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会議関連 2023/01/4

会議で発言できない人の苦手意識を克服!より良い会議時間のためにできること

会議 発言

会議で発言することに苦手意識を持つ人は多いものです。なぜ会議での発言が苦手だと感じてしまうのでしょうか。その原因と対策を知って、苦手意識を克服しましょう。

苦手意識を持っている参加者側だけでなく、会議の主催者側から働きかけられることもあるので、ぜひ参考にしてください。

会議で発言できない原因

会議中に発言ができない原因は、緊張や会議への参加しづらさなど人によって様々です。対策を講じるためにも、まずは代表的な原因を見ていきましょう。

大勢の前で緊張してしまう

大勢の前でうまく意見を述べられる自信がなく、緊張してしまうという人は少なくありません。「ビジネスの場では、完璧な発言でないと認められない」と思い、自信が持てずに発言ができない、といったことも考えられるでしょう。

会議の場で求められる発言は、完璧である必要はありません。どう思っているのかを伝えることは、アイデアの幅を広げ、会議を有意義なものにします。自分の意見に自信を持ち、「私はこう思います」と伝える意識を持つとよいでしょう。

議題についての理解・知識不足

参加している会議の目的が理解できていなかったり、議題についての事前知識が不足していると、自分なりの意見を持てないため発言することができません。参加者全員が「この会議はどのようなことを話し合うのか、何をゴールとしているのか」を事前に認識して、自分事として捉えた上で会議を進めていくことが大切です。

聞き取りづらく、話題を把握しきれていない

話者の声が小さい・雑音が大きいなどの理由で話が聞き取りづらく、話題を把握しきれていない時にも発言がしづらくなります。特に大人数での会議でマイクを使用しない場合や、会議室とオンライン会議ツールをつないで実施する会議の場合に、聞き取りづらさが発生しやすくなります。

マイクや会議ツールの音量は、会議が始まる前に必ず確認しておきましょう。メモや議事録を取ったり、分からないところはその都度質問したりと、聞き手側も聞き逃しを防ぐ工夫をするとよいでしょう。

一部の参加者が話していて、話題に参加しづらい

上司や役員など、発言力がある人だけしか話せないような雰囲気があると、自分の意見があっても発言しづらくなります。会議の場での意見は、立場に関係なく取り入れるべきです。一部の人だけで話し合うのではなく、参加者全員が話題に参加できるような場づくりを心がけましょう。

有意義な会議時間に!発言が苦手な人への対策(主催者側)

全員が当事者意識を持って参加できる会議の場は、参加者側の意識のみによって作られるものではなく、主催者側も気を付けなければならないことがあります。発言しやすい有意義な会議時間にするために、主催者側が意識すべきポイントをご紹介します。

アイスブレイクをする

会議の初めにアイスブレイクを取り入れると、場の空気を和らげられるので、緊張しやすい人も発言しやすくなると考えられます。特に、会話する必要があるアイスブレイクを取り入れると、会議の前に会話して笑顔になることで自然と発言しやすくなるため効果的です。

議題や会議の目的を改めて共有する

会議を始めるタイミングで、議題や会議の目的を改めて全員に共有するのもよいでしょう。「この会議では何をゴールとしているのか」を認識すると、有意義な意見が出やすくなります。参加者としても「どういった意見が求められているのか」が分かりやすくなるため、自信を持って発言することができます。

発言を遮らず、一度受け止めてから意見を話す

せっかく出した意見がすぐに否定されてしまうと、萎縮して「次からは発言しないでおこう」と考えてしまうものです。自分と違う意見だったとしても、発言を途中で遮ったりせず一度受け止めてから、自分の意見を伝えるようにしましょう。

発言者が偏らないよう、進行役から声をかける

発言者が一部の人だけに偏ってしまわないよう、進行役の方から声をかけることも時には必要です。「〇〇さんはいかがですか?」「もう少し詳しく伺えますか?」「ここは普段△△の業務をされている□□さんの意見をお伺いしたいです」などと声をかけて、発言機会が平等になるように心がけましょう。

自動議事録ツールを導入する

話の聞き漏らしを防ぐために、自動議事録ツールを導入するのも効果的です。AIGIJIROKUはオンライン会議・会議室での会議のどちらにも利用できる議事録ツールです。AIが99.8%の高精度で会議の内容をテキスト化します。パソコンやスマホで簡単に使えますので、ぜひ利用を検討してみてください。

会議で発言できる人になるためのコツ(参加者側)

苦手だからといって会議で発言しないままでいると、上司や同僚から「やる気がない」と思われ評価が下がってしまうかもしれません。自分の意見と関係なく会議で物事が決まっていくため、仕事のモチベーションも下がってしまうでしょう。

ここからは、参加者側が意識すべきポイントをご紹介します。発言できない理由が自身の課題によるものであれば、苦手意識を克服できるように意識してみてください。

事前準備をする

自信を持って意見を伝えるためには、何よりもまず事前準備が必要です。会議の議題は何なのか、何を目的として開かれているのかをあらかじめ把握しておき、知識が不足しているところは補っておきましょう。

その上で自分の考えをまとめてメモしておくと、会議の場でも緊張せず発言ができるようになります。緊張しやすいのであれば、自信を持って発言できるように事前準備を怠らないようにしましょう。

自分の意見を伝えようという意識を持つ

会議は参加者全員が自分事として捉えて、お互いに意見を出し合うことが大切です。他の人の話を聞くだけでなく、自分の意見を伝えようという意識を持ち、積極的に会議に参加するよう心がけましょう。

意見は必ずしも他の人と異なる必要はありません。「〇〇さんと同意見です。私はこう考えているからです」と理由を合わせて述べられると、ただ同意するよりも発言に深みが増します。常に自分の意見を持っておけるよう、思考を巡らせておきましょう。

結論から話すように心がける

発言がいまいち受け入れられず、苦手意識を持ってしまったという方は、話し方を工夫してみましょう。工夫の1つとして、結論から話すように心がけると、自分の意見が聞き手に伝わりやすくなります。相手に伝わっている感覚があると、発言することに対する苦手意識も薄れてくるはずです。

人前で話すことにに慣れていないという方は、友人やカメラの前で話す練習をしてみましょう。話すことに慣れて、伝わりやすい話し方もできるようになれば、自然と自信がついて会議で発言することも怖くなくなっていきます。

まとめ

会議で発言ができない人は、緊張や知識不足、会議の環境などが原因で発言しづらさを感じていることがほとんどです。その苦手意識を克服するには、自分の意見に自信を持つことが何よりも大切です。

また、様々な意見が出てくる会議の場にするためには、主催者側からも働きかけられることがあります。今回ご紹介したポイントをそれぞれが意識し、より良い会議にしましょう。

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