コロナ禍をきっかけに、Zoom会議の利用頻度が増えた会社も多いと思います。そのため「Zoom会議における議事録の効率的な書き方を知りたい」と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回はZoom会議で押さえておきたい基本機能や、効率的な議事録の作成方法をご紹介します。効率化につながる議事録自動作成ツールの選び方もまとめたので、Zoom会議の議事録に時間を取られて悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
目次
【無料】Zoomには議事録作成に使える文字起こし機能がある
Zoomには議事録作成に便利な機能として、オーディオ文字起こし機能があります。オーディオ文字起こし機能とは、Zoom会議の会話を自動でテキスト化してくれるものです。テキストデータは編集したり字幕として表示させたりできます。もともとは英語のみでしたが、2022年8月からは日本語にも対応しました。
オーディオ文字起こし機能を使って議事録作成を行うと、手作業で文字起こしを行うよりも効率的です。また、外部の文字起こしに特化した専用ツールを使うと、より精度の高い文字起こしが可能になるため、便利です。Zoom会議で利用できる日本語対応の文字起こしツールについては、のちほど紹介します。
Zoomのオーディオ文字起こし機能の使い方
Zoomの文字起こし機能は2種類ある
Zoomのオーディオ文字起こし機能には、「サブタイトル」と「フルトランスクリプト」という2種類の機能があります。
サブタイトル機能は、発言を自動で文字起こしして、映画の字幕のような形でZoom画面上に表示する機能です。サブタイトル機能はあくまで字幕を表示する機能であり、過去の発言をさかのぼったり、文字起こししたテキストデータを保存することはできません。
フルトランスクリプト機能は、発言を自動で文字起こしして、Zoom画面の右側にチャットのような形で表示する機能です。サブタイトル機能と違って会話がチャット形式で蓄積されていくため、過去の発言をさかのぼって確認することができます。また、文字起こししたテキストデータを保存できるのも、フルトランスクリプト機能の特徴です。
なお、前述した2種類のどちらにおいても、ミーティングを始める前にホストが文字起こし機能の設定をオンにしておかなければ使用できない点には注意が必要です。Zoomのオーディオ文字起こし機能を使いたい場合は、あらかじめ設定がオンになっているかどうか必ず確認しておきましょう。
サブタイトル機能の使い方
ここからは、サブタイトル機能の使い方について解説します。
- アカウントにログイン後、「設定」タブの中にある「自動字幕」「完全な文字起こし」「字幕の保存」をそれぞれオンにする
- Zoomミーティング開始後、画面下に表示されている「字幕を表示」をクリックし、言語を選択して「保存」ボタンを押す
- Zoom画面の下側に文字起こしされたテキストが字幕表示されているのを確認する
フルトランスクリプト機能の使い方
続いて、フルトランスクリプト機能の使い方について解説します。
- アカウントにログイン後、「設定」タブの中にある「自動字幕」「完全な文字起こし」「字幕の保存」をそれぞれオンにする
- Zoomミーティング開始後、画面下に表示されている「字幕を表示」の横に表示されている三角形のボタンをクリックし、「全文の文字起こし表示」を選択する
- 文字起こしされたテキストが画面右側にチャット形式で表示されているのを確認する
- テキストデータを保存する場合は、チャット形式のテキストが表示されている画面の中にある「文字起こしを保存」ボタンを押す
前述のとおり、文字起こししたテキストデータの保存はフルトランスクリプト機能でないとできません。テキストデータを議事録作成などに使いたい場合は、フルトランスクリプト機能を使用し、「文字起こしを保
Zoom会議で議事録作成に役立つ便利な基本機能
オーディオ文字起こし機能だけでなく、Zoomの便利な基本機能を使いこなせば、会議が円滑に進んで議事録の作成もスムーズに行えます。これから紹介する機能は、Zoomのミーティング画面下のメニューバーから利用可能ですので、ぜひ役立ててください。
画面共有機能
Zoomの画面共有機能を使うと、自分のパソコンのデスクトップ画面を参加者全員のパソコンやスマホの画面に表示させることが可能です。事前に会議資料を配布したりメールで共有したりしなくても、見せたい資料を相手の画面に表示させながら会議を進められます。画面共有機能は、基本的に参加者全員が使用できます。
