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AI/人工知能 記事更新日: 2023/06/20

AI活用で業務効率化!どんな業務が対象?導入のポイントまで解説

AIで生産性向上

近年、AI(人工知能)技術は目覚ましい進化を遂げています。それに伴い、ビジネスにAIを活用して業務効率化を図る企業の数も増えてきました。従来の業務の手間削減や人的ミスを減らすことにもつながるため、生産性の向上が期待されているのです。

では、どのような業務にAIを導入すれば業務効率化が図れるのでしょうか。この記事では、対象となる業務の例やAI導入のポイントについて解説します。どのようなツールを選ぶべきかについてもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

AIとは?

AIとは「Artificial Intelligence」の略で、日本語に訳すと「人工知能」です。人工知能とは、人工的に作られた知能、つまりコンピュータによる知的な処理や判断のことを指します。

AIは、機械学習や深層学習などの技術を用いて、コンピュータが自ら学習し、知的な判断や推論を行います。人間が思考するのと同じような機能を実現するために開発されているのが、AI技術です。

現在、AIは画像認識、音声認識、自然言語処理、ロボット制御、自動運転など様々な分野で応用されています。ビジネス上においても、業務効率化やデータ分析をはじめとした分野で活用が進められ、大きな注目を集めています。

業務効率化という点でAIと似た技術に、RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)があります。RPAは、人間が定めたルールに従って、繰り返し作業や定型的な業務を自動化するためのソフトウェアボットです。

どちらも業務効率化に役立つ技術ですが、その大きな違いは「自己判断ができるかどうか」という点にあります。AIは自己学習を行い、自ら判断することで高度なタスクを実行することができますが、RPAは判断能力がありません。従って、RPAは高度なタスクを実行するためのものではなく、ルールに基づいた定型的な業務をこなすためのシステムだと言えます。

業務効率化が求められる背景

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現在、AIは業務効率化を図る手段の1つとして多くの企業から注目を集めています。その背景には、少子高齢化に伴う人材不足という日本全体が抱える大きな課題があります。

日本の少子高齢化は年々進み、労働力不足も深刻化してきています。人材不足が進むと、従業員1人あたりの業務量も増え、生産性が低下してしまったり業務の品質維持が難しくなったり、といった課題が発生することも考えられます。

こうした人材不足への対応と、従業員の働き方改革が求められていること、またDX化を推進していく必要があることも、AIを活用した業務効率化が注目される理由となっているのです。

AIを導入するメリット

AIを導入すると、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。具体的な例を見ていきましょう。

コスト削減

AIは時間を問わず活動し続けることができ、休まず大量のデータ処理を行えます。その分、従来の業務を行っていた従業員の作業時間を削減し、労働力の代替とすることができるため、人件費をはじめとしたコスト削減になるというメリットがあります。

生産性向上

単純作業やミスが許されない経理業務など、内容によってはAIが機械で入力・計算した方が、人間が手作業で進めるより正確かつ高速な処理が可能な業務もあります。人的ミスを減らした安定したアウトプットが期待できるため、生産性向上にもつながると考えられます。

データ分析・予測

AIを活用すると、人間の代わりに作業をするだけでなく、ビッグデータを用いたデータ分析・予測を効率的に行うことも可能になります。専門家がいなくても、AIにより顧客の求めるものを分析・予測でき、サービスの質向上につなげられるため、大きなメリットだと言えるでしょう。

顧客満足度の向上

AIガイドやチャットボットなどを活用すれば、電話やチャットによる問い合わせの初期対応を自動化することもできます。問い合わせの多い質問や単純な質問などはAIが対応し、難しいものはオペレーターにつなぐ、という形で導入している企業も多くあります。迅速なレスポンスが可能になるため、顧客満足度の向上につながるでしょう。

安全性向上

危険な作業をAIや機械に代替することで、人間が事故に巻き込まれるのを減らすことができるため、安全性の向上が見込めます。また、データ分析による事故の予測や検知も可能になり、人間が行う作業においても事故を未然に防ぐことができます。

AIで効率化できる業務の例

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AIで効率化を図れる業務は多岐にわたります。どのような業務があるのか、具体例を見ていきましょう。

問い合わせ対応

顧客問い合わせの対応は、AIで効率化できる業務の1つです。自動で応対できるチャットボットを導入し、Webサイト上から問い合わせができるようにしたり、AIの言語認識機能を活用して、電話問い合わせの初期対応を自動化するなど、オペレーターの業務負担を軽減する使い方が考えられます。

営業

営業の業務に関しても、AIを活用することで効率化を図れる部分があります。例えば、顧客情報の自動収集・分析を行って顧客のニーズを把握したり、売上予測を行うこともできますので、より良い営業戦略を立てられるようになります。また、見積書や契約書などの作成を効率化することも可能です。

販売・マーケティング

マーケティングは、AIによる業務効率化が効果を発揮しやすい領域だと言えます。例えば、SFAシステムやCRMツールとAIを組み合わせて、膨大な数の顧客データに基づくデータ分析を行うと、確度の高い営業先の提示や見込み顧客の発掘など、より効果的な営業活動につながる行動の提案が可能になります。

