開催日時や開催場所、会議で使用する資料など、会議参加者に伝えることは多岐に渡ります。全てを口伝で伝えることは難しく、チャットアプリでは見逃してしまう可能性も考えられます。会議の詳細を伝える際は、案内をメールにまとめて伝えると良いでしょう。
本記事では、会議の案内メールを作成するコツや注意点を紹介します。
目次
会議の案内メール作成のコツ
会議の案内メールは社内の人間だけではなく、社外に送る場合も考えられます。失礼のないように、かつ分かりやすいメールを作るのが理想的です。
会議の案内メールを作成する際に気をつけたいポイントを解説します。
件名は簡潔に
メールボックスで埋もれてしまわないよう、一目で会議の案内であると伝える件名が望ましいでしょう。しかし、件名で用件まで全て伝えようとするのは好ましくありません。
メールの件名は、
・「【◯/◯（日付）会議（ミーティング）】詳細・資料添付のご案内」
・「【◯月度】定期ミーティングご案内」
・「【要確認】〇〇会議のお知らせ」
など、簡潔で分かりやすいものにしましょう。強調したい部分を「【】（墨付きカッコ）や、［］（大カッコ）などで囲うのもおすすめです。
5W1Hを意識して分かりやすい案内を
案内メールを作成する際は、相手に必要な情報を漏れなく伝えることが最も大切です。案内に漏れを無くすためには「5W1H」を意識してメールを作成すると良いでしょう。
Where（どこで）＝会議の開催場所、オンライン会議の場合は使用するアプリや会議のURLなど。
When（いつ）＝開催する日時。
Why（なぜ）＝会議を開催する理由。
What（何を）＝何について話すのか。
Who（誰が）＝参加するチームや役職、参加者について。
How（どうやって）＝会議を行う方法
特にWhere・Whenに関しては伝え漏れると案内を受けた相手が会議に参加できなくなってしまいます。メールを作成する際はこの2つをまず記載することを意識し、作成後に漏れが無いか確認しましょう。Why・What・Who・What・Howもできる限り案内メールに記載することが大切です。送信相手が会議に参加する理由や他の参加者、何について話すのかを事前に把握してもらえます。
見やすくシンプルを心がける
案内メールを作成する際は文章的にも分かりやすくするのが大切ですが、視覚的にも分かりやすいメールの作成を心掛けましょう。「・（なかぐろ）」や「：（コロン）」などの”役物”を適切に利用することで、視覚的にも見やすくなります。
例えば
「今回の会議は月初の報告と中間報告、先月の振り返り、インシデント事案の共有を行います。」
といった内容も
［今回の議題について］
・月初の報告
・中間報告
・先月の振り返り
・インシデント事案の共有
とすれば文章を読まずとも視覚的に内容がすぐに伝わるでしょう。役物を利用する際は、縦列で揃えることを意識すればより見やすくなります。
資料を添付する
案内メールを作成する際は資料の添付も忘れずに。予定された会議で使用する資料はもちろん、議事録を元にした前回の会議の要約を添えるようにしましょう。「前回どういった話があったか」「前回から持ち帰った課題は何か」など、参加者全員で認識をすり合わせるためにも、会議の振り返り資料の添付は必要です。
返信用ひな形を用意すると◯
受け取った相手の返事の手間を省くのも喜ばれる気遣いの1つです。相手が大量にメールを受け取っている場合は、後回しにされてしまい参加の可否が分からなくなってしまう可能性も考えられます。相手の手間を省くためには返信用のひな形を用意すると良いでしょう。
「下記ご記入の上、返信お願いいたします。
【参加・不参加】（もしくは【◯・✕】など）」
といった文章を末尾に加えておけば、【】内を軽く編集するだけで参加の可否が把握できる上に、相手方の負担を大きく減らせます。
会議の案内メールを送る際の注意点
内容が分かりやすくても、メールを送付するタイミングや誤字・脱字には十分な注意が必要です。会議の案内メールを送る際に気をつけたいポイントを紹介します。
余裕を持って送る
会議の案内メールは余裕を持って送付するのが良いでしょう。最低でも2〜3週間前に送っておけば、相手が忙しい場合でも都合をつけやすくなります。
誤字・脱字、二重敬語など表記ミスには注意
案内メールを送る場合は誤字や脱字や二重敬語には十分注意しましょう。見直しのきくメールだからこそ、「ケアレスミスを見逃す人間」というイメージを持たれてしまう可能性も考えられます。社外へ送る場合はもちろん、社内メンバーに送る際も誤字脱字が無いか、しっかりと見直しましょう。
リマインドメールも忘れずに
案内メールを送った後は、リマインドメールを送るのも忘れないようにしましょう。2〜3週間前に案内を送っておき、会議の前日〜3日前を目安に会議のリマインドメールを送信すれば、参加忘れなどを未然に防げます。
送る前には必ず校正を行う
案内メールを送る際は早さも大切ですが、内容や文章が間違っていないことが何より大切です。
・送信相手が正しいか
・CCとBCCを間違えていないか
・会議の概要にミスや抜けが無いか
・誤字脱字が無いか
・二重敬語など表現のおかしい部分が無いか
など、細かく確認しミスを極力減らしましょう。特に社外に送る場合は失礼の無いよう、上司や同僚など他人の目でもチェックを通せば、自分では気づけなかったミスが見つかるかもしれません。
Web会議の場合に気をつけたいポイント
会議をオンラインで行う場合は、いくつか注意が必要です。社外の方や初めて参加するメンバーがいる場合は、Web会議で使用するアプリケーションのインストールURLや手順、参加方法を記載を忘れないようにしましょう。
まとめ
会議の案内メールを送る際は、社内外問わず相手のことを考えることが大切です。また、実りある会議のためには資料の添付は欠かせません。当日使用する図面やスライド以外にも、前回行った会議の要約資料は必須といえるでしょう。録画や録音など、会議を記録する方法は多くありますが、長い会議の録画・録音は書き起こしが必要です。人力で書き起こしを行う場合は、正確性に欠けるだけではなく、担当者に大きな負担が掛かってしまいます。AIGIJIROKUなら、録音と同時に書き起こしを行ってくれるため、会議の要約も簡単かつ確実です。会議案内をメールで送る際は、AIGIJIROKUで前回会議の要約をし参加者に共有することで、より実りある会議を行えるでしょう。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
