テレワークが普及したことにより、採用活動においてもオンライン面接が一般的になってきました。企業にとっては新しい採用方法として、オンライン面接の導入が欠かせなくなっています。
しかし、オンライン面接は対面面接とは異なる点が多く、どのように準備すれば良いのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。この記事では、オンライン面接導入のメリットから実施手順、導入時のポイントまで解説します。
目次
オンライン面接とは？
オンライン面接とは、ビデオ通話システムや専用の面接用プラットフォームを用いて、遠隔地にいる求職者と面接官がオンライン上で行う面接のことです。Web面接やリモート面接とも呼ばれ、以前は遠方の転職者の選考を行う際に利用されていました。
近年は、新型コロナウイルス感染拡大防止の観点からテレワークが普及したこともあり、従来の対面面接からオンライン面接に切り替える企業も増えてきています。オンライン面接は面接会場へ行く交通費や移動時間がかからず、対面面接よりも日程調整が行いやすいため、コストの削減や選考プロセスの効率化につながる選考方法だと言えるでしょう。
対面とオンラインの最も大きな違いは、画面越しでコミュニケーションを行うという点にあります。音声・映像のタイムラグが発生したり、画面越しだと表情が伝わりにくいと感じられることから、オンライン面接だとうまく話しづらいという人もいます。
しかし、対面・オンラインいずれにおいても、面接の内容自体は基本的に変わりません。オンライン面接においても従来の面接と同じように、求職者と面接官双方が気持ちよく過ごせるように準備が必要です。
オンライン面接導入のメリット
オンライン面接を導入すると、企業にとっては次のようなメリットがあります。
時間とコストの節約
従来の対面式面接では、求職者と面接官が同じ場所に集まる必要があり、そのために移動時間や交通費が必要でした。しかしオンライン面接であれば、面接会場の準備や会場に行くまでの時間や交通費は不要となります。
また、面接会場の手配や時間の確保も不要で、短時間で面接を行うことができます。これらの点から、オンライン面接は時間とコストの節約につながると言えるでしょう。
柔軟なスケジュール対応が可能になる
オンライン面接では、面接会場までの移動や会場準備の手間が不要になるため、対面面接よりも柔軟なスケジュール対応が可能になります。また、オフィスだけでなく自宅などから参加することもできるため、場所や時間に縛られることなくスケジュール調整を行えます。
応募のハードルを下げられる
オンライン面接を導入することで、求職者の応募に対するハードルを下げられるというメリットもあります。例えば、遠方に住む候補者でも、移動の手間や費用を気にせずに参加することができます。
応募のハードルが下がると、より多くの求職者からの応募を集めることができ、適切な人材と出会いやすくなって採用の確率を高めることができるでしょう。また、スケジュールが合わないことによる面接辞退の防止にもつながります。
候補者の範囲拡大
オンライン面接は場所の制約がなくなるため、採用候補者の範囲が拡大できます。従来の面接では、地理的な制限や交通費の問題により、遠方に住んでいる人や移動に時間がかかる人を呼び込むことができませんでした。しかし、オンライン面接を導入することで、遠隔地に住む候補者や、移動に時間がかかる候補者でも面接を受けることができるようになります。
このように、オンライン面接の導入によって候補者の範囲が広がることで、より優秀な人材を採用しやすくなります。また、海外からの候補者も受け入れやすくなり、グローバルな人材を採用することができます。
面接業務の効率化
オンライン面接は会場準備に割く人員の数を減らせるため、従来の対面面接に比べて手間削減ができるとともに、効率的に面接業務を行うことができます。
また、オンライン面接の場合は、書類のやり取りもオンライン上で行うケースが一般的です。郵送や面接会場へ持参するよりも提出や社内での共有がスムーズになり、面接の評価や意見交換がしやすく、より的確な採用判断ができるようになるでしょう。
