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RPAとは?利用する必要性やメリット、導入時の手順をわかりやすく解説

RPA

業務のデジタル化が進み、昨今耳にするようになった「RPA」。RPAの必要性が分からない方や、導入の手順を知りたい方は多いのではないでしょうか。これから企業が生き残るために、RPAを使って業務を効率化することは必須といえます。

そこで今回の記事ではRPAを導入するメリットやデメリット、利用する際のポイントを詳しく解説します。事業を拡大したい方や、日々の業務の生産性を上げたい方はぜひご覧ください。

RPAとは?簡単に解説

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RPAとは”Robotic Process Automation”の略で、直訳すると「ロボットを使って過程(プロセス)を自動化すること」を指します。より具体的にいうと、AI(人工知能)や機械学習といったロボットの技術を使い、人間がおこなっている業務を自動化する手法のことです。

RPAができることは多種多様ですが、身近なものだとデータを入力する事務処理や数字の集計作業など、ルーティンワークの業務は置き換えられる可能性が高いといえます。RPAをうまく活用すれば、定型業務をロボットに任せて、人間はより生産性の高い仕事に注力できるのです。

RPAができること

ここからはRPAができることをいくつか紹介します。決まった日に同じ作業をするルーティン作業や、データの転記などの単純作業はRPAが得意とする分野です。実際の例をいくつか見てみましょう。

Excelやツールにデータを転記する事務処理

Excelやツールにデータを転記する事務処理はRPAに任せられる業務のひとつです。情報をそのまま入力するだけならAIがこなせるため、RPAの導入の最初の手順として、転記作業を任せてみてもいいでしょう。

RPAでは複数のツールを使った作業もおこなえるため、定型業務であれば、ひとつのツールから他のツールへ情報を移し替える仕事を任せられます。

システムに入力した情報のチェック作業

システムなどに入力した情報のチェック作業も、RPAを使って効率化できます。それまで人がチェックしていた内容であれば、その分の時間が浮くので業務短縮になるでしょう。

システムやExcelに記載された情報をもとにしたレポートの作成

システムやExcelに記載された情報をもとに、売上や数字分析のレポートをつくることも可能です。RPAを使えば情報の間違いも発生しにくく、レポートを作る時間が大幅に短縮できます。生成された内容をもとに戦略や改善案を立てられるので、人間はよりクリエイティブな作業に力を入れられるでしょう。

RPAとAIの違い

RPAとAIは似た意味の言葉ですが、厳密には違います。AIはいわゆる司令塔であり、情報をもとに判断や指示する役割を果たします。AIはレポートや数字を読み込んで次の戦略を立てることや、今後の方向性を示すコンサルタントのような業務をこなすことも可能です。

一方で、RPAは指示をもとに実行する作業者です。RPA自体が指示をしたり、判断したりすることはありません。したがって、もともと決められた手順に沿った定型業務を行うのに適しています。

RPAの導入が必要な理由

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企業の競争が激化するなかで、ますますRPAを使う必要性が高まっています。その背景についてひとつずつ見てみましょう。

人材が不足しているから

RPAの導入が必要な1つ目の理由は、企業において人材が不足しているからです。中小企業庁の資料によると、日本の企業の大半を占める中小企業において人手不足が課題となっています。

「必要な人材が不足している」と感じる企業の割合は56%に及び、それに加えてノウハウや従業員の能力開発も不十分だと記載されています[1] 。人口が減っていることや、女性・高齢者といった人々が働きにくい環境であることも人手不足の要因のひとつです。

したがって、今後はAIや機械学習を使って人手不足のなかで仕事を進めることが急務といえます。

働き方改革が求められるから

RPAの導入が必要な2つ目の理由は、企業において働き方改革が求められるからです。先ほど述べた人口減や働く人の割合の変化に伴い、企業の労働形態も改革をする必要があります。

厚生労働省は、働き方改革を推進する法律を次々と打ち出しており、企業では残業時間の短縮やテレワークなど、新たなワークスタイルを定着させなければいけません。そのためには、人の手がいらないRPAなどのツールを活用することが、企業の働き方改革を進める一歩になるでしょう。

企業の生存率を高めるから

RPAの導入が必要な3つ目の理由は、企業の生存率を高めるためです。日本の企業が持つ技術は世界レベルでも高い水準であり、ますます競争が激化しています。

そのなかで生き残るためには、新しい技術を使って他にないサービスを展開しなくてはなりません。たとえば、RPAを使って自社の業務が効率化できれば、そのぶん新たなサービスを導入できる可能性が上がります。