経理

AIは経理業務においても活用できます。請求書を自動的に読み込んでデータ化したり、会計帳簿を自動作成したりといった具体的なルールがあるルーティンワークは、特にAIでの業務効率化に最適です。また、過去の経費実績から来年度の予算を算出する予算管理や、不正行為・ミスを検出する監査作業などについても効率化が実現できます。

人事

人事業務においては、従業員の勤怠管理や労務管理、人材配置の提案、エントリーシートの審査など、様々な業務にAIが活用できます。AIの活用によって人事担当者の業務負担が軽減できるのはもちろん、評価基準のばらつきをなくすことも可能になるので、従業員満足度の向上にもつながるでしょう。

製造

生産工場などにおける製造業務は、AIの導入が日々進んでいる領域です。AIを搭載したロボットを導入すると、作業を効率化するだけでなく外観検査や不良品検知、自己リスクの低減にも役立ちます。

物流

物流業務においてもAIの活用が進んでいます。受注処理や検品業務、荷物の仕分け、管理などの工程は、AIによってほぼ全ての業務を自動化することができます。

特に画像認識を活用した検品業務は、人間が行うよりも正確かつスピーディーに行えるため、業務改善とコスト削減が期待できます。配送業務においても最適なルートの提案や配車計画の自動化ができ、危険運転や事故の防止にもつながっています。

保守・安全

設備や機械の老朽化や故障などを検知する保守・安全業務においてAIを活用すると、従来であれば目視で行っていた点検業務の多くを自動化できます。これにより技術者の経験や勘に頼っていた部分をなくし、点検担当者による精度の差を解消することが可能になります。

また、人間だと点検しづらい場所や危険な場所にある設備なども、AIを活用すれば安全かつ効率的に点検を行えます。保守・安全業務におけるAIの導入も、業務効率化だけでなく自己リスクの低減につながる事例だと言えるでしょう。

AIで業務効率化を進める際の注意点

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このように、AIを活用すると様々な業務領域において効率化ができることが分かります。しかし、実際にAIを導入して業務効率化を進めるにあたっては、気を付けるべきポイントもいくつかあります。

導入の目的とゴールを明確に

AIを導入する前に、導入目的と目指すべきゴールを明確にしておきましょう。目的とゴールが定まっていないと、AIを導入すること自体が目的となってしまい、業務効率化や品質向上といった本来の目的が達成できなくなることも考えられます。

まずは自社の課題や効率化したい業務の洗い出しを行い、改善点・優先度などを確認していきましょう。その上で、AIを導入することでどのような問題を解決したいのか、何を目標とするのかを明確にし、その目的に沿ったAIツール・システムを選択して導入することが重要です。

AIに任せる範囲を明確にしておく

目的・ゴールの明確化と合わせて大切なのが、AIに任せる範囲を明確にしておくことです。AIはどんな業務でもこなせるわけではなく、どちらかと言えば特定のタスクに特化したプログラムです。

与えられたデータからパターンを抽出して分析したり、定型タスクを行うことが得意です。しかし、特殊な内容や複雑な質問など、人間の判断力や創造性が求められる業務については、人が担当する必要があります。

効率化したい業務を洗い出したら、どこまでをAIに任せて、どこからを人間が対応するのか、という線引きを行いましょう。それにより、AIを導入することによって軽減できる業務量を推測することができ、費用対効果の見積もりも可能になるでしょう。

データの量や品質を把握する

AIはデータを学習して予測や判断を行うため、十分な量の高品質なデータが必要です。データが不十分だったり品質が悪かったりすると、AIの学習結果が不正確になり、誤った予測や判断を行うことがあります。

そのため、AIを導入する前にデータの量や品質を確認し、不足している場合は収集することが必要です。また、収集したデータを適切に前処理して、AIに適した形式に変換することも重要です。

データの量や品質を把握し、十分な準備を行うことは、AIの導入がうまくいくかどうかを分ける大きなポイントになります。より効果的にAIを活用するためにも、できる限りの準備を行いましょう。

目的と自社の状況に合わせたツール選びを行う

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AIには様々な種類やアルゴリズムがあり、それぞれ得意な分野や業務が異なります。そのため、AI導入にあたってツールやシステムを選ぶ際には、目的や自社の状況に合わせたものを選ぶことが重要です。

高性能なAIツールを選んだとしても、業務のやり方に合ったものを選ばなければ効果がありません。例えば、顧客対応業務をAIで効率化したい場合、マーケティングを自動化するのか問い合わせ対応を自動化するのかでは、選ぶべきツールが変わります。どの部署のどの業務に使い、どんな目的を達成したいのか、といったことをできるだけ明確にしておかなければなりません。

また、自社のデータや情報に対する理解や分析力も求められます。適切なツール選びとともに、データの分析や加工などの作業も効率的に行えるようにすることが、AIを導入する上でのポイントとなります。

