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生産性向上に役立つツール10選!無料・有料別にそれぞれのおすすめを紹介

生産性向上ツール

生産性向上の実現のために、あらゆるツールが開発・運用されています。しかし「ツールの種類が多すぎて選べない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は生産性向上ツールの選び方を解説し、無料・有料のおすすめツールを10個ご紹介します。本記事を参考に、自社の課題にあったツールを選定して活用してみましょう。

生産性向上とは

生産性向上とは、少ないインプットでアウトプットを維持したり、より大きくしたりする取り組みのことです。人や資金、時間などの資源を削減しながら成果を伸ばすことは、企業の競争力強化や労働環境の改善に必要な対策といえるでしょう。

生産性向上ツールを選ぶ際の3つのポイント

自社の目的にあった生産性向上ツールを選ぶためには、3つのポイントが重要です。それぞれ詳しく見ていきましょう。

1:自社の課題にマッチしたツールか

1つ目のポイントは、自社の課題にマッチしたツールかどうかです。必要な機能が不足していたり、逆にオーバースペックになっていたりするとツールを使いこなせません。ツール検討の際には、自社の課題を明確にしたうえで比較検討しましょう。

2:社員が使いやすい設計か

2つ目のポイントは、社員が使いやすい設計かどうかです。ツール自体が使いづらいと、業務に時間がかかってしまったり、ミスが発生したりする恐れがあります。ツールを定着させるためには使いやすい設計か吟味することが重要です。また、マニュアルやサポートが充実していれば安心して活用できます。

3:スモールスタートが可能か

3つ目のポイントは、スモールスタートが可能かどうかです。ツールの導入時には、月額費用だけでなく初期費用などまとまったコストがかかります。万が一ツールが合わなかった場合は、大きな損失となってしまうでしょう。

ミスマッチを防ぐためには、説明会に参加したり無料のトライアル期間を利用したりしましょう。また、複数のプランを用意しているツールなら、少額のプランから始めると安心です。

無料で使えるおすすめの生産性向上ツール5選

いでしょう。ここでは、無料から気軽に使える生産性向上ツールをご紹介します。ぜひ利用してみてください。

1:Chatwork

Chatworkは純国産のビジネスチャットツールです。ビジネスチャットの中でも操作が簡単で、ITツールに慣れていなくても比較的すぐに適応できます。ツールの導入に抵抗がある方でも気軽に試せるでしょう。

Chatworkには、タスク管理の機能が搭載されています。チャット上で共有された課題や使用の提出期限などを記録しておけば、タスクの抜け漏れの防止に役立ちます。別途タスク管理ツールを利用しなくても良い点は、独自のメリットといえるでしょう。

2:Slack

Slackは、スレッド機能が便利なビジネスチャットツールです。特定のコメントに対して返信を紐付けられるので、後からコメントを見直す際にも整理されて読みやすくなります。特にチャットの参加人数が多い場合に役立つでしょう。

また、Slackにはリマインダー機能があります。重要な連絡メッセージを再度通知するので進捗管理に便利です。

3:Zoom

Zoomはオンライン会議ツールとして広く普及しています。テレワークの普及と同時に利用を開始した方も多いのではないでしょうか。

Zoomは大人数の利用でも通信が安定しており、画面共有や録画など機能が充実している点がメリットです。個人間のやりとりからチーム内での会議、大人数のウェビナーまで幅広く活用できるでしょう。

4:Evernote

Evernoteはオンラインでノートやタスク、スケジュールの編集・共有ができるツールです。パソコンだけでなくスマートフォンでも利用でき、Googleドキュメントなどアプリとの連携も可能です。

また、テキスト以外にも動画や文書、画像などの貼り付けが可能です。そのため、複数の資料を共有する際にもひとつのツールでまとめられます。資料共有や共同編集が必要な時にぜひ利用してみてください。

5:Googleドライブ

Googleドライブは、ファイルの共有に便利なツールです。膨大な文書や資料もファイルを利用して整理できるので、ドキュメントやスプレッドシートなどと併せて利用するといいでしょう。

また、強固なセキュリティ対策もポイントです。アクセスの暗号化やウイルスが見つかった場合の削除機能など、安全性が担保されているので安心して利用できます。

有料のおすすめ生産性向上ツール5選

有料ツールは議事録作成ツールやマニュアル管理、アンケート作成など、一から行うには手間がかかる作業を楽に行える機能が充実しています。それぞれのツールを詳しく見ていきましょう。

1:AIGIJIROKU

AIGIJIROKUは、議事録作成の自動化で社員の負担を軽減するツールです。会議の文字起こしや外国語の翻訳、重要なタスクのブックマークなど議事録作成を効率化する機能が充実しています。

文字起こしから編集、共有までを1つのツールで行えるので、議事録の作成時間を大幅に削減できるでしょう。また月額1,500円からと有料ツールの中でも、導入コストが比較的低い点もメリットです。

2:Qasee

Qaseeは業務の可視化システムです。インストールするとAIが業務の問題点や課題を抽出、分析して、解決策を提案します。

通常、業務の分析には膨大な時間と労力がかかります。しかし、Qaseeを利用することで分析の時間を削減でき、スピーディーに業務改善に取り組めるでしょう。

3:Teachme Biz

Teachme Bizは、マニュアルの作成・共有ツールです。動画を利用したマニュアルを簡単に制作でき、共有や活用状況の分析ができます。

利用すれば、一から文書で制作していたマニュアル作成の手間を削減できます。新人の育成や業務の引き継ぎの際にも、大幅に時間を短縮できるでしょう。業務の標準化にぜひ利用してみてください。

4:Visual

Visualは、アンケートを通して定着率の向上を目指せるツールです。社員の離職は生産性向上において痛手となります。とはいえ、全ての従業員からのヒアリングは膨大な時間がかかるのも事実です。

Visualを利用すれば、アンケートの送信や回答の分析が簡単にできます。また、離職確率の高い社員をアラートで通知してくれるので、うまく活用すれば離職を未然に防げるでしょう。

5:サイボウズoffice

サイボウズofficeは、スケジュールの共有、メール、掲示板など多彩な機能を搭載したグループウェアです。機能が充実しているので「たくさんのツールを入れるのは面倒」という場合におすすめです。

利用はパソコンだけでなくスマートフォンからも可能なので、リモートワークにも適しています。情報の一元化に役立つツールといえるでしょう。

生産性向上ツールを導入する際の注意点

生産性向上ツールを導入する際にはいくつかの注意点があります。以下の注意点を意識して、ツールを有効活用してください。

現状の工数を把握する

1つ目の注意点は、現状の工数を把握することです。ツール導入の際には、今の仕事にどれくらいの時間がかかり、ツールの活用でどれくらいの効率化ができるのか計測する必要があります。工数を把握すればツール導入前後の効果検証がしやすくなり、改善点も見えやすくなるのです。

ゴールを設定する

2つ目の注意点は、ゴールを設定することです。「ツールを導入して残業時間を◯時間削減する」など、目標設定を明確にすることで、導入の費用対効果が見えやすくなります。場合によってはツールの利用を打ち切るか判断する際にも役立つでしょう。

まとめ

生産性向上を実現するツールは多種多様です。今回ご紹介した選び方のポイントやおすすめのツールを参考に、自社に必要な生産性向上ツールを比較検討してみましょう。まずは無料トライアルなどを利用して、積極的にツールを活用してみてください。

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