このように新しい技術を使って知見を蓄積すると、他社に提供できる新たな事業が生まれるかもしれないのです。結果として自社の売上や認知拡大につながるため、RPAの導入は早ければ早いほどいいといえるでしょう。

RPAを使うメリット

RPAを使うメリットはさまざまですが、特に注目したいのは事業拡大のきっかけになることや、業務の生産性が上がる点です。5つのメリットをそれぞれ見てみましょう。

事業拡大のきっかけになる

1つ目のメリットは、事業拡大のきっかけになることです。たとえばRPAを使ってルーティン業務を自動化できれば、浮いた時間で新しい企画を立てられるでしょう。

もしくは、RPAの導入が社内で成功すれば、同業に横展開して新たな事業が生まれるかもしれません。このように、RPAの導入はさまざまな観点から事業拡大に役立つ可能性があります。

業務の生産性向上になる

2つ目のメリットは、業務の生産性向上になることです。ルーティン業務や人の手でおこなっていた業務をRPAに任せれば、大幅な効率化になるかもしれません。残業時間やオフィスでおこなう作業が減れば、社員の負担を軽減することもできるでしょう。

社員のモチベーションが上がる

3つ目のメリットは社員のモチベーションが上がることです。事務作業をRPAが代わりにおこなえば、定型業務を日々こなしている社員はよりクリエイティブな仕事に注力できます。

さらに働き方改革も進めやすくなるため、ワークスタイルが変わって会社や仕事に対する満足感の向上も考えられます。

ヒューマンエラーを防げる

4つ目のメリットはヒューマンエラーを防げることです。データの入力や転記など、事務作業にヒューマンエラーはつきものです。人材を複数人配置して、ミスがないかダブルチェックしている場合もあるでしょう。

しかし、RPAを使えば誤入力などのヒューマンエラーは防止できます。AIがすぐに間違いを見つけてくれるので、それまでミスのチェックにかけていた時間を効率化できるはずです。

作業効率が大幅に上がる

5つ目のメリットは作業効率が大幅に上がることです。RPAは人間と違って365日動けますし、疲れることがありません。また作業スピードも速いので、人間に比べるとより多くの仕事をこなせるでしょう。常に稼働できるRPAは、事業を存続させるための心強い存在となるはずです。

RPAの3つのフェーズ

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RPAには3つの種類があり、それぞれのフェーズによって自動化できる内容が変わってきます。RPA、EPA、CAのそれぞれの内容を見てみましょう。

1:RPA

RPAは最初のフェーズであり、徐々にAIに仕事を任せる実験段階として適しています。RPAの段階では情報収集やルーティン業務など、単純作業の自動化がメインです。現在RPAを使っている企業の多くはこのフェーズであり、次のEPAやCAの領域にいくためには、より多くのデータや高いレベルの技術者が必要になります。

2:EPA

EPAは”Enhanced Process Automation”の略で、「より高度なプロセスの自動化」を意味します。RPAが無事に成功したらEPAへの移行も検討しましょう。

EPAでは自動化が強化され、AIと連携して変化がある業務にも対応できるようになります。また大量のデータを解析することもできるため、DX(デジタルトランスフォーメーション)の領域とも重なる部分が多く、専門性も高くなります。

3:CA

CAは”Cognitive Automation”の略で、「経験や学習にもとづいた自動化」という意味です。高度なAIを使った自動化ができるフェーズといえるでしょう。

CAの段階になると、AIを使ってPDCAをまわす、ディープラーニングをするといったことができ、人間の指示や判断をせずとも機械が答えを出せるようになります。RPAが理想とする領域といってもいいかもしれません。

RPAを使うときの注意点

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RPAは生産性向上や働き方改革の推進など多方面で役に立ちますが、使う上で知っておきたい注意点があります。注意点を押さえておけば、導入後に失敗するのを避けられるでしょう。

複雑な作業には対応できない

1つ目の注意点は、複雑な作業には対応できない点です。RPAは手順がルーティン化されている業務ならできますが、変化がある作業には対応できません。

たとえば複数のプラットフォームを使っておこなう作業や、情報の内容や作業時期が変動するような業務は向かないでしょう。

管理者と利用者のコミュニケーションが必要

2つ目の注意点は、RPA導入に際して管理者と利用者のコミュニケーションが欠かせない点です。RPA導入前には打ち合わせなどでやり取りすることがもちろん大事ですが、導入後にも欠かせません。利用しはじめた後にも、さまざまな課題が見つかる可能性があるからです。

