非日常的な環境で開催するオフサイトミーティングは、普段交流のない社員同士の交流やコミュニケーションの活性化などの目的で行われます。しかし中には「オフサイトミーティングのことがよくわからない」「どんなメリットがあるの？」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、オフサイトミーティングの概要やメリット、開催の流れなどを詳しく解説します。成功させるポイントも併せて紹介するので、ぜひ本記事を参考に開催を検討してみてください。
目次
オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティングとは、職場を離れた場所で開催する会議のことです。具体的には、自然の多い場所やホテルといった非日常的な空間を活用し、時間も半日や丸1日などある程度まとまった時間をかけます。
ミーティングのテーマも「社員がやりがいをもって働くには」「仕事で不安に思っていることは」など、通常の会議では取り上げないものの重要である内容をテーマにします。
一般的な会議は限られた時間で答えを出しますが、オフサイトミーティングは時間をかけて話し合い、チーム力の強化やコミュニケーションの活性化などを目的としている点が特徴です。
オフサイトミーティングのメリット
オフサイトミーティングにはコミュニケーションの活性化などのメリットがあります。それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。
コミュニケーションが活性化されチーム強化につながる
1つ目のメリットは、コミュニケーションが活性化されチーム強化につながることです。オフサイトミーティングでは、普段の肩書きや立場を外して全員がフラットに対話するよう意識します。
例えば普段交流の少ない社員同士で話をしたり、上司が部下の話を聞いたりします。オフサイトミーティングをきっかけに交流が深まれば、普段もコミュニケーションを取りやすくなるでしょう。コミュニケーションが活性化すれば、チーム強化にもつながります。
話が中断されず集中しやすい
2つ目のメリットは、話が中断されず集中しやすいことです。社内の会議では、時間が明確に決まっており、場合によっては電話や急な来客、トラブルの対応に追われることもあります。
しかしオフサイトミーティングでは、ミーティングのために場所と時間をしっかりと確保するので、他の仕事に中断される心配がありません。会議を中断する要素がないため、全員がじっくりと話に集中できます。
新しい発想が生まれやすい
3つ目のメリットは新しい発想が生まれやすいことです。オフサイトミーティングは、自然の多い場所やホテルといった普段とは違う環境で行います。
このような環境では、堅苦しい雰囲気がなくなり、通常よりも発言しやすくなる可能性があります。また、斬新な発想が生まれることもあるでしょう。新しいアイデアや多くの意見を出したい時にもおすすめの方法です。
リフレッシュになる
4つ目のメリットは、リフレッシュできる点です。オフサイトミーティングでは、併せてアクティビティを楽しんだり近くを観光したりとリフレッシュを兼ねたケースも多くあります。また、非日常的な雰囲気自体がリフレッシュになります。
リフレッシュの時間を入れることで社員間のコミュニケーションが活発になり、結果的にミーティングの生産性も上がるでしょう。
オフサイトミーティングのデメリット
オフサイトミーティングはメリットがある一方、費用がかかるなどのデメリットもあります。計画する際に気をつけたいポイントを詳しく解説するので、ひとつずつ見ていきましょう。
費用がかかる
1つ目のデメリットは、費用がかかることです。オフサイトミーティングは社外に移動して行います。時間も丸1日使うことが多いので、以下のような費用が想定されます。
- 移動費
- 施設利用費
- 宿泊費
- アクティビティや食事の費用
予算内に収めるには、近場で会場を探すなど工夫が必要です。
参加者の業務調整が必要
2つ目のデメリットは、参加者の業務調整が必要な点です。オフサイトミーティングの参加者は社外に出てしまうため、その日は通常業務ができません。
業務が滞って困ることがないように、早い段階での周知や業務の調整が必要です。急に調整するのは難しいので、日程に余裕を持って通知し、当日の業務に問題がないか確認しておきましょう。
意見がまとまらない可能性がある