イレギュラー時の対応を決めておく

AIは訓練データに基づいて予測を行うため、データに含まれていない状況や異常値に対しては正確な動きができない場合があります。AIが出力する結果が不正確・不適切なものとなる可能性も考えられます。

そのため、イレギュラーな状況に遭遇した場合にどのような対応を取るかを事前に決めたり、人間が適切な判断を下すためのチェックポイントを設けておくことが必要です。

また、AI運用開始後の保守点検やセキュリティ対策の面から見ても、トラブルにすぐ対応できるよう準備しておくことは重要です。適切な運用と改善が行えるように、AIについて詳しいIT人材を配置するとよいでしょう。

業務効率化ツール導入の周知・浸透を行う

業務効率化のためのツールやシステムを導入しても、うまく活用されなければ効果が発揮されません。ツールの活用方法を周知するのはもちろん、なぜAIを導入したのか、活用することでどのような効果をもたらすのか、といった目的・メリットなども合わせて説明し、理解を得ることが必要になります。

定期的に運用方法を見直す

AIを導入したら、最初の活用方法のまま使い続けるのではなく、定期的に効果検証を行ってより良い活用方法を探ることも大切です。AI技術は常に進化しており、新しい手法やアルゴリズムが生まれているため、最新の技術や手法を取り入れることで、高度な業務効率化が期待できます。

また、業務の流れが変わった場合は、AIの運用方法も変えなければならないこともあります。AIの精度にも変動があるため、運用状況に応じて精度の向上を図るための改善策を見出すことも必要です。導入後も定期的に運用方法を見直して、AIを効果的に活用しましょう。

AIツール選定のポイント

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最後に、AIツールを選定する際のポイントをご紹介します。

使いやすさ・操作性

AIツールは、導入するだけでなく使ってもらうことでようやく効果を発揮するものです。操作方法が複雑で使いにくいと、ユーザーがツールをうまく活用できないため、導入効果が得られない場合があります。特に、専門知識がない人が利用することを想定している場合には、わかりやすく直感的に操作できることが求められます。

ただし、操作性だけを重視してツールを選定すると、機能や性能に問題がある場合があります。そのため、操作性と機能・性能をバランスよく考慮し、最適なツールを選定することが大切です。

コスト面

AIツールの種類は多岐にわたり、導入にかかる費用も様々です。一般的に、高機能なツールほどコストも高くなりがちです。ただし、高機能なものであればあるほど良いというわけではなく、あくまで自社の状況にあったツールを選ぶことが大切です。

導入するツールがもたらす業務効率化やコスト削減、生産性向上などの効果と費用を比較して考え、どの程度費用対効果が見込めるかを慎重に判断する必要があります。

カスタマイズ性

カスタマイズ性のあるツールを選ぶと、自社独自の業務プロセスやデータ処理にも対応しやすくなるため、便利です。特に、業務プロセスによっては、既存のAIツールの機能だけでは要件を満たすことができない場合があります。その場合はカスタマイズ性が高く、柔軟に変更や拡張ができるAIツールを選定することが重要となります。

ただし、カスタマイズ性が高い分、導入コストや保守コストが高くなることもありますので、費用対効果も考慮する必要があります。

セキュリティ対策

業務効率化のためのAIツールは、機密情報を扱うことも多いため、十分なセキュリティ対策がなされているものを選びましょう。特に社内のシステムへログインするものや、インターネットに接続する必要があるものは、異常な動作を起こして業務に支障が出たり情報漏洩、サイバー攻撃などのリスクにさらされることも考えられます。

アクセス制御やデータの取り扱いには、十分なユーザー認証の仕組みが必要です。不正アクセスを防止するため、強固なパスワードポリシーの実施や、二要素認証の導入を検討する必要があります。

また、ツール上で異常な動作や攻撃を検知した場合には、すぐ通知されるような仕組みがあるとよいでしょう。早期発見とトラブル対応が迅速にできる体制を整えた上で、セキュリティ対策が十分に行われているツールを選びましょう。

サポート体制

サポート体制が整っているかどうかも、ツールを選ぶ際のポイントの1つです。AIツールは、導入後に運用していく中でトラブルが発生することも大いに考えられます。

AI技術は高度で専門的な知識が必要となるため、問題が発生した場合に迅速かつ正確な対応が求められます。社内の人材だけでは対応が難しく、開発元や販売元のサポートが必要になることもあるでしょう。そうしたトラブルや問題に対してもサポートしてもらえる体制が整っているツールを選ぶと、より安心です。

まとめ

AI技術は日々進化しており、少子高齢化に伴う人材不足などを背景に、ビジネスにおいてもAIの活用が求められています。業務効率化にAIを導入すると、コスト削減や生産性向上、顧客満足度の向上を見込めるというメリットがあります。

また、AIを活用すると会議の議事録を自動で作成することも可能になります。AIGIJIROKUは、AIが99.8%の高精度で会話の内容をテキスト化する議事録ツールです。どんな企業でも日常的に発生する「議事録を取る」という業務の負担を削減することができます。ぜひ利用を検討してみてください。

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