管理者と利用者、お互いが密にコミュニケーションを取って、RPAの使いにくさや効率的な利用方法を見つけていく意識を持ちましょう。

トラブル時に柔軟に対応できない

3つ目の注意点は、トラブル時に柔軟に対応できない点です。RPAはイレギュラーやトラブルがあったときに、自分の力で考えることができません。そのため、人の手で対処する必要があります。

最大の懸念点は、RPAが指示されたことしかこなせない点です。常に動かし続けないといけない作業などは、何かあったときのために、常に人がフォローできる状態にしておく必要があります。

導入後も管理しなくてはいけない

4つ目の注意点は、導入後も管理しなくてはいけない点です。RPAを導入したらすぐに業務を効率化できるとは限りません。既存の業務への影響や、ブラックボックス化を防ぐ施策が必要です。

たとえばRPAを使っても完遂できない業務の処理方法を考えることや、データをどう保存するかといった問題が起こり得ます。導入後にスムーズに業務を進めるためにも、効果検証をして改善する意識を持つことが大切です。

RPAを導入するまでの6つの手順

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ここからはRPAを導入するまでの6つの手順をお伝えします。これからRPAを使いたいと考えている方はぜひ参考にしてください。

1:目的・目標を決める

1つ目のステップは目的と目標を決めることです。たとえば働き方改革の推進、人手不足の解消、事業の拡大、既存業務の改善など、目的は企業によりさまざまです。RPAを導入して何を実現したいのかをあらかじめ整理したうえで、次のステップに進みます。

2:業務の洗い出し

2つ目は業務の洗い出しです。業務の全体像を可視化して、RPAができることを見つけましょう。そのためには、日々の業務内容をフローチャートに書き出すのがおすすめです。

全体の工程を可視化すれば、自動化しやすい箇所を見つけやすくなります。人にしかできない業務と、RPAに任せられる業務を区別してから次のステップに入りましょう。

3:具体的なKPIを設定する

3つ目は具体的なKPI(数字にもとづいた目標)の設定です。RPAを使って具体的に何を改善するのか指針を決めましょう。たとえば残業時間を累計〇時間減らす、毎月の処理件数を〇件増やす、といった目標です。具体的な数字を決めれば、導入後の効果検証がしやすくなります。

4:RPAツールの選定

4つ目はRPAツールの選定です。コスト、機能、セキュリティ機能など多角的な観点から見て、自社にあったツールを選びましょう。目的にそったツールをいくつかピックアップして比較検討すると、一番マッチするツールを見つけやすくなります。

5:RPA導入の準備をする

5つ目はRPA導入の準備です。導入したあとに自社の従業員が混乱しないよう、RPAツールのマニュアルを作りましょう。さらにトラブル時や困ったときのための質問集を作っておくと安心です。

その後は関係部署にマニュアルを周知し、導入後の業務フローを共有します。あらかじめ準備をしておけば、利用開始後のトラブルを避けられるでしょう。

6:ツールの導入と効果検証

最後のステップは、ツールの導入と効果検証です。導入後は効果を検証してPDCAサイクルをまわしましょう。使ったときに不便だった点や改善案などを出しあうと、RPAを使うメリットを最大化しやすくなります。

そのためには、関係者で定期的に会議をして、利用者と管理者、ツールの運営者がコミュニケーションを取ることが大切です。

RPAツールを選ぶ基準

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RPAツールを選ぶときはコスト、機能性、セキュリティなどの観点から自社の条件に合っているかチェックすることが大切です。それぞれの基準を見てみましょう。

コスト

最初に確認したいのはコストです。RPAツールは月額や年額で支払うケースが多いので、自社の予算内におさまるかをまず確認しましょう。

またツールごとにライトプラン、スタンダードプランなど複数のプランを設けていることが一般的です。予算と機能性を考慮し、最適なプランを選んでください。最初にトライアルプランを活用してみてもいいでしょう。

機能性

2つ目は機能性です。RPAツールと一言でいっても、タスク管理を兼ねるものやAIに特化したものなど多種多様なツールがあります。自社の目的に沿っているか、結果が出るかといった視点で選びましょう。

セキュリティ

3つ目はセキュリティです。RPAツールは社内の情報を扱うため、セキュリティの対策がされていることは必須です。パスワードの暗号化やログの取得など、何かあったときにすぐ対応できるようなツールを選ぶことをおすすめします。

業務との相性

4つ目の基準は業務との相性です。高機能であっても、業務そのものに落とし込めなければツールとして役に立ちません。RPAを使って自動化したい業務を遂行できるかどうか、事前に確認しましょう。