チャット機能
Zoomにはテキストでやり取りできるチャット機能があります。大人数の会議などなかなか手を挙げて発言するのが難しい場合は、チャットを利用すれば気軽に質問を投げかけたりアイデアを提示したりできます。また、話し合いで出てきた重要な共有事項をチャットに書き込むと、聞き逃しや認識のずれを防ぐことが可能です。
ホワイトボード機能
Zoomのホワイトボード機能は、自由に文字や図を書き込んで画面共有できる機能です。口頭やチャットで説明しにくいときは、ホワイトボードに図を書いて画面共有しながら説明しましょう。メモ代わりとして会議の要点をまとめる際にも役立ちます。
リアクション機能
大人数の会議では話し手以外がミュートにしたり積極的に発言しづらかったりするので、意思確認が難しい場合もあるでしょう。そんなときは、スタンプで感情を伝えられる「リアクション機能」を使うのがおすすめです。
チャット機能でメッセージを送るのもいいですが、リアクション機能であれば文字を入力する手間なくスピーディーに意思を伝えられます。「手を挙げる」のリアクションも可能なので、質問や意見を伝える際にも利用してみましょう。
Zoom会議の議事録を効率的に作成する方法
ここからはZoom会議の議事録を効率的に作成する方法を紹介します。使いやすい方法を見つけて、できることから取り入れてみてください。
Zoomのレコーディング機能を活用する
議事録の作成には会議中のメモが重要ですが、Zoomに参加しながら細かく記録するのは難しい作業です。そこでレコーディング機能を使って会議を録画すれば、メモし忘れた箇所や聞き取れなかった箇所をあとから見返して確認できます。
録画方法
Zoomのレコーディング機能は手動または自動で行えます。手動で利用したい場合は、ミーティング開始後に画面下にある「レコーディング」をクリックすると録画が開始されます。自動で録画したい場合は、会議を始める前に「アカウント設定」での操作が必要です。ちなみに録画できるのは、原則会議のホストのみです。
保存方法
Zoomのレコーディングデータは、加入しているプランによって保存方法が異なります。無料プランのユーザーはパソコン本体、有料プランのユーザーは保存先をパソコン本体またはZoomクラウドのどちらか選択できます。
議事録自動作成ツールを利用する
効率を重視するなら、議事録自動作成ツールの利用がおすすめです。議事録自動作成ツールは、会議中の音声をAIが認識して自動でテキスト化してくれるサービスであり、文字起こしの手間をなくしてくれます。
レコーディング機能で録画した会議を自力で文字起こしするのはかなりの時間を要し、1時間の会議を文字起こしするのに2時間以上要することもあります。議事録自動作成ツールなら、Zoom会議の文字起こしを手作業でする手間がかかりません。そのため、忙しいなかでも効率的に議事録の作成を進められます。
WordやGoogleドキュメントの画面共有をする
WordやGoogleドキュメントを会議中に画面共有しながら、議事録用のメモを取るのもおすすめです。まずは、あらかじめ議事録用に作成したWordやGoogleドキュメントを会議中に画面共有します。議事録の担当者以外も書き込んでいる内容を確認できるので、メモの間違いや漏れがあっても随時修正できます。
また、会議の進行役もメモを見ながら進められるので、話が前後せずにスムーズに進められるでしょう。事前に共有しておけば同時編集もできるため、他の人がメモを修正したり追加したりすればより効率的です。
Zoom会議で使える議事録自動作成ツールの選び方
Zoom会議の議事録を効率的に作成するなら、議事録自動作成ツールの利用がおすすめです。ここからは、ツールを選ぶ際にチェックしたいポイントを紹介します。
文字起こしの精度
ツールの文字起こしの精度が低いと、手作業での確認と修正に時間を要します。より効率的に議事録を作成するためには、精度の高いツールを選びましょう。具体的には発言者が判別できたり専門用語の認識ができたりするツールを選ぶと、修正する手間がかかりません。
Zoomとの連携
Zoomと連携できるツールであれば、Zoom会議中にリアルタイムで議事録を作成してくれます。そのため、レコーディング機能で録画したデータをツールに読みこませる手間がかかりません。
セキュリティ
会議は機密情報を扱うことが多いので、外部に漏れないようにセキュリティ面は必ず確認しましょう。議事録データの暗号化や参加者の制限ができる機能など、セキュリティ対策が取られているサービスを選ぶことが大切です。
