会議に最適な時間帯はいつ？効率的な日時の選び方を紹介します

会議を行う時間帯に頭を悩ませたことはありませんか？

社員の意思疎通や重要な決定事項を話す際に、会議の時間帯を調整するのは、業務を妨げないように配慮することが必要です。今回は人の心理を考慮した上で、会議に最適な時間帯から、日時の選び方を紹介していきます。

会議に最適な時間帯と曜日の選び方を解説

会議に最適な時間帯と曜日は、自社の業務内容を考慮した上で決めていくのが効率よく、社員からの不満を避けることができます。

生産性が下がり不満が出る時間帯と曜日

土日祝日が休日の場合、避けたほうが良いのは月曜日の朝の会議です。前日が休日だったこともあり、今週の業務の流れや段取りを決めていく時間帯に会議をすれば、結果的に業務が遅くなり社員も自分のスケジュールが遂行しにくいといった不満に繋がります。

また、金曜日の会議も同じく避けたほうがよい日時です。金曜日は心理的に休日に備えた業務の段取りと、来週の予定を組み立てておく必要性を感じている社員も多いです。緊急の会議以外に定期的なミーティングを入れておくのは、辞めておいたほうが効率が良くなる可能性が高くなる期待が持てます。

さらに月曜日と金曜日は、有給取得して3連休等にする社員も多く、会議に必要なメンバーを招集できないことも考えられます。そこで会議に最適な時間帯はいつなのか？を次に考えていきましょう。

おすすめの時間帯と曜日

ある会社が会議を実施すると良い時間帯の統計を取ったところ、社員の承諾率が高かったのは「火曜日の午後3時」だったそうです。昼食後の午後1時などは、身体が食べ物を消化するために眠気に襲われてきます。休憩後の余韻が抜けきった3時ごろが頭も冴えて、会議と就業時間の終わりを意識することができます。

火曜日だけでなく、全曜日の午後3時以降で調整をしてみると、参加率も上がり効率的な意思決定ができる可能性も高くなる期待が出てきます。

近年は、テレワークの導入も進んでおり会議に参加できる場所が多くなりました。自社の業務内容と照らし合わせて検討してみると良いでしょう。

お昼時間に会議するときに意識したいポイント

働き方改革の一つの例として、お昼ご飯を食べる時間にミーティングをすることを検討する場合があります。ただ、お昼時間に対しての社員の捉え方は様々です。

休む時間まで業務に関わると強制的な印象を与えかねず、やる気が下がり逆効果となるでしょう。実施するときには、これまでの会議姿勢に対し社員がマイナスイメージを持っていないか？というのを理解して、導入するメリットを伝えるようにしましょう。

自社の勤務形態と業種から判断する

前項の会議に最適な日時が良いとされても、社員の不満や生産性が下がってしまえば逆効果になります。会議の日時を決める際には、自社の業務内容と社員の動きの傾向を掴み、妥協点も考えながら決めていくのが良いでしょう。

しかしながら、決めるときには強制力で日時を決めてしまう可能性が高いです。できる限り、社員と決定する側の意思疎通を図るためにできることはしておくと、納得が得られやすくなります。

部署ごとにアンケートを取る

部署ごとにアンケートを取るのは、社員がこれまでの会議に対するあり方をどう思っていたのか？また、最適な時間帯をヒアリングすることが同時に達成できます。部署により業務内容も様々で、会議が可能な時間帯も変わってきます。

全ての部署の負担を減らすことを考えるのは難しいですが、部署ごとに参加してもらうキーマンの予定を考慮した上で、日時を決めていくと、妥協点も見えやすくなり判断が容易になってくるでしょう。

ただし、アンケートを取る際には書かれた内容を全て本心から書いていると思わないことが大切です。建設的な意見だけではなく、日頃の不満を込めた内容になる場合もあります。

ですので真摯に受け止めること、相手に伝えなければいけないことを決めていくと、意見のズレが減ってきてコミュニケーションも上手に取ることができます。

ここまでは会議に最適な時間から、生産性を見つけ出すポイントを紹介してきました。

会議の改善に関わらず、提案する側も自分たちの負荷と社員の要望の妥協点も伝えていく努力が必要です。容易なことではありませんが、改善をしていくにはこれまでの経験とイメージの積み重ねを活かしたり、変えたりする必要があります。