社内で大々的に導入する際は試験運用ができる可能性が高いので、ツールの運営元と相談しながら導入の可否を判断することが大切です。

外部ツールとの連携

5つ目の基準は外部との連携機能です。情報の入力や転記などの作業は、なにかしらのシステムやツールを使うことが多いでしょう。RPAを使うときに該当のツールが連携できるかどうかは、しっかり確認しておきたいポイントのひとつです。

業務別RPAツールの導入イメージ

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ここからは業務別にRPAツールの導入イメージを見てみましょう。経理、営業、人材、購買などの部門別に紹介します。

経理部門

経理部門の場合は、以下のようなシーンでRPAを活用できます。

  • 請求書の自動スキャン
  • 情報をシステムに自動入力
  • 金額や支払先をもとに支払設定
  • 情報が合っているかダブルチェック

数字の入力や計上作業が多い経理業務は、間違いが起きやすい仕事でもあります。RPAを使えば効率化できるだけでなく、人の手によるミスの減少も期待できるでしょう。

営業部門

営業部門にRPAツールを導入したときの活用イメージは以下の通りです。

  • 受注したサービスの条件を一度入力したら、他のシステムに連携できる
  • クライアント情報をシステムに転記し、社内に共有する
  • 見積書や提案資料のテンプレート化、スキャンして受注後にシステム入力

営業部門では、受注した案件やクライアントの情報、商談の進捗共有といった内容が肝になります。RPAを使って情報共有を迅速におこなえれば、成約率を高めるための施策を考えることもできるでしょう。

人材部門

人材部門でRPAツールを使ったときのイメージは以下の通りです。

  • 社員の勤怠管理情報を自動的に転記
  • 社員の個人情報が変わった場合に他のシステムと自動連携
  • 申請内容をもとに、給与や経費を自動で支払う

勤怠管理や給与、経費の精算などは毎月おこなう作業なので、RPAに任せやすい仕事といえます。そのためにはなるべく手順を平易化し、AIに置き換わっても問題なく進められるよう調整することが大切です。

購買部門

購買部門の作業でも、RPAツールは役に立ちます。利用イメージを見てみましょう。

  • 毎月の資材発注のシステム入力をRPAに任せる
  • 発注先との定型的なやり取りの自動化
  • 在庫数の管理と発注時期の目安の把握

購買部門では、システムに発注する商品の情報を入力することなど、定型的な業務をRPAに任せられます。また、在庫数の管理も、数が減ってきたらアラートを出すような設定をすれば、人の手で管理作業を行う手間が省けるでしょう。

RPAのおすすめサービス5選

最後に、これからRPAツールを導入される方向けにおすすめのツールを紹介します。効率化の最初のステップとして検討してみてください。

AIGIJIROKU

AIGIJIROKUは会議の内容や録音を文字起こしできるサービスです。AIが音声認識をするため、高い精度の文字起こしが可能で、手直しをする時間を短縮できます。また話者の区別や外国語への対応も可能なため、会議だけにとどまらず幅広いシーンで活用できます。

RPAツールの導入イメージがわかない方や、まずは手軽に効率化ツールを使いたいという方は、ぜひAIGIJIROKUを利用されてみてください。

WinActor

WinActorはNTTグループが提供するソフトウェア型のロボットです。PC業務を中心に自動化、効率化するサービスを展開しています。Office製品や個別のシステムなどさまざまなツールに対応しているので、外部ツールとの連携をしながらRPAを使いたい場合におすすめです。

AUTORO

AUTOROはコードを使わずに自動化ロボットをつくることができるサービスです。レポートの作成や管理業務、ECサイトの管理といった業務をロボットを使って効率化できます。

導入を検討されている方向けにセミナーを開催しているので、興味がある方は事前にチェックしてみましょう。

JobAuto

JobAutoは単純作業の効率化や業務の自動化を見据えたRPAツールです。普段おこなっている業務をロボットを使って自動化し、問題なく遂行できるかチェックしながら効率化を進められます。

Webブラウザを使った作業やExcel、スプレッドシートとの連携も可能です。まずはトライアルを申し込んで、使用感をたしかめてみるのもいいでしょう。

マクロマン

マクロマンは無料のRPAツールです。無料で使えるため、まずはRPAのイメージをつかみたいという方におすすめです。運営元はベンダーではなく人材派遣会社で、必要なときに随時サポートする形を取っています。

まとめ

RPA導入は、企業がこれからを生き抜くために避けて通れない道です。働き方改革や業務の生産性向上のために、まずはツールを使った効率化の施策を進めましょう。

最初のステップに迷ったときは、手軽に会議の内容を文字起こしできるAIGIJIROKUがおすすめです。手動の文字起こしや一から議事録を作成する必要がなく、会議の内容を効率よく関係者に共有できます。


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