働き方改革が叫ばれる昨今。業務の効率化やムダの削減はどんな企業にとっても必要不可欠となりました。企業や組織の日常的に行う業務全般の流れに対して、問題点を改善していく工程を業務プロセス改善といいます。
この記事では、業務プロセス改善の必要性やDXとの違い、成功させるためのステップや注意点を紹介します。
目次
業務プロセス改善とは？
まず業務プロセスとは、企業や組織として、サービスや商品を提供するための、日常的に行われる業務全体の流れを指します。業務フローという言葉と混同されがちですが、業務フローは業務における個々の流れを指す言葉。業務フローという支流がまとまって業務プロセスになる、とイメージすると分かりやすいかもしれません。
プロセス改善とは、すでにある業務の手順や工程を見直し再設計することで、企業や組織をより良く変えること。生産性の向上や各業務フローの合理化、時代の変化に対応することで収益・売上の向上を目的としてる場合がほとんどです。
プロセス改善は現状の業務プロセスに問題のある点だけを改善していく手法ですが、プロセスそのものに問題があり、業務全体を抜本的に再構築することを「BPR（Business Process Reengineering）=業務改革」と呼びます。
業務プロセス改善の必要性
「業務プロセスの改善はうちには必要ない」と思う方もいるかもしれません。しかし、少子化や働き方改革など、会社の動いているプロセスとは関係なく社会は常に変容を続けています。非効率的な業務を改善することで、労働時間やプロセス達成までの時間を短縮できたり、人手の過不足などの改善が見込めます。思うように人材を確保できない場合でも、効率化を進めることで現状より少ない人数で業務を遂行できるかもしれません。
業務プロセスとDXの関係性は？
DXとは、デジタル・トランスフォーメーションの略で業務の自動化や電子化を指す言葉。ハンコの廃止や書類のクラウド化、会議のオンライン化などもDX推進の1つです。DXにより業務の効率化やムダの削減が期待できる場合、DX推進も業務プロセスの一環といえるでしょう。ただし、目的を設定せずに手段であるはずのDX推進が目的になってしまえば本末転倒です。業務プロセス改善の手段の1つとしてDX推進という手段もあると考えると良いでしょう。
業務プロセス改善の進めるためのプロセス例を紹介
プロセス改善を行うためには、どのような手段を踏めば良いのでしょうか？ どの工程であっても、PDCAサイクルを回しながら推進することが大切です。この項ではプロセス改善を進めるための手段を紹介します。
現状の把握
着手する前に、まず自社や組織の現状を把握することが大切です。人員の偏りが無いか、効率化することで人員を別に回せるか、属人化している業務が無いか、などを中心に把握すると良いでしょう。
目標の設定
まずは、業務プロセス改善を行う目標を明確に設定しましょう。「なんとなく非効率だから改善する」「不満の声が多い気がするから改善する」など、しっかりと下目標を立てないまま業務プロセス改善に着手してしまうのは危険です。「ここを改善すると何が変わる」「改善することで具体的にどのような効果が出るか」をしっかりと考え、目標を設定しましょう。業務プロセスを改善する場合、現状の業務に対して影響があるため、目標があやふやだと、業務に混乱をきたす可能性も考えられます。
優先順位の設定
現状を把握し目標の設定が終われば、次は優先順位を設定しましょう。現状の業務に及ぼす影響や規模、コストなどに対して、期待できる効果を鑑みて優先順位を決めると良いでしょう。いきなり大きいところから改善を図るよりも、身近なところから手を付けるようにすると良いでしょう。
改善案の立案
優先順位を設定したら、改善案を立案しましょう。部署やチームをまたぎそうな業務プロセスを改善する場合は、関連するプロセスを同時に改善するのも良いでしょう。
リソースや人員の割り当て
改善案を立案できれば、改善に注ぎ込むリソースを割り当てましょう。ツールなどを導入する場合は費用や導入に必要な人員も計上します。また、推進するにあたって業務を行いながら推進するのか、推進用に人員を割り当てるのかも考えると良いでしょう。
改善案の実施と評価、次へ向けた検討とモニタリングも行う
改善案を作成し、人員も割り当てたらいよいよプロセス改善の実施段階です。実施した改善案でどのような効果が出たのか、設定した目標値に対しての達成率はどうか、2週間〜1カ月などある程度の時間を取って行います。実施した施策をこのまま続ける場合も次の施策に着手する場合も、振り返りが大切です。改善案の評価も行い、順調な点や課題点などを再度洗い出し、PDCAサイクルを回しながら完成度を高めていきましょう。
業務プロセス改善がうまくいかない理由
実施から評価まで行い、業務プロセス改善がうまくいかないこともあるでしょう。この項では、業務プロセス改善がうまくいかない際にありがちな、3つの理由を説明します。
具体的な目標がない
目標設定段階では、目標を明確にすることが大切です。「給料を上げる」「残業を減らす」など漠然とした目標では、業務プロセス改善はうまくいかないでしょう。目標は「売上を○％上げる」「残業時間をチーム全体で週に○時間減らす」など、数字や現状に対する比率で具体的に設定するように心がけましょう。
