全国的にテレワークが普及してきた近年では、ITツールを活用して会議を頻繁に開催する企業様も数多くいらっしゃるでしょう。しかし、なかには「本当に会議を開く必要があるのか」「そもそも何を目的に開催されているのか」など、疑問に感じている社員の方もいらっしゃるようです。
そこで本記事では、代表的な会議の種類を解説するとともに、開催時のポイントや注意点についてご紹介いたします。ぜひ本記事を参考にして、会議の目的を明確にしたうえで、開催準備を行いましょう。
目次
会議は目的別にさまざまな種類がある
会議には、開催目的に応じてさまざまな種類があります。ここでは代表的な会議と開催時のポイントについて解説いたします。
アイデアを発散する会議
参加者同士でアイデアを出し合って、議論を行う会議があるでしょう。たとえばビジネスの現場では「新しいキャンペーンのアイデア」や「業務効率化のアイデア」などを募る場合に開催されます。
一般的には“ブレインストーミング（通称ブレスト）”という手法を用いて、会議を進行することになります。それぞれが考えるアイデアを付箋に記載して、ホワイトボードや方眼紙などに貼って整理していくのです。また、会議終盤には論点を絞って「アイデアのなかで実現可能性が高く、且つ大きな効果が見込めるものはどれか」を議論します。ブレインストーミングでは、批判しない・自由に意見をいう・質より量を大切にするという3つのルールが重要視されますが、一方で会議終盤では、結論に向けて合意形成を行う“建設的な議論”が求められます。
進捗報告・共有をする会議
プロジェクトやタスクの進捗報告・共有を行う会議があるでしょう。主に確認するのは「目標通りに進んでいるのか」「（進んでいない場合は）何が原因で、それは解決できそうなのか」「（進んでいる場合は）引き続き順調に進められそうなのか、他に困っていることはないのか」などです。
進捗報告だけであれば、メールやチャットで済むため、わざわざ会議を開催する必要はないと考える方もいるでしょう。しかし、問題の把握・解決を他のメンバーと一緒に考えられるという点では、開催する意味のある会議だといえます。とくにテレワークでは「誰が・いつ・何をしているのか」が見えなくなりがちです。顔をあわせた進捗共有の場を設けることで、従業員一人ひとりが意識を高く持ちながら、業務に取り組むようになります。
問題解決をする会議
プロジェクトやタスクのトラブルを解決するために、他者の知見を借りるときがあるでしょう。とくに大きな問題は、1人で悩むのではなく、複数人で考えたほうが素早く解決できます。
問題解決の会議で重要になるのは、いち早く解決に向かうための建設的な議論です。他者の意見が誤っていれば躊躇なく批判をして、正しい意見を述べる必要があります。その場の雰囲気を下手に汲みとってしまうと、会議全体が誤った方向に向かいかねません。「問題は何か」を正確に把握したうえで、その解決策をMECEに（モレなく、ダブリなく）洗い出し、適切な手段を決めることが重要になります。
意思決定をする会議
「次年度の予算策定」や「発注先の選定」など、意思決定のために会議が開催される場合があるでしょう。これらの会議には、決裁権を持つ管理職や経営者の方が参加されます。参加者が述べた意見や、事前に準備された資料をもとに、決裁者同士で話し合いを行い、結論を出すのです。会議の場で意思決定を行えるように、必要となる情報を抜け漏れなく用意しておくことが重要になります。
教育（コーチング）をする会議
上司が部下に対して、教育（コーチング）の場として会議を開催することがあるでしょう。主に新人教育のOJTの現場で、よく見られます。「何か仕事で困っていることはないか」を確認したり、スキルアップのためにアドバイスをしたりなど、その内容はさまざまです。とくに1on1の形式であれば、上司は部下に威圧感を与えないように、そして本音を引き出せるように、柔らかな話し方で接することが求められます。
他にも会議には名目別にさまざまな種類がある
他にも会議の種類は複数あります。ここでは、具体的な名称を挙げて解説いたします。
会議名に役職がつくもの
下記のように役職、もしくは部署名のついた会議は、多くの組織で開催されているのではないでしょうか。
・取締役会議
・役員会議
・経営者会議
・マネージャー会議
・リーダー会議
・営業会議
・職員会議 など
これらの会議は名前の通り、特定の役職や部署に属する人たちが開催するものです。会議内容はさまざまですが、とくに固有の業務状況について意思決定や状況確認を行う場合が多いでしょう。
定期的に開催されるもの
「定例会議」「週例会議」「月例会議」などは、定期的に開催される会議のことを指します。主に進捗状況を確認する場として設けられており、決まった日時（曜日）に開催される場合が多いです。
また、「朝会」や「夕礼」という名目で、始業時・終業時に会議が開催されることがあるでしょう。これらも同じく、今日取り組むこと（取り組んだこと）を共有したり、プロジェクトやタスクの進捗状況を確認したりする場合が多いです。
そのほか複数人が集まって開催するもの
その他には「オリエンテーション」という名目で、新入社員に対して会社のルールや業務の進め方を共有する場があります。また、「キックオフミーティング」という名目で、プロジェクトの開始時に関係者全員が集まり、プロジェクトの概要やスケジュールなどの認識を合わせる会議が開催されます。
会議を開催する際の注意点
会議を開催する際には、いくつか注意点があります。ここでは4つの注意点を具体的に解説いたします。
本当に必要な会議なのかを考える
会議を開催する前に「本当に開催する必要があるのか」「他の手段で代替できないのか」を考えましょう。たとえば簡易な進捗共有だけであれば、メールやチャットなどで済ませられます。また、ちょっとした相談であれば口頭で解決できるでしょう。
会議の目的を明確にする
会議を開催する際には、下記5つの目的のうちどれに該当するのかを明確にしましょう。
・アイデアを発散する
・進捗報告・共有をする
・問題解決をする
・意思決定をする
・教育（コーチング）をする
そして「会議を通じて何を達成したいのか」を、事前に関係者間で共有しておくと、当日に建設的な議論を行えます。
参加者を厳選する
参加者は必要最小人数に抑えましょう。もちろん、アイデア出しの会議では参加者が多いほうが新しい知見や考え方が生まれやすいので、多少人数が多くても問題ありません。しかし、意思決定や問題解決の会議では議論をまとめる必要があるため、必要以上に参加者が増えてしまうと結論を導き出せない可能性が考えられます。不参加となる他のメンバーに情報共有をしたい場合は、議事録を通じて共有するのがおすすめです。
結論をまとめる
会議の終盤には、必ず結論をまとめましょう。決めるべきなのは“決定事項”と“ネクストアクション（誰が・いつまでに・何をするのか）”の2つです。結論をまとめなければ、そもそも会議を開催した意味がありません。当初の目的が達成できたのかを振り返り、全員で納得感を持ったうえで会議を終わらせましょう。
まとめ
会議には、開催目的に応じてさまざまな種類があります。それぞれ重要になるポイントは異なりますので、ぜひ本記事を参考にして取り組まれてみてください。
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