料金
ツールの大半は有料で提供されています。月に利用できる時間が決まっているツールや買い切りタイプのツールもあるため、料金の安さだけでなくツールの利用頻度とのバランスを確認しましょう。
Zoom会議の議事録作成におすすめ！文字起こしツール5選
Zoom会議の議事録作成におすすめな文字起こしツールをいくつかご紹介します。前述したツールの選び方を参考にしながら、自分に合ったツールを探してみてください。
1：AI GIJIROKU
「AI GIJIROKU」は、Zoomと連携するだけでリアルタイム字幕表示やAIを活用した議事録の作成ができる文字起こしツールです。AIによる音声認識の精度は99.8％と高く、発言を正確にテキスト化しやすいのが特徴です。話者特定やAI要約機能、業種別の専門用語に強い音声認識機能などがあり、議事録作成にかかる手間を減らせるツールだと言えます。
2：スマート書記
「スマート書記」は、議事録をはじめとしたドキュメント作成を自動化・効率化する文字起こしツールです。文字起こし精度は90％以上と高く、AIアシスト機能を使えば自動要約、要点抽出、書き言葉への変換などが自動で行えますので、文字起こしから議事録作成までがスムーズになります。
3：toruno
「toruno」は、会議の内容を文字起こし・録音・画面キャプチャで自動記録してくれる文字起こしツールです。音声とテキストだけでなく、画面キャプチャを自動で取得して保存してくれるのが特徴で、会議で共有された資料と文字起こしされたテキストを一緒に確認できるため、情報共有がしやすくなるツールだと言えるでしょう。
4：AI議事録取れる君
「AI議事録取れる君」は、AIによる高精度な文字起こしと自動要約が可能な文字起こしツールです。Zoomミーティングに「AI議事録取れる君」を招待すると、自動で参加者の発話を記録できます。スケジュール連携をすれば自動でミーティングに招待できますので、連携し忘れを防ぐこともできます。
5：Rimo Voice
「Rimo Voice」は、日本語に特化した文字起こしツールです。1時間の会議を5分でテキスト化することができ、ChatGPTを利用した要約作成もできますので、議事録の作成がスムーズに行えます。日本語に特化しているため、より自然で読みやすい日本語の文章にまとめてくれるのが特徴です。
Zoomの議事録作成に文字起こしツールを活用する注意点
文字起こしツールは発言を自動でテキスト化してくれますが、その精度は収音環境によって大きく左右されます。文字起こしツールを使用する際は、次のような点に注意するとよいでしょう。
なるべく雑音が入らないようにする
文字起こしツールは、音声を自動認識してテキスト化します。そのため、会議参加者以外の声やBGMなどの雑音がマイクに拾われると、発言が認識されづらくなり、文字起こしの精度も低下してしまいます。文字起こしの精度を高めるためには、Zoomミーティングを行う際に静かな個室に移動したり、発言時以外はミュートにしたりと、なるべく雑音が入らないよう工夫するとよいでしょう。
通信環境を整える
通信環境が良くないと、Zoomミーティングの音声も途切れてしまいがちになります。音声が途切れると、文字起こしツールの音声認識の精度も落ちてしまいますので、なるべく通信環境を整えた上でZoomミーティングに臨むとよいでしょう。
最終的には人の手で手直しが必要
文字起こしツールによるテキスト化や議事録作成は便利ですが、その精度は完ぺきではありません。誤字脱字や、うまく音声認識されていない部分、声が重なっていて話者分離が出来ていない部分などが発生しがちですので、最終的には人の手で手直しをした方が、より正確な議事録を作成できます。
文字起こしツールを活用する際は、それだけで議事録作成を完結させるのではなく、人の手で細かな修正を行いながら最終チェックをする形で運用していくのがよいでしょう。
まとめ
Zoomには現在日本語に対応した議事録機能はないため、手作業での文字起こしや議事録自動作成ツールの利用が必要です。ツールを選ぶ際は、文字起こしの精度やZoomとの連携、セキュリティなどを中心に確認しましょう。
「AI GIJIROKU」は、音声認識精度99.8％の高さを誇る自動議事録作成ツールです。Zoomの連携が可能で、リアルタイムで会議のテキスト化を実施します。「Zoomの議事録を効率的に作成したい」という方はぜひチェックしてみてください。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
