的な流れを共有することで、同じ方向性にベクトルを向けて会議を進めていきます。
全体図がわかってくれば、意思決定したい内容やゴールが明確になって、参加者が意見を出しやすくなります。
人数は10名以下がベスト
3つ目の準備は、会議の人数を10名以下にすることです。情報を共有するだけの会議では、人数はあまり関係ありません。しかし意思決定や方向性を決める会議では、参加する人数が多すぎると当事者意識が薄れて、意思決定ができずに長引く可能性も出てきます。
おすすめは10名以下で、それぞれの役割を与えることで、参加姿勢が高まり内容が濃く室の高い議題と解決案が生まれてくるでしょう。
会議の中で役割を決める
4つ目の準備は、会議の中で役割を決めることです。あらかじめ司会進行、プレゼンテーションをする人、客観的に意見を言う人など役割を決めておけば、会議の時間までに合わせて準備をすることになります。
とくに重要な役割は次の2つです。
・司会進行者
・プレゼンテーションをする人
司会進行者は、議題から外れたものにならないように進行し、一方的な意見になるのを防ぐ役割があります。プレゼンテーションをする人は、自身が話す内容により、周りの反応と会議の雰囲気に影響が出ます。準備と全体の流れを作る大事な役割なので、準備は念入りにしておくことをおすすめします。
また、役割を決めた場合に意識したいポイントとして、自分の役割だけをすればいいという気持ちにならない配慮が必要です。
本当に向き合わなければならない課題には、参加者がありのままの意見を出すことが大切になります。司会者や周りへの配慮が得意な人が、積極的に参加できるよう意見を求めていきましょう。
まとめ
この記事では、会議を効率化するツールの紹介から、生産性を高めるための準備をお伝えしてきました。ツールの導入は無料のものもあれば、有料で高機能なものまで様々です。自社の課題を解決できるツールと予算の兼ね合いから選定をしていくと良いです。
また会議の効率化は、社員の満足度も結果的に上げることに期待が持てます。顧客と社員の満足度を高める相乗効果を生み出す活動をしていけば、会議の効率化から大きな成果が生まれていくことになるでしょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