3つ目のデメリットは、意見がまとまらない可能性がある点です。オフサイトミーティングは気軽に話せる雰囲気の中で、普段は話さないような重要な話題を取り上げることが大切です。
しかし、目的が明確になっていないと「気軽に話す」だけを重視して雑談に終始してしまう可能性もあります。オフサイトミーティングでも、通常の会議のような目的とゴールの設定は大切です。
場所を変えただけになってしまう可能性がある
4つ目のデメリットは、場所を変えただけになってしまう可能性がある点です。例えば「気軽に意見を出し合う」という目的が共有できていないと、通常通りの会議を進めてしまう場合もあります。硬い雰囲気で進めてしまわないよう、座席の配置や段取りの工夫をしてみましょう。
オフサイトミーティングの流れ
ここではオフサイトミーティングの事前準備から当日、終了後の流れを解説します。順番に流れを確認していきましょう。
事前に準備すること
まずは事前準備です。主に以下のような準備があります。
- テーマの決定
- 参加者の選定
- 会場選び
- アジェンダの作成
先ほどもお伝えしたように、有意義なミーティングにするには開催の目的やゴールをメンバーに伝えることが大切です。目的はなるべく1つに絞って、時間内に完結するように工夫してください。
また、人数は多くても10人程度に留めるのが理想です。全員がフラットに発言することが大切なので、人数が多すぎると発言できないメンバーも出てきてしまう可能性があります。
当日やること
当日は「1つの答えを出そう」と考えるよりも「多くの人が意見を出す」ことを意識して進めます。そのためには否定ばかりにならないようにするなど、発言に対するルールを決めて最初に周知するといいでしょう。
また、本題に入る前には「アイスブレイク」の時間を設けましょう。最初に自己紹介や簡単な雑談を盛り込むことで、雰囲気が柔らかくなり発言しやすい雰囲気になります。特に立場が上の方は、相手に役職や立場を意識させないような振る舞いを心がけてみてください。
円滑に進めるための段取りは考慮しつつも、柔らかい雰囲気で全員が発言できるように工夫することが大切です。
終了後にやるべきこと
オフサイトミーティングの終了後はフィードバックを集めます。よかった点や改善点などの意見を集めて記録をとっておきましょう。
また、ミーティング自体の議事録をまとめることも大切です。議事録の作成担当を決めて、当日の発言をメモしておきます。「発言するためにメモする余裕がない」という場合は議事録作成ツールに頼るのもおすすめです。
「AIGIJIROKU」なら、自動で発言を文字起こしできるのでミーティングに集中できます。人数が限られているオフサイトミーティングでは、ツールも併せて活用してみましょう。
オフサイトミーティングを成功させる3つのポイント
オフサイトミーティングを成功させるには目的を明確にするなど、主に3つのポイントがあります。
目的とゴールを明確にする
1つ目のポイントは、目的とゴールを明確にすることです。話し合う目的や議題、ゴールは必ず決めてメンバーに共有しておきましょう。当日まで目的やゴールがわからないと、ミーティングがスムーズに進まなくなります。
また、発言を促すためにはあらかじめ議題に対して考える時間が必要です。議題は時間内に話し切れるよう、多くなりすぎないように調整します。当日の急な変更も想定し、ある程度余裕のあるスケジュールにするといいでしょう。
集中できるようにメリハリをつける
2つ目のポイントは、集中できるようにメリハリをつけることです。参加者によっては、出先でもメールや電話対応をするケースがあるかもしれません。
途中離脱することのないよう、ミーティングの時間は電子機器を使わないなど対話に集中できる環境作りと工夫をしましょう。
ファシリテーターを設置する
3つ目のポイントは、ファシリテーターを設置することです。ファシリテーターは中立な立場で発言を聞き、時間の管理や司会進行を担当します。多くの参加者が発言できるよう、例えば発言が少ない人に意図的に質問するなどの工夫も大切です。
まとめ
オフサイトミーティングとは、非日常的な環境の中でミーティングを行うことです。うまく開催すればチームの強化やリフレッシュ効果が期待でき、生産性向上にもつながるでしょう。
開催する際には今回ご紹介したポイントを参考に、有意義なミーティングになるよう工夫してみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
