若手社員のなかには「議事録のコツを知りたい」と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。特に議事録の作成が初めての方は、何から始めたらいいか不安を抱えているかと思います。
そこで今回は議事録とメモのコツ、事前準備のポイントを徹底解説します。本記事を読んでいただければ、読みやすい議事録をスムーズに作成できるようになるでしょう。
目次
議事録を作成する目的とは？
まずは、以下の議事録を作成する目的を把握しましょう。
- 関係者への正確な情報共有
- 決定事項と未決定事項の明確化
- 会議内容における認識のズレの防止
- 合意形成の証拠とする
常に読み手を意識し、記載漏れや間違いが生じないように注意が必要です。
議事録における事前準備のポイント
議事録をスムーズに作成するには事前準備が重要です。これから紹介するポイントを作成前に実施すれば、コツをつかみやすくなるでしょう。
会議の内容をチェックしておく
会議の参加前に開催目的や参加者などの概要をチェックしておくと、メモが格段に取りやすくなります。あわせて事前にわかることは議事録に記入して、提出までの時間を削減しましょう。
また、専門用語が頻出しそうな会議の場合は予習しておくのがおすすめ。用語の意味を知っておけば、途中で会議についていけなくなることを防げます。
過去の議事録を確認しておく
参加する会議に似た内容の議事録は、記載すべき項目や重要なポイントの参考になります。また、会社独自のフォーマットやルールの有無は事前に確認することが大切です。会議前に過去の議事録やフォーマットを見て、おおまかな完成イメージを思い浮かべましょう。
フォーマットや構成を準備する
フォーマットや構成を準備しておけば、議事録に記載すべき項目を確認できます。記載すべき項目がわかると、会議中に重要なポイントを取捨選択してメモできるようになるでしょう。また、関係者になるべく早く情報を共有する必要があるため、議事録は会議が終わってから1日以内の提出が理想的です。会議前にできることは済ませておきましょう。
議事録の肝になるメモを取るコツ
会議中のメモがしっかり取れていないと、議事録の作成を円滑に進めるのは困難です。議事録の肝となるメモのコツを紹介します。
重要な数字と単語は押さえる
会議の内容はすべてメモを取るのが理想的です。しかし、一言一句すべてメモを取るのは不可能なので、少なくとも重要な数字と単語は聞き逃さないように意識してみてください。例えば、予算や日時、人数などのメモは忘れないようにしましょう。数字や単語を間違えて記載すると、その後の業務にも影響が出てしまうため注意が必要です。
記号や略語を使う
記号や略語を使うと、会議のスピードに追いつけずにメモを取りこぼすことが減ります。例えば、因果関係を示す場合には矢印、重要事項には丸を使うなどルールを決めて記号を使ってみましょう。
辞書登録やショートカットを活用する
パソコンでメモを取る場合は、辞書登録やショートカットを活用してみましょう。辞書に頻出する単語を登録することで、タイピングする手間を削減できます。例えばWindowsのパソコンでは、IMEオプションの「単語の登録」が利用可能です。貼り付け（Ctrl＋V）などのショートカットも、タイピング速度の向上に役立ちます。
録音はあくまでサポートとして使う
会議後にメモし忘れた箇所や聞き逃した箇所を確認できるように、ICレコーダーなどで会議を録音するのもおすすめです。ただ会議中にメモを取らず、会議後に音声データを文字起こしして議事録を作成するのは避けましょう。
文字起こしにはかなりの時間を要し、1時間の音声データなら6～8時間ほどかかってしまうからです。メモを取った方が記憶も残りやすいため、あくまでサポート役として録音を活用してみましょう。
わかりやすい議事録を書くコツ
次にわかりやすい議事録を書くコツを紹介します。議事録に苦手意識がある方は、ひとつずつ押さえてみてください。
記憶が新しいうちに書く
会議の記憶が新しいうちに作成すれば、メモし忘れた箇所や不足している箇所でも記憶を頼りに記載できるかもしれません。反対に会議から時間が経って記憶が薄れると、自分のメモを読解できない可能性があります。遅くても1日以内に共有できるように着手しましょう。
メモを整理して同じ内容ごとにまとめる
会議中は話すテーマが前後することがあるため、メモからいきなり議事録を作成するのは避けましょう。まずは、メモを整理して同じ内容ごとにグループ分けするのがおすすめです。メモの上から順に議事録をまとめると、同じ内容を繰り返し記載する可能性があります。会議直後にメモを整理してグループ分けをしましょう。
読み手が知りたいことを考える
議事録は関係者に共有する書類であり、人に読んでもらうために作成します。そのため、作成時には読み手の知りたいことを意識しましょう。多忙な人ほど経緯よりも結論を早く知りたいと思います。なるべく結論部分を先に記載して、読み手への負担を軽くすることが大切です。
主語述語を明記する
主語や述語が省略された会話をそのまま議事録に記載してしまうと、読み手に大切な情報が伝わりません。例えば「その方法で進めよう」という発言をそのまま議事録に載せても、読み手は「結局どんな方法が採用されたの？」「誰が責任者なの？」と疑問を抱いてしまいます。その方法が何か、誰が担当するのかなどを具体的にしたうえで議事録に記載しましょう。
不要な情報を省いてシンプルに書く
議事録は発言をそのまま文字起こしするのではなく、要点をわかりやすくまとめることが大切です。雑談の内容や所見など不要なものは書かず、読み手にとって必要な情報だけを記載しましょう。
読み手の多くは時間をかけて読みたいのではなく、短時間で会議の内容を把握したいからです。箇条書きや「だ・である調」を使い、社内用の議事録なら敬称を省略してシンプルにまとめるようにしてみてください。
5W2HやPREP法を意識する
5W2HやPREP法を意識すると、論理的で読みやすい議事録が作成できます。5W2Hの意味は以下の通りです。
- Who（誰が）
- When（いつ）
- Where（どこで）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
- How much（いくら）
PREP法は以下の頭文字をとったもので、結論から伝える重要性を示しています。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
こちらの2つの手法を使うと、必要事項の記載漏れを防げ、読み手にとってわかりやすい議事録が完成します。
余白や改行を適切に入れる
議事録は余白や改行を適切に入れて、見やすいビジュアルを意識することが大切です。文字がびっしり詰まった文書は読みづらさにつながります。ストレスなく読み進められるように、適度に余白や改行を入れて書きましょう。
議事録を早く書くコツ
議事録はスピードを重視して仕上げることが大切です。最後に議事録を早く書くコツを紹介します。
テンプレートやフォーマットを使う
テンプレートやフォーマットを使えば、項目に沿って情報を記載するだけで議事録は完成します。一から構成を考えたり書式の微調整をしたりするのは非常に時間がかかります。社内のフォーマットがあれば利用し、ない場合はテンプレートをダウンロードしましょう。
文字起こしツールを活用する
文字起こしツールは、自動で音声を認識しテキスト化してくれるものです。ただし、精度が低いと正しく文字起こしされず、人による確認や修正に時間がかかってしまいます。なるべく手間をかけずに議事録を作成するためには、音声認識精度の高いツールを活用しましょう。
まとめ
スムーズに議事録を作成するには、事前準備とメモに力を入れることが大切です。そして、わかりやすい内容に仕上げるには、会議の記憶が新しいうちにメモを整理し、不要な情報を省いてシンプルに書くといいでしょう。今回紹介したコツやポイントを参考にし、議事録作成への不安を取り除いてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