客観的に評価する体制が整っていない
業務プロセス改善を行う場合、客観的な評価体制を整えるのも重要なポイントです。推進者が社内で強い権力を持っている場合などは注意しましょう。推進者や経営層の主観のみで業務プロセス改善を行ってしまえば、期待していた数値より低くても誰も指摘できない可能性も考えられます。社内での立場は関係なく、業務プロセス改善に対して熱意をもって挑めるチーム作りも、業務プロセス改善には必要な要素といえるでしょう。
社内の反発が強い
業務プロセス改善を推進する業務に関わる部署やチームの人間からの反発が強い場合も、改善がうまくすすまない可能性があります。社内でもプロセス改善が進んでいる、という雰囲気を醸成することで反発が生まれにくくなるかもしれません。いきなり複数の部署にまたがる大規模な改善を図るよりは、小規模かつ大幅な業務変更を伴わないところから改善を進めるのがおすすめです。
業務プロセス改善を成功させるためには？
身近なところから始める
業務プロセスの改善を成功させるには、身近なところから始めると良いでしょう。慣れないうちからいきなり大幅な業務プロセス改善に着手してしまっては、失敗してしまうことも考えられます。まずは、身近なところにある業務の問題点を見つけ出しましょう。
・ムリ（業務に対して負荷が大きくないか）
・ムダ（業務に対して過剰に時間や人員を割いていないか）
・ムラ（業務に対してバラつきがないか）
の確認から始めるのがおすすめです。
プロセス改善の具体例を紹介
業務を大幅に変えず身近な部分から行う改善例では、簡単なDX化や業務のマニュアル化、自動音声認識による書き起こしなどが挙げられます。
メールからチャットツールへ切り替える
未だに社内でのやり取りをメールで行っている会社も少なくないでしょう。メールでは大人数でのやり取りは難しく、ファイルのやり取りやグループ分けなど、効率的にやり取りをするのも難しいといえます。「Slack」や「Teams」など、ビジネス向けのチャットツールを導入すれば、案件や議題ごとにグループを作れるため、どういった案件が進んでいるのか、課題の進捗などが一目で分かります。企業によっては外部とのやり取り用にチャットツールを導入している場合もあるので、チャットツールの導入は優先して進めると良いでしょう。
業務のマニュアル化
業務の属人化を避けるためのマニュアル作成も業務プロセス改善で着手したい業務です。技術職などでは「見て盗む」文化が根強く残っていることもあり、若手への技術伝承が課題となっている企業も少なくないはず。技術者の勘など、言語化しにくい知識を「暗黙知」といいます。技術者の抱える暗黙知を、誰が見ても分かりやすい形にすることがマニュアル作成では大切です。口伝での説明を録音・録画しただけでは、分かりやすいマニュアルとはいえないでしょう。録音・録画したデータを文字に起こし、読みやすい形で編集することではじめて分かりやすいマニュアルが完成します。
会議や商談のオンライン化
社内での会議や商談のオンライン化を進めるのも、業務の効率化や経費削減には重要なポイント。会議室や外に出ている社員の予定を抑える必要がある会議は、ムダの発生しやすいといえるでしょう。ビジネス向けチャットツールには、大人数でのWeb会議機能を備えているケースがほとんど。チャットツールの導入と同時に、軽い打ち合わせや重要性の低い会議はオンラインで行うようにするなど、合わせてプロセス改善を進めるのも1つの手段です。
入力や書き起こしの手間を減らす
タイピングに慣れている人でも、マニュアルの作成や議事録の作成などには時間と労力がかかってしまいます。マニュアルの作成を進めようとしてる場合は、正確な書き起こしや文章化が不可欠です。会議などで議事録係がいる場合は、自動議事録作成ツールなどを導入することで、ムダな労力をかけずに済むことは覚えておきましょう。
身近な業務プロセス改善は議事録の自動化から
録音や録画の文字起こしには、意外と多くの労力が割かれてしまっています。身近なプロセス改善点として、議事録作成の自動化を進めることをおすすめします。自動議事録作成ツール「AIGIJIROKU」なら、議事録作成はもちろん、業種別に強化したAIを搭載しているので、技術者の専門的な話も高い精度で文字起こしが可能です。聞いたそばから自動で文字に起こしてくれるため、録音を聞き直す時間も大幅にカット。Zoomとの連携機能により、オンラインで行われた会議や商談も簡単かつ正確に文字に起こせます。
まとめ
時代のニーズの変化や便利なツールの登場で、業務プロセス改善を進める企業も増えてきています。業務プロセス改善をうまく推進するには、きちんと目標を立て無理のない範囲から少しずつ進めていくのが失敗しないためのポイント。身近な業務プロセス改善の第一歩として、「AIGIJIROKU」による議事録や文字起こし作業の自動化がおすすめです。
AI GIJIROKU ブログ編集部です。議事録や、会議、音声を中心に生産性を向上するためのブログを執筆しています。