短期間でできることもあれば、長期的に改善を見ていく必要もあるので、結果を焦らずに取り組んでいく姿勢が良いです。

生産性の高い会議にするための5つの改善方法

生産性の高い会議をするには、社員一人ひとりの持つ意思がある程度統一される必要があります。これらは同調ではなく個人の意思の高さを上げていくもので、下がっている人を排除することではありません。

会議が始まる前の準備を整えていくだけで、社員の意識は会議に集中でき、業務もそこに併せた行動をするようになっていきます。そこでより生産性の高い会議にするための改善方法を5つ解説していきます。

会議時間は60分以内を目安にすること

生産性の高い会議にするための改善方法1つ目は、会議時間は60分以内を目安にすることです。人の集中力はたくさんの研究結果で40分ぐらいが限界とされています。40分以降は、集中力が低下していくので、ダラダラとした時間になったり、意見が散々でまとまりがつかなくなったりと、良い結果を出していく脳の状態にはならないでしょう。

もし60分の会議時間に設定したならば、30分経ったら休憩したり意見をまとめたりすると、意思決定に役立つことが見えてきやすくなるかもしれません。

終了の時間は必ず守ること

生産性の高い会議にするための改善方法2つ目は、終了の時間は必ず守ることです。会議を進行する役職者やリーダーは、必ず意識することをおすすめします。終わりを伸ばしてもいいという考えだと、パーキンソンの法則が出やすく「終わらせることを後回し」になり、残業を余儀なくすることにもつながってしまいます。

終了が決まっていることにより、決めなければいけない適度な緊張感と強制力が働くので、役職者が終わりを決めておくと成果が出やすくなるでしょう。

議題と目的を会議前に共有すること

生産性の高い会議にするための改善方法3つ目は、議題と目的を共有することです。多くの場合、タイトルだけを共有して内容は会議が始まってから行うことが多いです。しかし、事前に議題と目的を共有しておけば、何をするかが理解できるので、会議内でも対策を考えてきた案が出やすくなります。

ちょっとした事前の準備をして、会議の生産性を高める積み重ねをすることで、良質なものに変わっていくでしょう。

ファシリテーターを作り場の雰囲気を盛り上げること

生産性の高い会議にするための改善方法4つ目は、ファシリテーターを作り、場の雰囲気を盛り上げることです。

ファシリテーターとは司会進行者のことで、会議の質に影響を及ぼしてきます。たとえば声のトーンが暗い響きで会議を進行していくと、受けている側も暗い雰囲気にのまれてしまうでしょう。

司会進行者を作り、かつ進め方が上手なのは客観的に意見を判断できる方です。適任者がはじめはいなくても、役割を分担していくことで、新たな能力に気づくこともあります。試しながらやっていくと、会議の時間は有意義に変化していきます。

ヒアリングシートを作成して意見をまとめる

発言しづらい雰囲気を回避するために、会議前に社員がヒアリングシートに答えた結果を集計し、会議に反映させていくのも効果的です。また、会議後のヒアリングシートも実施することにより、改善の方向に向かいやすくなります。ただ、ヒアリングしたものは、アンケートと同じく体裁を気にして本心を言えない社員もいます。アンケートを取る側の対応と社員の努力を合わせていくことが求められます。

アンケートを作るのはGoogleフォームがおすすめです。

無料で項目も自由に追加でき初心者でも感覚でわかるようになっています。

まとめ

この記事では会議の最適な時間帯を見つけることから、生産性の高い会議を実現するための改善方法をお伝えしてきました。会議の改善は検討する側と、社員の日頃の会議への姿勢を整えていく難しい取り組みでもあります。

一つずつ実践していくことの積み重ねが、やがて大きな成果につながっていきます。

まずはできることからリスト化して、試し続けていきましょう。

AI GIJIROKU Blog 編集部

AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。