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議事録 2022/08/19

Zoomで議事録を効率的に作成する方法は?自動作成ツールの選び方と注意点

コロナ禍をきっかけに、Zoom会議の利用頻度が増えた会社も多いと思います。そのため「Zoom会議における議事録の効率的な書き方を知りたい」と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回はZoom会議で押さえておきたい基本機能や、効率的な議事録の作成方法をご紹介します。効率化につながる議事録自動作成ツールの選び方もまとめたので、Zoom会議の議事録に時間を取られて悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

Zoomに議事録機能はあるのか?

Zoomにはオーディオ文字起こし機能がありますが、現在は英語のみで日本語には対応していません(2022年7月現在)。オーディオ文字起こし機能とは、Zoom会議の会話を自動でテキスト化してくれるものです。テキストデータは編集したり字幕として表示させたりできます。

英語を使う取引先や支店との会議の際は、オーディオ文字起こし機能を使うと便利です。Zoom会議で利用できる日本語対応の文字起こしツールについては、のちほど紹介します。

Zoom会議で押さえておきたい便利な基本機能

Zoomの便利な基本機能を使いこなせば、会議が円滑に進んで議事録の作成もスムーズに行えます。これから紹介する機能は、Zoomのミーティング画面下のメニューバーから利用可能です。

画面共有機能

Zoomの画面共有機能を使うと、自分のパソコンのデスクトップ画面を参加者全員のパソコンやスマホの画面に表示させることが可能です。事前に会議資料を配布したりメールで共有したりしなくても、見せたい資料を相手の画面に表示させながら会議を進められます。画面共有機能は、基本的に参加者全員が使用できます。

チャット機能

Zoomにはテキストでやり取りできるチャット機能があります。大人数の会議などなかなか手を挙げて発言するのが難しい場合は、チャットを利用すれば気軽に質問を投げかけたりアイデアを提示したりできます。また、話し合いで出てきた重要な共有事項をチャットに書き込むと、聞き逃しや認識のずれを防ぐことが可能です。

ホワイトボード機能

Zoomのホワイトボード機能は、自由に文字や図を書き込んで画面共有できる機能です。口頭やチャットで説明しにくいときは、ホワイトボードに図を書いて画面共有しながら説明しましょう。メモ代わりとして会議の要点をまとめる際にも役立ちます。

リアクション機能

大人数の会議では話し手以外がミュートにしたり積極的に発言しづらかったりするので、意思確認が難しい場合もあるでしょう。そんなときは、スタンプで感情を伝えられる「リアクション機能」を使うのがおすすめです。

チャット機能でメッセージを送るのもいいですが、リアクション機能であれば文字を入力する手間なくスピーディーに意思を伝えられます。「手を挙げる」のリアクションも可能なので、質問や意見を伝える際にも利用してみましょう。

Zoom会議の議事録を効率的に作成する方法

ここからはZoom会議の議事録を効率的に作成する方法を紹介します。使いやすい方法を見つけて、できることから取り入れてみてください。

Zoomのレコーディング機能を活用する

議事録の作成には会議中のメモが重要ですが、Zoomに参加しながら細かく記録するのは難しい作業です。そこでレコーディング機能を使って会議を録画すれば、メモし忘れた箇所や聞き取れなかった箇所をあとから見返して確認できます。

録画方法

Zoomのレコーディング機能は手動または自動で行えます。手動で利用したい場合は、ミーティング開始後に画面下にある「レコーディング」をクリックすると録画が開始されます。自動で録画したい場合は、会議を始める前に「アカウント設定」での操作が必要です。ちなみに録画できるのは、原則会議のホストのみです。

保存方法

Zoomのレコーディングデータは、加入しているプランによって保存方法が異なります。無料プランのユーザーはパソコン本体、有料プランのユーザーは保存先をパソコン本体またはZoomクラウドのどちらか選択できます。

議事録自動作成ツールを利用する

効率を重視するなら、議事録自動作成ツールの利用がおすすめです。議事録自動作成ツールは、会議中の音声をAIが認識して自動でテキスト化してくれるサービスであり、文字起こしの手間をなくしてくれます。

レコーディング機能で録画した会議を自力で文字起こしするのはかなりの時間を要し、1時間の会議なら6時間以上かかる可能性があります。議事録自動作成ツールなら、Zoom会議の文字起こしを手作業でする手間がかかりません。そのため、忙しいなかでも効率的に議事録の作成を進められます。

WordやGoogleドキュメントの画面共有をする

WordやGoogleドキュメントを会議中に画面共有しながら、議事録用のメモを取るのもおすすめです。まずは、あらかじめ議事録用に作成したWordやGoogleドキュメントを会議中に画面共有します。議事録の担当者以外も書き込んでいる内容を確認できるので、メモの間違いや漏れがあっても随時修正できます。

また、会議の進行役もメモを見ながら進められるので、話が前後せずにスムーズに進められるでしょう。事前に共有しておけば同時編集もできるため、他の人がメモを修正したり追加したりすればより効率的です。

Zoomの議事録自動作成ツールの選び方

Zoom会議の議事録を効率的に作成するなら、議事録自動作成ツールの利用がおすすめです。ここからは、ツールを選ぶ際にチェックしたいポイントを紹介します。

文字起こしの精度

ツールの文字起こしの精度が低いと、手作業での確認と修正に時間を要します。より効率的に議事録を作成するためには、精度の高いツールを選びましょう。具体的には発言者が判別できたり専門用語の認識ができたりするツールを選ぶと、修正する手間がかかりません。

Zoomとの連携

Zoomと連携できるツールであれば、Zoom会議中にリアルタイムで議事録を作成してくれます。そのため、レコーディング機能で録画したデータをツールに読みこませる手間がかかりません。

セキュリティ

会議は機密情報を扱うことが多いので、外部に漏れないようにセキュリティ面は必ず確認しましょう。議事録データの暗号化や参加者の制限ができる機能など、セキュリティ対策が取られているサービスを選ぶことが大切です。

料金

ツールの大半は有料で提供されています。月に利用できる時間が決まっているツールや買い切りタイプのツールもあるため、料金の安さだけでなくツールの利用頻度とのバランスを確認しましょう。

Zoomの議事録作成に無料文字起こしツールを活用する注意点

文字起こしツールのなかには、無料で利用できるものもあります。しかし、無料のツールは文字認識の精度が低いものが多く、発言者や句読点までは判別できません。そのため、自分で手直しする手間がかかり効率的とはいえないでしょう。AI搭載の議事録自動作成ツールであれば精度が高いため、忙しいなかでも効率的に議事録を作成できます。

まとめ

Zoomには現在日本語に対応した議事録機能はないため、手作業での文字起こしや議事録自動作成ツールの利用が必要です。ツールを選ぶ際は、文字起こしの精度やZoomとの連携、セキュリティなどを中心に確認しましょう。

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