面接の記録を残しやすくなる
対面方式では、面接内容の記録は面接官が手動で残す必要がありました。それに対してオンライン面接は、面接の映像や音声を録画・録音して記録として残しやすいというメリットがあります。
映像・音声を残しておくと、後から振り返って内容を的確に評価することもできるようになります。面接官や採用担当者からのフィードバックや面接結果についても、面接の録画・録音データと紐づけて残しておくと、後から見返したときに内容が分かりやすくなるでしょう。
なお、面接内容を記録として残す際は、録画・録音したデータから議事録を作成して、文面でも残しておくと便利です。議事録の作成には、音声データからAIが99.8％の高精度で会話の内容をテキスト化するAIGIJIROKUがおすすめです。ぜひ利用を検討してみてください。
オンライン面接の実施に必要な準備
ここからは、オンライン面接を実施するために必要な準備について解説します。スムーズかつ効率的な面接を実施するためには、インターネット環境とパソコンやタブレットなどのデバイスだけでなく、いくつか準備しておくべき事柄があります。
接続環境を整える
オンライン面接を実施するためには、まず何より接続環境を整える必要があります。インターネット環境が不十分だと面接の品質が低下してしまい、候補者とのコミュニケーションがスムーズに行えないことがあります。
まず、インターネット回線の速度を確認しましょう。遅延が生じると、映像や音声が乱れたり、遅延が生じたりして、コミュニケーションが円滑に行えなくなります。回線速度が不十分な場合は、別の回線やWi-Fiルーターを利用するなど、環境を改善することが必要です。
機材やソフトウェアを用意する
接続環境が整ったら、カメラやマイクなどの機材を準備しましょう。オンライン面接では、候補者との視覚的なコミュニケーションが重要です。カメラやマイクが不良な状態だと、面接中に映像や音声が途切れることがあります。映像や音声のリハーサルを行ってみて、不良な箇所があれば、事前に修理や交換を行っておきましょう。
合わせて、オンライン面接用のソフトウェアやアプリを準備しましょう。SkypeやZoomなどのソフトウェアを利用する場合、インストールやアカウント登録が必要です。事前に準備しておくことで、面接当日にスムーズなコミュニケーションが行えます。
面接担当者への事前研修を行う
面接担当者がオンライン面接に慣れていない場合は、事前研修を行いましょう。これは、従来の対面面接とは異なり、オンライン面接に必要な機能や操作方法、エラー対処方法などが新たに必要になるためです。
また、オンライン面接では適切な相槌や質問の投げかけ方、表情など、対面とは少し異なるコミュニケーションスキルが求められます。面接に使用するツールの使用方法だけでなく、こうしたオンライン面接に合わせたスキルの研修も行うべきだと言えます。
面接担当者が複数人いる場合は打ち合わせをする
複数人の面接官がいる場合、オンライン面接ではアイコンタクトや耳打ちなどによる意思疎通が難しいため、事前に打ち合わせを行う必要があります。それぞれの面接官がどのような質問をするか、どのような視点で面接を進めるかを共有し、面接官同士で役割分担を決めて円滑な面接運営を図りましょう。
さらに、面接官同士で情報共有を行うためのコミュニケーション手段（チャットツールなど）を事前に用意しておくことも重要です。面接中に混乱が生じたり、情報共有ができなかったりすることがないよう、事前に十分な打合せを行い、準備をしておきましょう。
トラブル時の対応を決めておく
オンライン面接では、対面よりも回線切断などのトラブルが発生しがちです。万が一のトラブルが発生した場合に備えて、あらかじめ対応策を決めておくことも重要です。
例えば接続が途切れた場合には、再度接続を試みる・電話で面接を行う・別の日に面接を再設定するなど、事前に打ち合わせておくとスムーズな対応ができるでしょう。
また、面接中に技術的な問題が発生した場合に備えて、サポート体制を整えておくことも必要です。面接担当者が技術的な問題を解決できる場合もありますが、それが難しい場合には、専門の技術サポートを用意しておくことで、円滑な面接の実施ができます。
