近年では「ワークショップ」を開催する、企業や自治体が増えています。この記事を読んでいる方のなかには、なんとなくイメージはできても「セミナーとは何が違うのか」「具体的にどのように開催するのか」など、疑問を感じている方もいるでしょう。
そこで本記事では、ワークショップの意味・具体的な開催方法・開催時の注意点などについてご紹介いたします。ぜひ参考にしてみてください。
目次
ワークショップとは
まずは、ワークショップの意味について解説いたします。
ワークショップの意味
ワークショップとは、参加者が主体的に体験する講座のことです。特定のテーマに興味関心のある人を募り、意見交換や体験型の講座を通して知識を深めてもらう場として提供されています。もともとは自己啓発を中心とした分野から広がり、現在では、演劇・映画・ハンドメイドなどの芸術の分野、子ども向け・社会人向け教育の分野などでも開催されるようになりました。
セミナーとの違い
ワークショップは「セミナー」と似ていますが、実際には異なる意味で使われます。ワークショップでは参加者が“能動的に”体験をするのに対して、セミナーでは“受動的に”講義を受けるのが一般的です。たとえば「就活セミナー」や「投資セミナー」など。特定の分野で知識を有する人が、参加者に対して一方的に講義をすることを指します。
しかし、最近ではセミナーの後半にグループ学習や体験講座などのワークショップを取り入れるケースが増えており、その区別は年々曖昧になりつつあります。
ワークショップのメリット
続いては、ワークショップのメリットを開催側と参加側に分けてご紹介いたします。
開催側のメリット
開催側のメリットとしては、参加者が当事者意識を持って取り組むことが挙げられます。参加者が能動的に動いてくれれば、会場は自然と盛り上がり、開催側にとっては運営を進めやすいでしょう。
また、ワークショップは参加者に対して体験内容を深く理解してもらうきっかけになります。たとえば自社の商品・サービスを宣伝するためにワークショップを開催している場合、実際に手に取って体験をしてもらうことで、プロモーションの場として有効に活用できるでしょう。
参加側のメリット
参加側のメリットとしては、参加者同士の交流を通して多様な価値観に触れられることが挙げられます。とくにグループ討論やロールプレイングなどの場では、意見を述べる機会も多いため、自分の考えや知識を整理できるでしょう。
また、参加者は実際に体験をすることで満足感や達成感を得られます。セミナーのような受動的な形式では、どうしても得られる経験が限られてしまうため、知識を貪欲に求める方にはワークショップの方が適しているでしょう。
ワークショップの種類
ワークショップにはさまざまな種類があります。ここでは、代表的な「ビジネス」「芸術・演劇」「まちづくり・地域活動」の例を挙げて、ご紹介いたします。
ビジネス
ビジネスでの「ワークショップ」は、社員研修として開催されることが多いです。社員同士が積極的に意見交換を行うことで、切磋琢磨してスキルを向上できるほか、コミュニケーションを通じて関係性を深める効果が期待できます。
また、自社を宣伝する場面でも用いられます。たとえば選考直結型のワークショップがそのひとつです。就職希望者を募り、自社のテーマに合わせたグループワークを行って、最終的に見込みのある人にスカウトを打診するという方法で取り入れられています。
芸術・演劇
芸術・演劇でのワークショップは、たとえば「陶芸体験」「水墨画体験」「歌舞伎体験」などの伝統文化を学ぶ場として開催されています。開催者側としては、少しでも多くの人に体験を通じて「興味をもってほしい」「伝統を残したい」などの意図があります。また、参加者側は講師から直接指導を受けられるため、座学よりも理解を深められるでしょう。
まちづくり・地域活動
まちづくり・地域活動でのワークショップは、地域を発展させること、もしくは住民参加型の行政を実現させることを目的として開催されます。参加者が特定のテーマに基づいて議論を行い、地域を活性化させるアイデアを出します。とくに人口減少や少子高齢化が進む地域で開催される傾向にあり、地域内での交流を目的として開催されるケースもあるでしょう。
ワークショップのやり方
ワークショップの具体的な開催方法をご紹介いたします。
場所を決める
開催テーマを決めたら、場所の手配を行います。人数から逆算をして必要なスペースを確保することはもちろんのこと、テーマに合わせた場所の設計が重要です。たとえば複数のグループで議論を行うワークショップでは、音が籠もらないような広い空間を予約したり、グループ内で声が届きやすいように小さな机を用意したりなど、運営に支障がない環境を手配しましょう。
参加費を決める
開催場所や備品が決まれば、ある程度の費用を割り出せます。この費用は、開催者で負担をするのか、参加者から徴収するのか、事前に検討しておきましょう。たとえば自社の宣伝を目的として開催する場合では、会社負担で（実質）広告費として計上する場合が多いでしょう。一方で、体験型のワークショップ（たとえば陶芸体験）では、場所代以外の費用も必要になるため、参加者から一部費用を徴収する場合が多いです。
開催日時を決める
開催テーマ・場所・費用を決めたら、あとは開催日時を決めて告知をするだけです。開催日時を決める際には、参加者が出席しやすいスケジュールにすることをおすすめします。たとえば任意参加の社員研修であれば、比較的忙しい月初・月末は避けて月半ばに開催をする、業務に負担のかからない1時間程度の時間に抑えるなどの配慮が必要になります。
ワークショップを開催するときの注意点
ワークショップを開催する際には、いくつかの注意点があります。
目的を明確にする
具体的に「誰に」「どうなってほしいのか」まで、開催目的を明確にします。たとえば社員研修であれば、ワークショップでの交流を通じて「社員同士で仲を深めてほしい」など。目的が明確でなければ開催後に振り返りを行えないため、次に活かすことができません。継続的に開催をするためにも、目的は明確にしておきましょう。
時間を意識する
ワークショップの開催時間は短すぎず、長すぎず、当初の目的を達成できそうな時間を設定します。とくに当日の時間配分は重要です。議論の時間が長すぎると、参加者が途中で飽きてしまう可能性があります。また、時間配分がギリギリになれば、会場の都合で打ち切りとなることもあるでしょう。事前にシュミレーションを行ったうえで当日を迎えると安心です。
意見の出やすい雰囲気をつくる
とくに議論が中心のワークショップでは、意見を出しやすい雰囲気づくりが重要です。「会場でBGMを流す」「開催者は笑顔で席を回る」「ネームプレートを用意してお互いの名前を呼びやすくする」など。参加者は、ピリピリした雰囲気では意見を否定されてしまうのではないかと不安になります。できるだけ緩やかな雰囲気を演出できるように工夫しましょう。
まとめ
ワークショップとは、参加者が能動的に動く講座のことです。開催する際には目的を設定すること、そして目的に合わせた会場づくりや時間設計が重要となります。本記事でご紹介したような注意点を参考にしつつ取り組んでみてください。
また、とくにオンラインワークショップを頻繁に開催する法人の方には「AI GIJIROKU」の導入がおすすめです。Zoomなどのビデオ会議ツールと連携をすることで、リアルタイムでテキスト化を行い、議事録を自動で作成します。欠席者に対するフォローとして活用できるため、ぜひ導入を検討してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