オンライン面接に活用できるツール
オンライン面接には、リモートワークやテレワークなどのビジネスシーンで幅広く活用されている、Web会議（ビデオ会議）ツールが活用できます。他にも、Web面接向けのプラットフォームなどもあります。
企業がオンライン面接を導入する際には、自社でどのようなオンライン面接がしたいのかを洗い出して、それに合った機能を備えたツールを選びましょう。利用にかかる費用と機能・音質・画質などのバランスを見ながら、コストと機能のバランスが良いものを慎重に選定しましょう。
＜オンライン面接に活用できるツールの例＞
- Zoom
- Google Meet
- Skype
- Microsoft Teams
- インタビューメーカー
- harutaka など
オンライン面接導入時の注意点
オンライン面接を導入する際は、次のような点に注意しましょう。
候補者にも使い方を周知しておく
オンライン面接をスムーズかつ効率的に行うためには、面接担当者だけでなく候補者にも使い方を周知しておくことが重要です。候補者にとって初めてのオンライン面接であれば、使い方が分からずに面接に遅れてしまったり、音声や映像にトラブルが起きてしまうことがあります。
企業側はオンライン面接の手順や使用するツールについて、手順を説明したり使い方の説明動画を提供するなどして、候補者へ十分に周知しておきましょう。また、面接前に技術的なトラブルが起きないか確認するために、オンライン面接のテストを実施することも有効です。
候補者にも十分なサポートを提供することで、円滑なオンライン面接の実施が可能になり、企業に対する印象を良くすることができます。
面接開始時に接続状況を確認する
面接が開始してから接続状況に問題が出てきた場合、面接がスムーズに進まないだけでなく、候補者に不利益を与えることにもなります。そうなってしまわないために、面接開始前に面接官と候補者の双方で接続状況を確認しましょう。
接続テストは、カメラやマイク、画面共有機能、チャット機能の動作確認など、面接に使用する機能についてチェックを行います。候補者としては、面接中に不具合があったとしても言い出しづらいため、面接開始時に「途中で不具合が生じたら遠慮なく声をかけてください」と一言伝えるとよいでしょう。
候補者の表情や雰囲気を客観的に判断する
オンライン面接では、直接会って面接する場合よりも、候補者の表情や雰囲気が分かりづらいことがあります。面接担当者は、候補者がどのような反応を示しているかをよく観察し、客観的に判断するよう心がけましょう。
候補者が話す前に、スモールトークや自己紹介をしてもらい、普段の表情や話し方を観察することも効果的です。面接担当者が候補者の表情や雰囲気を客観的に判断することで、より適切な採用判断をすることができます。
相手の発言を遮らない
Web会議ツールは、後から発言した人の声を優先的に拾ってしまうことがあります。通信の遅延や音声の乱れなどが発生して相手の発言を遮ってしまう可能性もあるため、相手が話し終わるまで待つことが重要です。
相手が話しにくそうな場合は、積極的にフォローアップ質問を行い、理解を深めるよう心がけましょう。相手の話を遮ってしまわないよう、リアクションの取り方にも注意が必要です。
自社の雰囲気を伝える工夫をする
対面で行われる面接とは異なり、オンライン面接では候補者が会社の雰囲気を体感しづらいものです。内定者に自社を選んでもらえるよう、自社の雰囲気や魅力をPRする工夫を行いましょう。
例えば、オンライン面接を行う前に企業のWebサイトやSNSを紹介したり、社員からのメッセージやインタビュー動画を流したりといった方法が考えられます。面接の受け答えだけでは伝えづらい社風や雰囲気をアピールして、候補者からポジティブな印象を持ってもらえるようにすると、採用活動の成功にもつながるでしょう。
また、オンライン面接時の画面の雰囲気が暗いと、会社の印象も暗くネガティブなものになりかねません。カメラの写りもチェックして、暗い印象を与えてしまわないように注意しましょう。
機密情報の漏洩に注意
オンライン面接を実施するうえで見落としがちなのが、画面に機密資料が写ってしまったり、他の従業員の声がマイクに入ってしまったりすることによる情報漏洩のリスクです。顧客の個人情報などを扱う企業では、特に注意が必要です。
対策としては、機密性の高い資料や情報の置いてある場所で面接を行わないことや、他の人が周りにいない会議室などに移動することが挙げられます。また、使用するツールのセキュリティ対策がしっかりとなされているかどうかを確認しておくことも重要です。
さらに、面接担当者には機密情報の重要性を認識させ、セキュリティ教育を行うことも必要です。これらの対策をしっかりと講じることで、オンライン面接を安全に実施することができます。
オンライン面接で候補者からの印象を良くする方法
候補者から企業に対する印象をよくすることは、オンライン・対面どちらの面接であっても重要です。ここでは、オンライン面接において印象をよくするコツをご紹介します。
アイスブレイクを取り入れる
面接の場では、候補者は緊張して表情が硬くなってしまいがちです。緊張をほぐす工夫として、面接の最初にアイスブレイクを取り入れるとよいでしょう。
アイスブレイクとは、軽い話題や質問を振って緊張をほぐし、打ち解けるための手法です。話題は、例えば天気の話や最近あった嬉しいことなど、候補者が緊張せずに話しやすいものを選びます。
アイスブレイクをうまく取り入れると、候補者と面接官との距離感を縮めることができるため、面接の雰囲気を和やかにすることができます。候補者にも事前にアイスブレイクを行うことを伝えておくと、よりスムーズに面接を進めることができるでしょう。
表情や声、ジェスチャーは普段より大きめに
画面越しだと、表情や声、ジェスチャーが伝わりにくくなる場合があります。候補者にポジティブな印象を与えられるように、普段よりもリアクションを大きめにしたり、できるだけ笑顔でコミュニケーションを取ることを意識しましょう。ただし、あまりにも大げさな表現は逆効果になる場合があるため、適度な調整が必要です。
できるだけカメラを見て話す
オンライン面接では、画面上の候補者の顔だけを見ていると、目線がカメラよりも下になってしまうため、候補者から見ると「視線が合わない」と感じることがあります。
カメラの方だけを見続ける必要はありませんが、時々意識してカメラのほうを見るようにすると、候補者に直接的に話しかけている印象を与えることができます。候補者としても視線を合わせてくれていると感じられるため、話しやすくなるでしょう。
画面共有を有効に使う
会社の雰囲気や社員の人柄、仕事のやりがいなどは、オンライン面接の受け答えだけでは伝わりづらいものです。こうした企業のアピールポイントを伝えるには、画面共有機能を活用して資料や動画などを見せると、候補者に視覚的な印象を与えることができて効果的なPRが可能になります。
また、面接官側が候補者に何かを示したい場合にも画面共有機能は役立ちます。例えば、実務経験のあるプログラマーを募集している場合、特定のプログラムのコードを共有することで、候補者の技術的な能力を評価することもできるでしょう。
画面共有機能はWeb会議ツールなどに付属していることが多いため、あらかじめ使い方や特徴などを確認しておきましょう。
まとめ
オンライン面接は時間や場所の制約が少なく、企業・候補者の双方にとってメリットがある採用方法です。テレワークが一般的になったこともあって、近年では多くの企業で導入されています。
オンライン面接は、企業にとって候補者範囲を広げてより多くの候補者と出会い、自社に合った人材と出会いやすくするための効果的な方法です。その利便性から、今後コロナ禍が収束した後も、オンライン面接は一般的な面接方式として残り続けると考えられます。
しかし、接続環境・機材のトラブルや情報漏洩のリスクなど、注意しておくべき点もいくつかあります。スムーズで効率的な面接が行えるよう、今回ご紹介した事前準備や導入における注意点を参考にしてください。
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